Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal
Ne preocupăm în mod constant de protecția datelor cu caracter personal și confidențialitatea acestora, respectând prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 privind protectia persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (denumit în continuare ”GDPR”) și a reglementărilor naționale aplicabile privind protecția datelor.
Vă rugăm să citiți cu atenție aceste informații privind protecția datelor înainte de trimiterea sesizării.
Scopul sistemului de sesizare și raportare a abuzurilor și neregulilor (“WHISTLEBLOWING”) și temeiul juridic aplicabil
Sistemul de raportare Whistleblowing (BKMS®
Prelucrarea datelor cu caracter personal prin intermediul Sistemului BKMS® se realizează în baza articolului 6, alineat (1), litera (f) din GDPR, și anume interesul legitim al companiei de identificare și prevenire a neregulilor și, astfel, evitarea daunelor aduse companiei, angajaților și clienților săi.;
Entitatea responsabilă de prelucrarea datelor cu caracter personal
Hochland Romania, în calitate de Operator de date, este entitatea responsabilă pentru prelucrarea datelor cu caracter personal în sensul stabilit de GDPR.
Dacă aveţi întrebări sau solicitări cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să contactaţi Responsabilul cu Protecţia Datelor desemnat la nivelul companiei:
Hochland Romania SRL
Str. N.Titulescu 3A
545400 Sighișoara
Romania
E-mail: protectiadatelor@hochland.com
Sistemul de raportare este gestionat de Hochland SE, care are calitatea de Persoană Împuternicită de Hochland România și colaborează cu EQS Group GmbH, o companie specializată în domeniu, cu sediul în Germania, Berlin, Strada Bayreuther, Numărul 35, Cod Poștal 10789.
Datele cu caracter personal introduse în sistemul de raportare sunt stocate într-o bază de date operată de EQS Group GmbH într-un centru de date de înaltă securitate. Datele pot fi vizualizate doar de Hochland România. EQS Group GmbH și alte terțe părți nu au acces la aceste date, aspect garantat prin procedura certificată prin măsuri tehnice și organizaționale adecvate.
Toate datele sunt criptate și păstrate cu protecție prin parolă pe mai multe niveluri, accesul la acestea fiind restricționat la un cerc foarte restrâns de destinatari expres autorizați de Hochland România.
Pentru întrebări sau solicitări cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să contactaţi Responsabilul cu Protecţia Datelor desemnat la nivelul Hochland România prin mijloacele menționate mai sus.;
Datele cu caracter personal colectate
Utilizarea sistemului de raportare se realizează în mod voluntar. În cazul raportărilor realizate prin acest sistem, sunt colectate următoarele date cu caracter personal:
- Numele, dacă alegeți să vă divulgați identitatea*
- Calitatea de angajat al Hochland România și
- Numele persoanelor implicate și alte date cu caracter personal conținute în sesizarea făcută.
* sesizările anonime vor fi investigate de Societate în măsura în care sunt credibile și prezintă suficiente elemente care să permit acest lucru. Vă rugăm să aveți în vedere că este posibil ca eficiența acestora să nu fie la fel de ridicată precum a celor asumate de către o persoană.
Gestionarea confidențială a sesizărilor
Sesizările primite vor putea fi accesate doar de un număr restrâns de angajați expres autorizați și special instruiți din cadrul Hochland România și sunt întotdeauna tratate confidențial. Acești angajați Hochland vor evalua sesizările și vor efectua orice alte investigații ce se impun.
În timpul soluționării unei raportări sau al desfășurării unei investigații speciale, poate fi necesar ca acestea să fie dezvăluite către alți angajați Hochland România sau angajați ai companiilor din Grup, de exemplu, dacă raportarea se referă la incidente din cadrul altei companii din Grup, precum și consultanților legali externi (ex. avocați). O altă companie din Grup poate avea sediul în țări din afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European, având reglementări diferite privind confidențialitatea datelor cu caracter personal. Ne vom asigură întotdeauna că regulile aplicabile privind confidențialitatea datelor sunt respectate atunci când sunt dezvăluite sesizări în cadrul procedurii de investigare.
Toate persoanele cărora li se oferă acces la date au o obligație legală, statutară sau contractuală să păstreze confidențialitatea acestora.
Dacă se dovedește necesar pentru soluționarea sesizării sau dacă există o cerință legală în acest sens, autoritățile statului, inclusiv autoritățile de aplicare a legii, autoritățile administrative sau instanțele, pot avea acces la aceste date.
Informații privind persoanele raportate
Ca principiu de bază, suntem obligați prin lege să informăm persoanele raportate cu privire la sesizarea făcută, cu excepția cazului în care acest lucru periclitează investigațiile ulterioare. În măsura în care natura investigației și/sau legea permite , identitatea dumneavoastră nu va fi dezvăluită.
Drepturile persoanelor vizate
În limitele și condițiile prevăzute de GDPR, dumneavoastră și persoanele menționate în sesizare vă puteți exercita dreptul:
- de acces la date în conformitate cu articolul 15 GDPR;
- de rectificare a datelor în conformitate cu articolul 16 din GDPR;
- de ștergere a datelor în conformitate cu articolul 17 GDPR;
- să stabiliți restricții de prelucrarea datelor în conformitate cu articolul 18 GDPR;
- la portabilitatea datelor în conformitate cu articolul 20 GDPR;
- să vă opuneți prelucrării, în conformitate cu articolul 21 GDPR;
- de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusive pe prelucrarea automată, în conformitate cu articolul 22 GDPR;
Dacă se exercită dreptul de opoziție, vom examina imediat în ce măsură datele stocate sunt încă necesare pentru soluționarea unei sesizări. Datele care nu mai sunt necesare vor fi șterse imediat. În plus, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, care poate fi contactată la adresa: http://www.dataprotection.ro/.
Stocarea datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru a clarifica sesizarea făcută și a efectua o evaluare a raportării sau există un interes legitim al companiei sau pe perioada cerută de lege. După soluționarea raportării, aceste date vor fi șterse în conformitate cu cerințele legale.
Luarea unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată - profilare
Datele Dumneavoastră cu caracter personal nu vor face obiectul luării unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată.
Utilizarea portalului de raportare
Comunicarea dintre dispozitivul Dumneavoastră și sistemul de raportare are loc printr-o conexiune criptată (SSL). Adresa Dumneavoastră de IP nu va fi stocată în timpul utilizării portalului de raportare. Pentru a menține conexiunea dintre dispozitivul Dumneavoastră și sistemul BKMS®, pe dispozitivul Dumneavoastră se plasează un cookie care conține doar ID-ul sesiunii (așa-numitul cookie nul). Acest cookie este valabil numai până la sfârșitul sesiunii și expiră la închiderea browserului.
Aveți posibilitatea să configurați o căsuţă poştală protejată în cadrul sistemului de raportare care este securizată cu un pseudonim / nume de utilizator și parolă alese individual. Acest lucru vă permite să trimiteți sesizări angajatului Hochland România desemnat fie prin indicarea numelui dumneavoastră, fie într-un mod anonim și sigur. Acest sistem stochează date numai în cadrul sistemului de raportare, aspect ce îi conferă securitate. Acest sistem nu constituie o formă de comunicare obișnuită prin e-mail.
Transmiterea de atașamente
La momentul transmiterii unei sesizări sau a unei completări la o sesizare anterioară, aveți posibilitatea de a trimite și atașamente. Dacă doriți să trimiteți o sesizare anonimă, vă rugăm să aveți în vedere următoarele recomandări ce țin de securitate: Fișierele pot conține date personale ascunse care ar putea compromite anonimatul dumneavoastră. Vă rugăm să eliminați aceste date înainte de a le trimite. Dacă nu puteți elimina aceste date sau nu sunteți sigur în privința modalității de a face acest lucru, copiați textul atașamentului în textul sesizării sau trimiteți documentul tipărit în mod anonim la adresa de contact publicată pe Platformă, menționând numărul de referință primit la sfârșitul procesului de raportare;
Versiune: 26.10.2020
