Informace o ochraně dat
Firmy ze skupiny Webasto, jinými slovy Webasto SE a její přidružené firmy / dceřiné firmy podle § 15 a násl. německého zákona o obchodních společnostech (AktG) (dále společně jen „Webasto“) berou problematiku ochrany údajů a důvěrnosti velmi vážně a řídí se platnými předpisy o ochraně údajů, zejména obecným nařízením EU o ochraně údajů (GDPR), německým spolkovým zákonem o ochraně údajů (BDSG) a platnými vnitrostátními předpisy o ochraně údajů. Před podáním hlášení si pečlivě přečtěte níže uvedené informace o ochraně dat.
Účel a právní základ systému nahlašování
Systém nahlašování slouží pro účely bezpečného a důvěrného přijímání, zpracování a správy hlášení týkajících se porušení platných zákonů, externích předpisů a interních zásad a pravidel. Zpracování osobních dat v rámci systému nahlašování je založeno na oprávněném zájmu firmy Webasto na odhalování a předcházení nesprávným postupům a zneužití, a tím i zamezení škodě vzniklé firmě Webasto, jejím zaměstnancům, zákazníkům a obchodním partnerům. Právním základem pro toto zpracování osobních údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f nařízení GDPR.
Odpovědné strany
Strany odpovědné za ochranu dat v systému nahlašování jsou:
- Webasto SE a
- její přidružené firmy podle § 15 a násl. AktG (zákona o akciích)
jako strany se vzájemně nezávislou odpovědností (Webasto, viz výše). Systém nahlašování je provozován specializovanou firmou, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín v Německu, jménem firmy Webasto SE.
Osobní údaje
Pojem osobní údaje označuje informace, které se týkají vaší osoby nebo podle nichž vás lze identifikovat. Jedná se o informace, jako je vaše jméno, adresa, poštovní adresa, telefonní číslo, IP adresa, typ prohlížeče, operační systém počítače, webová stránka, ze které jste nás navštívili, jakož i datum, čas a navštívené webové stránky.
Zpracování osobních údajů systémem nahlašování
Osobní údaje a informace zadané do systému nahlašování jsou uloženy v databázi provozované společností EQS Group GmbH v datovém centru s vysokou úrovní zabezpečení. Tyto údaje může vidět pouze několik zaměstnanců, kteří byli speicálně pověřeni firmou Webasto. Firma EQS Group GmbH ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup. To je zajištěno pomocí rozsáhlých technických a organizačních opatření, která jsou součástí certifikovaného postupu.
Veškerá data jsou ukládána šifrovaně pod víceúrovňovou ochranou heslem v souladu se systémem povolení, takže přístup je omezen na velmi malý okruh výslovně oprávněných osob ve firmě Webasto. Firma Webasto jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů skupiny.
Dotazy týkající se ochrany dat a uplatnění vašich práv můžete zasílat pověřenci pro ochranu osobních údajů skupiny na následující e-mailovou adresu: dataprotection@webasto.com.
Typ shromažďovaných osobních údajů
Systém nahlašování je na bázi dobrovolnosti. Podáte-li prostřednictvím systému nahlašování určité hlášení, shromažďujeme níže uvedené osobní údaje a informace:
- vaše jméno, pokud si zvolíte odhalení vaší totožnosti;
- zda jste zaměstnáni ve firmě Webasto;
- jména a další osobní údaje osob, které uvedete ve svém hlášení, je-li to relevantní.
Důvěrné nakládání s hlášením
Příchozí hlášení jsou přijímána malou skupinou výslovně oprávněných a speciálně vyškolených zaměstnanců právní organizace / organizace compliance firmy Webasto a je s nimi vždy nakládáno důvěrně. Zaměstnanci právní organizace / organizace compliance firmy Webasto vyhodnocují danou záležitost a provádějí další prošetřování vyžadované v příslušném případě.
Při zpracování určitého hlášení nebo v rámci speciálního vyšetřování může být nezbytné sdílet hlášení s dalšími zaměstnanci firmy Webasto, např. v případě, kdy se hlášení týkají událostí v pobočkách. Ty mohou mít sídlo v zemích mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor a mohou mít odlišné předpisy na ochranu osobních údajů. Při sdílení hlášení vždy zajišťujeme, aby byly dodrženy platné předpisy na ochranu dat.
Všechny osoby, které získají přístup k údajům, jsou povinny zachovávat mlčenlivost.
Informace o obviněné osobě
Jsme ze zákona povinni informovat obviněné strany o všech hlášeních, která byla na ně obdržena, jakmile zveřejnění takových informací již neohrožuje prošetřování. Vaše totožnost coby oznamovatele nebude zveřejněna, ledaže bychom k tomu byli právně zavázáni.
Práva subjektů údajů
V souladu s ustanoveními GDPR máte vy a osoby uvedené v hlášení právo na přístup, opravu, vymazání a omezení zpracování a právo na námitku proti zpracování vašich osobních údajů v budoucnu. Pokud se budete dovolávat svého práva na námitku proti zpracovávání vašich osobních údajů, bude okamžitě vyhodnoceno, zda jsou uložené údaje nutné k prošetření příslušného hlášení. Jakékoli zpracování, které proběhlo dříve, zůstává odvoláním souhlasu nedotčeno. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat bez udání důvodů, a to tak, že se obrátíte na pověřence pro ochranu osobních údajů skupiny Webasto (dataprotection@webasto.com). Údaje, které již nejsou potřeba, budou okamžitě vymazány. Kromě toho máte také právo podat stížnost dozorčímu orgánu.
Doba uchování osobních údajů
Osobní data jsou uchovávána po dobu nezbytně nutnou k objasnění dané situace a provedení konečného vyhodnocení, nebo tak dlouho, dokud existuje oprávněný zájem ze strany Webasto nebo je uchování vyžadováno zákonem nebo z důvodu šetření veřejnými orgány nebo soudního řízení. Po dokončení zpracování hlášení budou tyto údaje odstraněny v souladu s místními zákonnými požadavky.
Používání systému nahlašování
Komunikace mezi vaším počítačem a systémem nahlašování je realizována pomocí šifrovaného připojení (SSL). Vaše IP adresa nebude během používání systému nahlašování uložena. Aby bylo zachováno připojení mezi počítačem a systémem nahlašování, je v počítači ukládán soubor cookie, v němž je uloženo pouze ID relace (tzv. relační cookie). Tento soubor cookie je platný pouze do konce dané relace a jeho platnost vyprší při zavření prohlížeče.
V systému nahlašování je možné zřídit poštovní schránku, která bude zabezpečena individuálně zvoleným pseudonymem / uživatelským jménem a heslem. Můžete tak odeslat hlášení odpovědnému zaměstnanci ve firmě Webasto pod svým jménem, nebo anonymním a bezpečným způsobem. Tento systém ukládá údaje pouze v systému nahlašování, takže ukládání je obzvláště bezpečné. Nejedná se o formu běžné e-mailové komunikace.
Poznámka k odesílání příloh
Při odesílání hlášení nebo doplňujících informací můžete zároveň odpovědnému zaměstnanci firmy Webasto odeslat přílohy. Chcete-li podat anonymní hlášení, přečtěte si níže uvedené bezpečnostní upozornění: Soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, které by mohly ohrozit vaši anonymitu. Před odesláním souboru, prosím, všechny tyto informace odstraňte. Nemůžete-li tyto údaje odstranit nebo si nejste jisti, jak to provést, zkopírujte text přílohy do textu hlášení nebo odešlete vytištěný dokument anonymně na adresu uvedenou v zápatí, přičemž uveďte referenční číslo obdržené na konci procesu nahlašování.
Verze: Červen 2021
