Zasady przetwarzania danych osobowych
Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; Dz.U.UE.L.2016.119.1; dalej RODO).
Bardzo poważnie traktujemy ochronę i poufność danych oraz przestrzegamy przepisów RODO, jak również aktualnych krajowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Prosimy o uważne przeczytanie poniższych informacji przed wysłaniem raportu.
Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest „Hochland Polska” Sp. z o.o. z siedzibą w Kaźmierzu, ul. Okrężna 2, 64-530 Kaźmierz, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000106528, NIP 5660013371, REGON 130158192, kapitał zakładowy 19.885.800,00 zł (dalej Administrator, Hochland Polska lub po prostu my). Z Administratorem można się skontaktować na ww. adres siedziby lub przy pomocy adresu e-mail: daneosobowe@hochland.com.
Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować na ww. adres siedziby lub przy pomocy adresu e-mail: daneosobowe@hochland.com.
Cel systemu informowania o nieprawidłowościach i podstawa prawna
System zgłaszania nieprawidłowości (System BKMS®) służy do bezpiecznego i poufnego przyjmowania i przetwarzania informacji dotyczących rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów prawa lub regulacji wewnętrznych przyjętych przez Hochland Polska.
Przetwarzanie danych osobowych w Systemie BKMS® opiera się na uzasadnionym interesie Administratora, którym jest wykrywanie rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń prawa lub wewnętrznie przyjętych regulacji oraz zapobieganie takim naruszeniom oraz związane z tym zapobieganie wystąpienia szkód po stronie Hochland Polska, jego pracowników, klientów, kontrahentów czy innych podmiotów powiązanych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
W pewnych przypadkach przetwarzanie danych osobowych w Systemie BKMS® może być oparte na obowiązku prawnym spoczywającym na Administratorze – nastąpi to w przypadku, gdy rozpatrzenie zgłoszenia jest niezbędne do wypełnienia obowiązków nałożonych na nas przepisami prawa, przykładowo gdy zgłoszenie dotyczyć będzie naruszenia zasad równego traktowania w zatrudnieniu (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Zakres przetwarzanych danych osobowych
Korzystanie z systemu zgłaszania nieprawidłowości jest dobrowolne. W przypadku zgłoszenia nieprawidłowości za pośrednictwem systemu gromadzimy następujące informacje, w tym dane osobowe:
Państwa imię i nazwisko, jeśli zdecydują się Państwo ujawnić swoją tożsamość,
- Informację, czy są Państwo zatrudnieni w Hochland Polska
- Informacje podane w zgłoszeniu, w tym dane osobowe osób wymienionych w zgłoszeniu (jeśli zostaną one przez Państwa podane)
Co do zasady mamy prawny obowiązek poinformować osoby wskazane w zgłoszeniu o przetwarzaniu ich danych osobowych dokonywanym na zasadach opisanych w niniejszym dokumencie, chyba że może to uniemożliwić lub poważnie utrudnić realizację celów przetwarzania ich danych osobowych. Z tego względu niniejszy dokument ma charakter publiczny, aby osoby takie miały do niego dostęp.
Odbiorcy danych osobowych
System raportowania jest obsługiwany przez wyspecjalizowaną firmę, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin w Niemczech, w imieniu Hochland Polska.
Informacje, w tym dane osobowe wprowadzone do systemu zgłaszania nieprawidłowości są przechowywane w bazie danych prowadzonej przez EQS Group GmbH w centrum danych o wysokim stopniu bezpieczeństwa. Dostęp do danych ma tylko Hochland Polska. EQS Group GmbH ani inne strony trzecie nie mają dostępu do danych. Jest to zapewnione w ramach certyfikowanej procedury poprzez szeroko zakrojone działania techniczne i organizacyjne.
Wszystkie dane są szyfrowane i przechowywane w sposób zabezpieczony wieloma poziomami haseł, co oznacza, że dostęp do nich mają wyłącznie wyznaczone osoby.
Otrzymanymi zgłoszeniami zajmuje się niewielka grupa wyraźnie upoważnionych i specjalnie przeszkolonych pracowników działu … Hochland Polska. Informacje zawarte w zgłoszeniach zawsze traktujemy jako poufne, a osoby zajmujące się zgłoszeniami są zobowiązane do zachowania poufności. Wyznaczeni pracownicy wyjaśniają sytuację i mogą przeprowadzić dalsze dochodzenie wymagane w danej sprawie.
W niektórych przypadkach, podczas rozpatrywania zgłoszenia lub prowadzenia specjalnego postępowania wyjaśniającego może zaistnieć konieczność udostępnienia zgłoszenia dodatkowym pracownikom Hochland Polska lub pracowników innych spółek z grupy Hochland, np. jeśli zgłoszenie dotyczy nieprawidłowości mającej miejsce w spółce z grupy. Jeśli jest to konieczne w celu wyjaśnienia zgłoszenia, dane mogą być przekazane takiej spółce mającej siedzibę w kraju spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w którym obowiązują inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Przekazanie danych następuje w takim przypadku na podstawie odpowiednich gwarancji bezpieczeństwa danych w celu ochrony osób, których dotyczą. Jeśli Komisja Europejska nie podjęła decyzji stwierdzającej adekwatny poziom ochrony danych w odniesieniu do danego kraju, gwarancje te są standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej. Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do uzyskania od nas kopii odpowiednich gwarancji dotyczących przekazywania danych osobowych do krajów trzecich.
Jeśli okaże się to konieczne w celu rozpatrzenia zgłoszenia lub będzie to wymagane przepisami, dostęp do Państwa danych mogą mieć także uprawnione do tego organy państwowe, w tym organy ścigania, organy administracyjne czy sądy.
Okres przechowywania danych osobowych
Zwracamy uwagę, że czas przechowywania danych może zależeć w szczególności od rodzaju i wagi zgłoszonej nieprawidłowości. Oznacza to, iż dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak długo będzie to konieczne do wyjaśnienia sytuacji i oceny zgłoszenia. Dane mogą być też przechowywane do czasu ustania prawnie uzasadnionego interesu Hochland Polska lub do upływu okresów wymaganych przez odpowiednie przepisy prawa. Po tym okresie dane będą usuwane.
Przysługujące Państwu prawa
Przysługuje Państwu prawo do:
- żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych,
- w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora – prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W sprawie realizacji przysługujących Państwu praw prosimy o kontakt na ww. adres e-mail.
Wykorzystanie danych osobowych do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania
Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania.
Bezpieczeństwo dokonywania zgłoszeń
Komunikacja pomiędzy komputerem a systemem zgłaszania nieprawidłowości odbywa się za pomocą połączenia szyfrowanego (SSL). Adres IP komputera nie jest zapisywany podczas korzystania z systemu. W celu utrzymania połączenia między komputerem a systemem BKMS®, na komputerze zapisywany jest plik cookie, który zawiera jedynie identyfikator sesji (tzw. null cookie). Ten plik cookie jest ważny tylko do końca Państwa sesji i wygasa po zamknięciu Państwa przeglądarki. Nie jest on wykorzystywany w jakichkolwiek innych celach, w szczególności nie wykorzystujemy go w celu śledzenia Państwa aktywności w Internecie.
W ramach systemu zgłaszania nieprawidłowości mogą Państwo skonfigurować skrzynkę pocztową, zabezpieczoną indywidualnie wybranym pseudonimem/nazwą użytkownika i hasłem. Dzięki temu mogą Państwo wysyłać zgłoszenia do odpowiednich pracowników Hochland Polska, podpisując się imieniem i nazwiskiem albo anonimowo. System ten przechowuje dane tylko wewnątrz systemu zgłaszania nieprawidłowości, co czyni go szczególnie bezpiecznym. Nie jest to forma regularnej komunikacji mailowej.
Uwaga dotycząca wysyłania załączników
Wysyłając zgłoszenie lub informacje uzupełniające, mogą Państwo wysłać załączniki do odpowiednich pracowników Hochland Polska. Jeśli chcą Państwo przesłać zgłoszenie anonimowo, prosimy przestrzegać poniższych wskazówek dotyczących bezpieczeństwa:
Pliki mogą zawierać ukryte dane osobowe, które mogłyby naruszyć anonimowość użytkownika. Przed przesłaniem pliku należy je usunąć. Jeżeli nie są Państwo w stanie usunąć tych danych lub nie są pewni, jak to zrobić, należy skopiować tekst załącznika do tekstu zgłoszenia lub wysłać wydrukowany dokument anonimowo na adres podany w stopce, podając numer referencyjny, który otrzymają Państwo na końcu procesu zgłaszania.
