Informace o ochraně údajů
V následující části jsou uvedeny informace o shromažďování, zpracování a používání osobních údajů v oznamovacím systému. Tyto informace o ochraně soukromí si před podáním oznámení dobře přečtěte.
Účel oznamovacího systému
Oznamovací systém (BKMS® System) slouží k zabezpečenému a důvěrnému přijímání a zpracování informací o (údajných) porušeních právních nebo interních předpisů na úkor koncernu Volkswagen.
Osobní údaje se v systému BKMS® System zpracovávají na základě oprávněného zájmu společnosti Volkswagen AG na zjišťování a prevenci prohřešků a prevenci souvisejících škod a odpovědnosti koncernu Volkswagen (podle článku 6 odst. 1 písm. f Obecného nařízení o ochraně osobních údajů a paragrafů 30 a 130 německého zákona o správních deliktech – OWiG). Odstavec 4.1.3 německých zásad správy a řízení společností (German Corporate Governance Code) také vyžaduje zavedení oznamovacího systému, který zaměstnancům a externím pracovníkům dostatečně umožňuje chráněným způsobem sdělovat informace o protiprávním jednání ve společnostech.
Pokud se podané oznámení týká zaměstnance společnosti Volkswagen AG, je cílem jeho zpracování také prevence trestných činů a jiných protiprávních jednání v souvislosti s pracovním poměrem (§ 26 odst. 1 německého spolkového zákona o ochraně osobních údajů – BDSG).
Odpovědný subjekt a zabezpečení údajů
Subjektem odpovědným za zabezpečení údajů v oznamovacím systému je Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg. Oznamovací systém provozuje specializovaná společnost EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín, Německo jménem společnosti Volkswagen AG.
Osobní a jiné údaje zadané v oznamovacím systému se ukládají do databáze provozované společností EQS Group GmbH v maximálně zabezpečeném datovém centru. Přístup k údajům má jen společnost Volkswagen AG. Společnost EQS Group GmbH ani jiné třetí strany přístup k údajům nemají. Je to zajištěno certifikovanými postupy, které zahrnují komplexní technická a organizační opatření.
Všechna data jsou šifrována a uložena s několikaúrovňovou ochranou hesly, takže je přístup omezen na velmi malý okruh lidí, kteří mají výslovné oprávnění od společnosti Volkswagen AG.
Společnost Volkswagen AG má stanoveného pověřence pro ochranu osobních údajů. Dotčené strany se mohou na pověřence společnosti Volkswagen AG pro ochranu osobních údajů obrátit přímo na této adrese:
Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg
datenschutz@volkswagen.de
Důvěrné zacházení s oznámeními
S přijatými informacemi pracuje malý okruh výslovně oprávněných a speciálně vyškolených zaměstnanců oddělení společnosti Volkswagen AG pro dodržování předpisů a jsou vždy považovány za důvěrné. Zaměstnanci koncernového oddělení pro dodržování předpisů ověřují základní skutečnosti a mohou provádět další související vyšetřování.
V některých případech má společnost Volkswagen AG podle práva ochrany osobních údajů povinnost informovat podezřelé o obviněních, která proti nim byla vznesena. Tento zákonný požadavek platí v případech, kdy je objektivně prokazatelné, že předání informací podezřelé osobě už nemůže negativně ovlivnit vyšetřování příslušného oznámení. Pokud je to právně možné, nebude prozrazena vaše totožnost jako oznamovatele a také bude zajištěno, abyste nijak nemohli být jako oznamovatel zjištěni.
Důvěrnost nelze zaručit, pokud úmyslně poskytnete nepravdivé informace se záměrem někoho poškodit (udat).
Během zpracování oznámení nebo speciálního vyšetřování může být nutné předat oznámení dalším zaměstnancům společnosti Volkswagen AG nebo dceřiným společnostem koncernu Volkswagen a jejich zaměstnancům, např. když se oznámení týká činnosti dceřiných společností koncernu Volkswagen. Pokud je to nutné k objasnění, mohou být údaje předány dceřiným společnostem koncernu Volkswagen ve státech mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, a to s odpovídající zárukou ochrany údajů pro jejich subjekty. Pokud Evropská komise nepřijala pro příslušnou nečlenskou zemi EU nebo EHP rozhodnutí o odpovídající ochraně, výše uvedené záruky jsou dány standardními smluvními doložkami přijatými Evropskou komisí. Subjekty údajů mají právo získat od společnosti Volkswagen AG kopii záruk odpovídající úrovně ochrany údajů přenášených do nečlenských zemí.
Zaručujeme, že při sdílení oznámení vždy dodržujeme platné předpisy o ochraně údajů.
Dalšími příjemci mohou být donucovací orgány, antimonopolní úřady, jiné správní orgány, soudy a mezinárodní právnické a auditorské firmy pověřené koncernem Volkswagen, pokud to vyžaduje právo obecně nebo právo ochrany údajů.
Všechny osoby, které k údajům získají přístup, musí zachovávat důvěrnost.
Doba uchovávání údajů
Osobní údaje se uchovávají po dobu nezbytnou k objasnění a konečnému posouzení nebo na základě oprávněného zájmu nebo zákonné povinnosti. Pak jsou údaje v souladu s právními požadavky odstraněny. Doba uchovávání závisí hlavně na závažnosti podezření a oznamovaného možného porušení povinností.
Práva subjektů údajů
Podle evropské právní úpravy ochrany údajů máte vy a osoby uvedené v oznámení právo na informace, na opravu, na výmaz, na omezení zpracování osobních údajů a právo vznést námitku proti jejich zpracování. Pokud je uplatněno právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, nezbytnost uchovávaných údajů k vyšetření oznámení se posuzuje okamžitě. Údaje, které už nejsou nezbytné, se okamžitě odstraňují. Další informace a možnost uplatnit svá práva:
web: https://datenschutz.volkswagen.de/
e-mail: info-datenschutz@volkswagen.de
Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
https://www.lfd.niedersachsen.de/
Používání oznamovacího systému
Druh shromažďovaných osobních údajů
Používání oznamovacího systému je dobrovolné. Když prostřednictvím oznamovacího systému podáte oznámení, shromažďujeme tyto osobní údaje a informace:
- jméno, pokud uvedete svou totožnost,
- skutečnost, jestli jste zaměstnancem společnosti Volkswagen AG,
- v příslušných případech jména a další osobní údaje osob, které v oznámení uvedete.
Komunikace mezi vaším počítačem a oznamovacím systémem probíhá prostřednictvím šifrovaného připojení (SSL). Při používání oznamovacího portálu se neukládá adresa IP vašeho počítače. K zachování připojení mezi vaším počítačem a systémem BKMS® System se do vašeho počítače ukládá soubor cookie, který obsahuje jen ID relace. Tento soubor cookie je platný jen do ukončení vaší relace – jeho platnost skončí při zavření prohlížeče.
K nastavení zabezpečené poštovní schránky v oznamovacím systému můžete použít vlastní pseudonym / uživatelské jméno a heslo. Díky tomu můžete příslušným zaměstnancům společnosti Volkswagen AG posílat zabezpečené zprávy pod svým jménem nebo anonymně. Údaje se ukládají jen v rámci oznamovacího systému, což zvláště zvyšuje bezpečnost. Nejedná se o běžnou elektronickou poštu.
Poznámky k posílání příloh
Při odesílání oznámení nebo doplňujících informací můžete příslušným zaměstnancům společnosti Volkswagen AG posílat přílohy. Pokud chcete oznámení podat anonymně, uvědomte si tuto bezpečnostní okolnost: Soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, které vaši anonymitu mohou ohrozit. Před odesláním tyto údaje odstraňte. Pokud tyto údaje nemůžete odstranit nebo nevíte jak, zkopírujte text přílohy do textu oznámení nebo pošlete anonymně vytištěný dokument na adresu uvedenou v zápatí s uvedením referenčního čísla, které dostanete po podání oznámení.
Datum verze dokumentu: 25. 5. 2018