Izjava o zaštiti podataka
Vrlo ozbiljno shvaćamo zaštitu podataka i povjerljivost i pridržavamo se EU opće odredbe o zaštiti podataka (EU-GDPR) kao i aktualnih nacionalnih odredbi o zaštiti podataka. Molimo pažljivo pročitajte ovu informaciju o zaštiti podataka prije nego što pošaljete dojavu.
Svrha i pravna osnova sustava za zviždače
Sustav za zviždače (BKMS® System) služi za sigurno i povjerljivo primanje, obrađivanje i upravljanje dojavama koje se odnose na kršenje pravila sukladnosti koja su izdala grupa Otto GmbH & Co. KGaA i tvrtke povezane s Otto grupom. Obrada osobnih podataka unutar okvira sustava BKMS® System je temeljena na legitimnom interesu naše tvrtke za otkrivanje i sprječavanje zloupotrebe i izbjegavanje nastanka štete za tvrtku Otto GmbH & Co. KGaA i Otto grupu, njihove zaposlenike i klijente (čl. 6(1) pola rečenice 1(f) GDPR u vezi s §§ 30, 130 njemačkog Zakona o upravnim prekršajima (Ordnungswidrigkeitengesetz, OwiG). Štoviše, obrada je nužna za ispunjavanje zakonske obveze (čl. 6(1) pola rečenice 1(c) GDPR u vezi s čl. 8 Politike o zviždačima ili čl. 6(1) pola rečenice 1(c) GDPR u u vezi s odgovarajućim provedbenim aktom, kao što je § 10 njemačkog Zakona o zaštiti zviždača (HinSchG).
Napominjemo da kao zviždač možete podnijeti prijavu na internetu bez otkrivanja svog identiteta.
Odgovorne strane
Strana odgovorna za zaštitu podataka u okviru sustava za zviždače je
Otto GmbH & Co. KGaA , Werner-Otto-Straße 1-7, 22179 Hamburg.
Sustavom za zviždače upravlja specijalizirana tvrtka, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich, Njemačka, u ime društva Otto GmbH & Co. KGaA .
Osobni podaci i informacije unesene u sustav za zviždače se čuvaju u bazi podataka sigurno zaštićenog sigurnosnog centra za podatke, kojim upravlja društvo EQS Group GmbH. Samo Otto GmbH & Co. KGaA i tvrtke povezane s Otto grupom imaju pristup podacima. EQS Group GmbH i ostale treće strane nemaju pristup podacima. To je osigurano certificiranom procedurom kroz ekstenzivne tehničke i organizacijske mjere.
Svi podaci se čuvaju u šifriranom stanju uz više razina zaštite lozinkama, tako da je pristup ograničen na mali broj izričito ovlaštenih osoba u tvrtki Otto GmbH & Co. KGaA i tvrtkama povezanim sa Otto grupom.
Otto GmbH & Co. KGaA je imenovao službenika za zaštitu podataka. Upiti povezani sa zaštitom podataka u tvrtki Otto GmbH & Co. KGaA mogu se slati primatelju Otto GmbH & Co. KGaA na adresi datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Vrste prikupljenih osobnih podataka
Upotreba sustava za zviždače temelji se na dobrovoljnoj bazi. Ako pošaljete dojavu preko sustava za zviždače, mi prikupljamo sljedeće osobne podatke i informacije:
- Vaše ime, ako se odlučite objaviti Vaš identitet
- Vaše kontakt podatke, ako ih otkrijete
- Jeste li zaposlenik tvrtke Otto GmbH & Co. KGaA ili tvrtke povezane s Otto grupom
- Imena i drugi osobni podaci osoba koje spominjete u dojavi, ako je to primjenjivo.
Povjerljivo ophođenje dojavama
Ulazne dojave prima mali broj izabranih izričito ovlaštenih i posebno obučenih zaposlenika organizacije za sukladnost u Otto GmbH & Co. KGaA i tvrtkama povezanim s Otto grupom i ove dojave su uvijek tretirane povjerljivo. Zaposlenici organizacije za sukladnost u društvu Otto GmbH & Co. KGaA i/ili organizacije za sukladnost povezanih tvrtki ocjenjuju predmet i vrše potrebne dodatne istrage prema potrebama konkretnog slučaja.
Za vrijeme obrade dojave ili provođenja posebne istrage, može biti potrebno da se dojave podijele s drugim zaposlenicima društva Otto GmbH & Co. KGaA ili zaposlenicima drugih tvrtki u Grupi, na primjer ako se dojave odnose na slučajeve u filijalama. Ove filijale mogu se također nalaziti izvan država Europske Unije ili Europskog gospodarskog prostora, s drugim zakonima za zaštitu osobnih podataka. Mi uvijek osiguravamo da mjerodavni zakoni za zaštitu podataka budu poštovani prilikom dijeljenja dojava.
Sve osobe koje dobiju pristup podacima obavezne su čuvati povjerljivost.
Informacije o optuženima
Imamo zakonsku obvezu da obavijestimo optužene strane o svim dojavama primljenim protiv njih, čim objava tih informacija više ne ugrožava tijek istrage. Vaš identitet kao zviždač neće biti objelodanjen, osim ako imamo zakonsku obavezu da to učinimo.
Prava ispitanika
Sukladno europskim zakonima za zaštitu podataka Vi i osobe navedene u dojavi imate pravo da pristupite, ispravite, brišete, ograničite obradu i prenosivost podataka kao i pravo prigovora na obradu Vaših osobnih podataka. Ako koristite pravo na prigovor na obradu osobnih podataka, potreba za pohranom podataka u svrhe istraživanja dojave bit će ocijenjena odmah. Podaci koji više nisu potrebni bit će odmah izbrisani.
Prava koja imate u pogledu nas, kao što je gore navedeno, mogu biti zatražena u grupi Otto Group (GmbH & Co KG), E-pošta: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Također imate pravo obratiti se nadzornom tijelu.
Osobni podaci se zadržavaju toliko dugo, koliko je potrebno da se razjasni situacija i izvrši konačna procjena, ili dok postoji legitimni interes od strane tvrtke ili ako je zakonski propisano čuvanje podataka. Nakon završetka obrade izvješća, podaci će se izbrisati u skladu s odgovarajućim važećim zakonskim zahtjevima.
Upotreba platforme za zviždače
Komunikacija između Vašeg računala i sustava za zviždače vrši se preko šifrirane veze (SSL). Vaša IP adresa se neće memorirati tijekom Vaše upotrebe sustava za zviždače. U cilju održavanja veze između Vašeg računala i sustava BKMS® System postavlja se jedan kolačić na Vašem računalu, koji sadržava samo ID sesije (takozvani session cookie). Taj kolačić je valjan samo do kraja sesije i prestaje važiti kada zatvorite vaš preglednik.
Moguće je kreirati poštanski sandučić u okviru sustava za zviždače koji je zaštićen individualno izabranim pseudonimom/korisničkim imenom i lozinkom. To Vam omogućava da pošaljete dojave odgovornom zaposleniku u društvu Otto GmbH & Co. KGaA i/ili jednoj od tvrtki povezanih s Otto grupom, pod imenom ili na siguran anoniman način. Ovaj sustav memorira samo podatke unutar sustava za zviždače, što ga čini posebno sigurnim. To nije oblik uobičajene komunikacije preko e-pošte.
Napomena o slanju privitaka
Kada pošaljete dojavu ili dopunu, možete istovremeno poslati privitke odgovornoj osobi u Otto GmbH & Co. KGaA i/ili u nekoj povezanoj tvrtki. Ako želite da pošaljete anonimnu dojavu, molimo uzmite u obzir sljedeći sigurnosni savjet: datoteke mogu sadržavati skrivene osobne podatke koji mogu ugroziti Vašu anonimnost. Uklonite ove podatke prije slanja. Ako ne možete ukloniti ove podatke ili niste sigurni kako to da učinite, kopirajte tekst vašeg privitka u tekst vaše dojave, ili pošaljite tiskani dokument anonimno na adresu u podnožju, uz navođenje referentnog broja primljenog na kraju procesa dojave.
Izdanje: Ožujak 2024
„Interakcije okarakterizirane poštenjem, poštovanjem i odgovornošću temelj su naše svakodnevne suradnje. To uključuje poštivanje važećih zakona i propisa, poštivanje etičkih vrijednosti i promicanje održivog razvoja. Ako imate dojam da pravni ili moralni kompas u bilo kojem trenutku pokazuje u krivom smjeru, zahvalni smo na svakoj dojavi. Naš sustav za zviždače omogućuje svakome da kontaktira naš tim za usklađenost u duhu povjerenja i, ako želi, anonimno.”