Pravilnik o zasebnosti podatkov
Zaupnost in varnost podatkov obravnavamo zelo resno ter upoštevamo določila Splošne uredbe EU o varovanju podatkov (SUVP EU) in veljavno nacionalno zakonodajo o varovanju podatkov. Prosimo, da pred pošiljanjem sporočila skrbno preberete te informacije o varovanju podatkov.
Namen sistema za prijavo nepravilnosti in pravna podlaga
Sistem za prijavo nepravilnosti (BKMS® System) je namenjen varnemu in zaupnemu sprejemanju, obdelavi ter upravljanju sporočil, ki zadevajo kršitve pravil skladnosti podjetja Pfeifer & Langen. Obdelava osebnih podatkov v sistemu BKMS® System temelji na upravičenem interesu našega podjetja za odkrivanje ter preprečevanje neprimernega vedenja in s tem za preprečevanje škode za podjetje Pfeifer & Langen, njegove zaposlene in stranke. Pravna podlaga za to obdelavo podatkov je čl. 6 (1), stavek (f) SUVP EU.
Odgovorni organ
Stranka, odgovorna za varovanje podatkov v sistemu za prijavo nepravilnosti, je podjetje Pfeifer & Langen GmbH & Co. KG (v nadaljevanju tudi: »Pfeifer & Langen«). Sistem za sporočanje upravlja specializirano podjetje EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin v Nemčiji, v imenu podjetja Pfeifer & Langen.
Vsi osebni podatki in informacije, vneseni v sistem za sporočanje, so shranjeni v podatkovni zbirki, ki jo upravlja podjetje EQS Group GmbH v močno zavarovanem podatkovnem središču. Do podatkov lahko dostopa samo podjetje Pfeifer & Langen. Podjetje EQS Group GmbH in drugi nimajo dostopa do podatkov. To je zagotovljeno s certificiranim postopkom in obsežnimi tehničnimi ter organizacijskimi ukrepi.
Vsi podatki so shranjeni v šifrirani obliki z več ravnmi zaščite z gesli, tako da je dostop omejen na zelo majhno število izrecno pooblaščenih oseb podjetja Pfeifer & Langen.
Podjetje Pfeifer & Langen je imenovalo pooblaščenca za varovanje podatkov. Vprašanja v zvezi z varovanjem podatkov lahko pošljete na jan-peter.ohrtmann@de.pwc.com.
Vrste zbranih osebnih podatkov
Sistem za sporočanje se uporablja prostovoljno. Ko pošljete sporočilo v sistem za prijavo nepravilnosti, zbiramo naslednje osebne podatke in informacije:
- vaše ime, če nam želite razkriti svojo identiteto,
- ali ste zaposleni pri podjetju Pfeifer & Langen in
- imena oseb in druge osebne podatke oseb, ki jih imenujete v svojem sporočilu.
Zaupna obravnava sporočil
Prejeta sporočila sprejme majhna izbrana skupina posebej pooblaščenih in usposobljenih zaposlenih v oddelku za skladnost v podjetju Pfeifer & Langen ter so vedno obravnavana zaupno. Zaposleni v oddelku za skladnost podjetja Pfeifer & Langen ocenijo in izvedejo nadaljnje potrebne preiskave v zvezi z zadevnim primerom.
Med obdelavo sporočila ali izvedbo preiskave se lahko pojavi potreba, da sporočila delijo z drugimi zaposlenimi podjetja Pfeifer & Langen ali zaposlenimi drugih podjetij v skupini, npr. kadar se sporočila nanašajo na dogodke v podružnicah. Slednje so lahko v državah zunaj Evropske unije ali Evropskega gospodarskega področja z drugačnimi predpisi o varstvu osebnih podatkov. Vedno bomo zagotovili, da so pri posredovanju sporočil upoštevani zadevni predpisi za varovanje podatkov.
Vse osebe, ki pridobijo dostop do podatkov, so zavezane k ohranjanju njihove zaupnosti.
Informacije o obtoženi osebi
Načeloma smo zakonsko zavezani, da obtožene osebe obvestimo, da smo prejeli sporočilo, ki jih zadeva, razen če to ogroža nadaljnje preiskave sporočila. Pri tem vaša identiteta kot žvižgača ne bo razkrita, če je to pravno mogoče.
Pravice posameznikov, na katere se nanašajo podatki
V skladu z evropsko zakonodajo o varovanju podatkov imate vi in osebe, navedene v sporočilu, pravico do poizvedovanja, popravka, izbrisa, omejitve obdelave ter ugovora obdelavi vaših osebnih podatkov. Če uveljavljate pravico do ugovora, bomo takoj preverili, v kolikšni meri so shranjeni podatki še vedno potrebni za obdelavo sporočila. Podatke, ki niso več potrebni, bomo takoj izbrisali. Poleg tega imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu.
Obdobje hranjenja osebnih podatkov
Osebni podatki se hranijo, dokler so potrebni za razjasnitev situacije in izvedbo ocene sporočila ali dokler obstaja zakoniti interes podjetja ali kadar tako zahteva zakonodaja. Po obdelavi sporočila se podatki izbrišejo v skladu s statutornimi obveznostmi.
Uporaba portala za sporočanje
Komunikacija med vašim računalnikom in sistemom za sporočanje poteka s šifrirano povezavo (SSL). Vaš naslov IP med vašo uporabo sistema za sporočanje ne bo shranjen. Če želite ohraniti povezavo med računalnikom in sistemom BKMS® System, se v računalnik shrani piškotek, ki vsebuje samo ID seje (tako imenovani ničelni piškotek). Piškotek velja samo do konca seje in postane neveljaven, ko zaprete brskalnik.
V sistemu za sporočanje, ki je zavarovan z vzdevkom/uporabniškim imenom, izbranim po lastni izbiri in geslom, lahko ustvarite poštni predal. To vam omogoča, da sporočila pošljete odgovornemu uslužbencu podjetja Pfeifer & Langen ali z navedbo svojega imena ali varno in anonimno. Ta sistem hrani podatke samo znotraj sistema za sporočanje, zaradi česar je še posebej varen. To ni običajna komunikacija po e-pošti.
Opombe o pošiljanju priponk
Pri pošiljanju sporočila ali dopolnila lahko odgovornemu uslužbencu v podjetju Pfeifer & Langen pošiljate tudi priponke. Če želite poslati anonimno sporočilo, upoštevajte to varnostno opozorilo: Datoteke lahko vsebujejo skrite osebne podatke, ki lahko ogrozijo vašo anonimnost. Pred pošiljanjem datotek te podatke odstranite. Če teh podatkov ne morete odstraniti ali niste prepričani, kako jih lahko odstranite, kopirajte besedilo svoje priponke v besedilo sporočila ali anonimno pošljite natisnjen dokument na naslov, naveden v nogi, z navedbo referenčne oznake sporočila, ki jo prejmete ob koncu postopka pošiljanja sporočila.
Različica: 23. 7. 2020