Πολιτική προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
Λαμβάνουμε σοβαρά υπόψη την προστασία των προσωπικών δεδομένων και την εμπιστευτικότητα και τηρούμε τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού της Ε.Ε. για την προστασία των δεδομένων (ΓΚΠΔ ΕΕ) καθώς και τις τρέχουσες εθνικές διατάξεις για την προστασία προσωπικών δεδομένων. Διαβάστε προσεκτικά τις παρούσες πληροφορίες σχετικά με την προστασία προσωπικών δεδομένων προτού υποβάλετε αναφορά.
Σκοπός του συστήματος καταγγελιών και νομική βάση
Το σύστημα καταγγελιών (BKMS® System) εξυπηρετεί την ασφαλή και εμπιστευτική λήψη, επεξεργασία και διαχείριση αναφορών σχετικά με παραβιάσεις των κανόνων συμμόρφωσης της Pfeifer & Langen. Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων στο BKMS® System βασίζεται στα έννομα συμφέροντα της επιχείρησής μας για τον εντοπισμό και την πρόληψη ανάρμοστων συμπεριφορών και επομένως για την αποφυγή ζημιών στην Pfeifer & Langen, τους υπαλλήλους και τους πελάτες της. Η νομική βάση για την επεξεργασία των δεδομένων είναι το Άρθρο 6 παράγραφος 1 στοιχείο στ) ΓΚΠΔ.
Αρμόδια Αρχή
Υπεύθυνη για την προστασία προσωπικών δεδομένων στο σύστημα καταγγελιών είναι η Pfeifer & Langen GmbH & Co. KG (εφεξής επίσης: «Pfeifer & Langen»). Η διαχείριση του συστήματος αναφορών γίνεται από την εξειδικευμένη επιχείρηση EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Γερμανία, για λογαριασμό της Pfeifer & Langen..
Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και οι πληροφορίες που καταχωρούνται στο σύστημα αναφορών αποθηκεύονται σε μια βάση δεδομένων που διαχειρίζεται η EQS Group GmbH σε ένα κέντρο δεδομένων υψηλής ασφάλειας. Μόνο η Pfeifer & Langen έχει πρόσβαση στα δεδομένα. Η EQS Group GmbH και λοιποί τρίτοι δεν έχουν καμία πρόσβαση στα δεδομένα. Αυτό διασφαλίζεται στα πλαίσια μιας πιστοποιημένης διαδικασίας, μέσω εκτεταμένων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων.
Όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα με πολλαπλά επίπεδα προστασίας κωδικών λέξεων, έτσι ώστε η πρόσβαση να περιορίζεται σε έναν πολύ μικρό αριθμό ρητά εξουσιοδοτημένων ατόμων στην Pfeifer & Langen.
Η Pfeifer & Langen έχει ορίσει έναν υπεύθυνο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Ερωτήσεις σχετικά με την προστασία προσωπικών δεδομένων στην Pfeifer & Langen μπορούν να αποστέλλονται στη διεύθυνση jan-peter.ohrtmann@de.pwc.com.
Τύπος προσωπικών δεδομένων που συλλέγονται
Η χρήση του συστήματος αναφορών πραγματοποιείται σε εθελοντική βάση. Εάν υποβάλετε μια αναφορά χρησιμοποιώντας το σύστημα καταγγελιών, συλλέγουμε τα ακόλουθα προσωπικά δεδομένα και πληροφορίες:
- το όνομά σας, εάν επιλέξετε να αποκαλύψετε την ταυτότητά σας,
- εάν εργάζεστε στην Pfeifer & Langen και
- τα ονόματα ατόμων και λοιπά προσωπικά δεδομένα ατόμων που κατονομάζετε στην αναφορά σας.
Εμπιστευτικός χειρισμός αναφορών
Οι εισερχόμενες αναφορές λαμβάνονται από έναν μικρό αριθμό ρητά εξουσιοδοτημένων και ειδικά εκπαιδευμένων υπαλλήλων του Τμήματος Συμμόρφωσης της Pfeifer & Langen και ο χειρισμός τους γίνεται πάντα με εμπιστευτικότητα. Οι εν λόγω υπάλληλοι του Τμήματος Συμμόρφωσης της Pfeifer & Langen αξιολογούν το θέμα και διεξάγουν όποια περαιτέρω έρευνα απαιτείται στη συγκεκριμένη περίπτωση.
Κατά την επεξεργασία μιας αναφοράς ή τη διεξαγωγή μιας ειδικής έρευνας ενδέχεται να χρειαστεί να γίνει κοινή χρήση αναφορών με επιπλέον υπαλλήλους της Pfeifer & Langen ή με υπαλλήλους άλλων επιχειρήσεων του ομίλου, π.χ. εάν οι αναφορές αφορούν περιστατικά σε θυγατρικές εταιρείες. Αυτές οι εταιρείες μπορεί να έχουν έδρα σε χώρες εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου με διαφορετικές διατάξεις σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Διασφαλίζουμε πάντα ότι τηρούνται οι ισχύουσες διατάξεις για την προστασία των προσωπικών δεδομένων κατά την κοινή χρήση αναφορών.
Όλα τα άτομα που αποκτούν πρόσβαση στα δεδομένα έχουν την υποχρέωση να τηρούν την εμπιστευτικότητα.
Πληροφορίες για το άτομο που καταγγέλλεται
Κατ' αρχήν, δεσμευόμαστε από την νομοθεσία να ενημερώνουμε τα καταγγελλόμενα άτομα ότι έχουμε λάβει αναφορά σχετικά με αυτά, εκτός εάν αυτό απειλεί τις περαιτέρω έρευνες για την αναφορά. Με αυτόν τον τρόπο, η ταυτότητά σας ως καταγγέλλων δεν αποκαλύπτεται, στο μέτρο του νομικά δυνατού.
Δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων
Σύμφωνα με την Ευρωπαϊκή νομοθεσία προστασίας προσωπικών δεδομένων, εσείς και τα άτομα που κατονομάζονται στην αναφορά έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε πληροφορίες, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμό της επεξεργασίας, καθώς και να υποβάλετε ένσταση στην επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων. Εάν γίνει άσκηση του δικαιώματος ένστασης, θα εξετάσουμε αμέσως κατά πόσο απαιτούνται ακόμα τα αποθηκευμένα δεδομένα για την επεξεργασία μιας αναφοράς. Δεδομένα που δεν απαιτούνται πλέον διαγράφονται αμέσως. Επίσης, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία σε μια αρμόδια εποπτική αρχή.
Περίοδος διατήρησης των προσωπικών δεδομένων
Τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται για το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την αποσαφήνιση της κατάστασης και τη διεξαγωγή μιας αξιολόγησης της αναφοράς ή όσο υπάρχει έννομο συμφέρον της επιχείρησης ή εφόσον επιβάλλεται από τη νομοθεσία. Αφού ολοκληρωθεί η επεξεργασία της αναφοράς, τα δεδομένα αυτά διαγράφονται σε συμφωνία με τις κανονιστικές απαιτήσεις.
Χρήση της πύλης αναφορών
Η επικοινωνία μεταξύ του υπολογιστή σας και του συστήματος αναφορών λαμβάνει χώρα μέσω κρυπτογραφημένης σύνδεσης (SSL). Η ΙΡ διεύθυνσή σας δεν αποθηκεύεται κατά τη διάρκεια χρήσης του συστήματος αναφορών. Για τη διατήρηση της σύνδεσης μεταξύ του υπολογιστή σας και του BKMS® System, αποθηκεύεται ένα cookie στον υπολογιστή σας, το οποίο περιέχει μόνο το αναγνωριστικό περιόδου σύνδεσης (το λεγόμενο μηδενικό cookie). Αυτό το cookie ισχύει μόνο έως το τέλος της περιόδου σύνδεσης και λήγει όταν κλείσετε το πρόγραμμα περιήγησής σας.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα γραμματοκιβώτιο εντός του συστήματος αναφορών, το οποίο ασφαλίζεται με ένα ατομικά επιλεγμένο ψευδώνυμο/όνομα χρήστη και μια κωδική λέξη. Έτσι μπορείτε να υποβάλλετε αναφορές στον αρμόδιο υπάλληλο της Pfeifer & Langen είτε επώνυμα είτε με ανώνυμο, ασφαλή τρόπο. Αυτό το σύστημα αποθηκεύει τα δεδομένα μόνο εντός του συστήματος αναφορών, γεγονός που παρέχει ιδιαίτερη ασφάλεια. Δεν πρόκειται για μια μορφή τακτικής επικοινωνίας μέσω e-mail.
Σημείωση για την αποστολή παραρτημάτων
Όταν υποβάλλετε μια αναφορά ή μια συμπληρωματική αναφορά, μπορείτε ταυτόχρονα να την αποστείλετε στον αρμόδιο υπάλληλο της Pfeifer & Langen. Εάν επιθυμείτε να υποβάλετε ανώνυμη αναφορά, λάβετε υπόψη την ακόλουθη υπόδειξη ασφαλείας: Τα αρχεία μπορεί να περιέχουν κρυμμένα προσωπικά δεδομένα τα οποία θα μπορούσαν να θέσουν σε κίνδυνο την ανωνυμία σας. Αφαιρέστε αυτά τα δεδομένα πριν την αποστολή. Εάν δεν μπορείτε να αφαιρέσετε αυτά τα δεδομένα ή δεν είστε σίγουροι για το πώς να το κάνετε, αντιγράψτε το κείμενο του παραρτήματός σας στο κείμενο αναφοράς ή αποστείλετε ανώνυμα το εκτυπωμένο έγγραφο στη διεύθυνση που παρατίθεται στο υποσέλιδο, δηλώνοντας τον κωδικό υπόθεσης που λάβατε στο τέλος της διαδικασίας αναφοράς.
Έκδοση: 23/07/2020