Ochrana osobních údajů
Ochranu dat a jejich důvěrnost bereme velmi vážně a dodržujeme ustanovení obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (EU-GDPR), jakož i platných vnitrostátních předpisů o ochraně údajů. Před odesláním hlášení si pečlivě přečtěte tyto informace o ochraně dat.
Účel a právní základ systému nahlašování
Systém nahlašování (BKMS® System) slouží k bezpečnému a důvěrnému předání, zpracování a nakládání s hlášeními, která se týkají porušování pravidel vydaných společností Otto GmbH & Co. KGaA a přidruženými společnostmi Otto Group. Zpracování osobních dat v rámci BKMS® System vychází z oprávněného zájmu naší společnosti odhalovat zneužívání, předcházet mu, a bránit tak vzniku škod společnosti Otto GmbH & Co. KGaA a skupině Otto, jejím zaměstnancům a zákazníkům (článek 6 odst. (1) polovina věta 1 písm. f) GDPR ve spojení s §§ 30, 130 německého zákona o správních deliktech (Ordnungswidrigkeitengesetz, OwiG). Zpracování je navíc nezbytné pro splnění zákonné povinnosti (čl. 6 odst. (1) polovina věty 1 písm. c) GDPR ve spojení s článkem 8 zásady pro oznamovatele nebo čl. 6 odst. (1) polovina věta 1 písmeno (c) GDPR ve spojení s příslušným prováděcím zákonem, jako je § 10 německého zákona o ochraně oznamovatelů (HinSchG).
Vezměte prosím na vědomí, že jako oznamovatel můžete podat oznámení online, aniž byste museli prozradit svou totožnost.
Odpovědné strany
Toto jsou strany zodpovědné za ochranu dat v systému nahlašování:
Otto GmbH & Co. KGaA , Werner-Otto-Straße 1-7, 22179 Hamburk.
Systém nahlašování je provozován specializovanou firmou, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich v Německu, jménem společnosti Otto GmbH & Co. KGaA .
Osobní údaje a informace zadané do systému nahlašování jsou uloženy v databázi datového centra s vysokou úrovní zabezpečení, které je provozováno společností EQS Group GmbH . K údajům mají přístup pouze společnost Otto GmbH & Co. KGaA a přidružené společnosti Otto Group. Společnost EQS Group GmbH, ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup. To je zajištěno pomocí rozsáhlých technických a organizačních opatření, která jsou součástí certifikované procedury.
Veškerá data jsou ukládána šifrovaně pod víceúrovňovou ochranou heslem, takže přístup je omezen na velmi malý okruh oprávněných osob ve společnosti Otto GmbH & Co. KGaA a přidružených společností Otto Group.
Společnost Otto GmbH & Co. KGaA jmenovala pracovníka ochrany dat. Dotazy týkající se ochrany dat ve společnosti Otto GmbH & Co. KGaA lze zaslat společnosti Otto GmbH & Co. KGaA na adresu datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Shromažďované osobní údaje
Používání systému nahlašování je dobrovolné. Podáte-li prostřednictvím systému nahlašování určité hlášení, shromažďujeme níže uvedené osobní údaje a informace:
- Vaše jméno, odhalíte-li svou totožnost
- Vaše kontaktní údaje, pokud je sdělíte
- Zda jste zaměstnancem společnosti Otto GmbH & Co. KGaA nebo přidružené společnosti Otto Group
- Jména a další osobní údaje osob, které uvedete ve vašem hlášení, je-li to relevantní
Důvěrné zpracování hlášení
Příchozí hlášení jsou přijímána malou skupinou výslovně oprávněných a speciálně vyškolených zaměstnanců organizace pro dodržování předpisů společnosti Otto GmbH & Co. KGaA a přidružených společností Otto Group. Hlášení jsou vždy zpracovávána důvěrně. Zaměstnaci organizace pro dodržování předpisů ve společnosti Otto GmbH & Co. KGaA a/nebo organizací pro dodržování předpisů dotčených společností záležitost vyhodnotí a provedou další šetření, která vyžaduje konkrétní případ.
Při zpracování hlášení nebo v rámci speciálního vyšetřování může v případě nutnosti dojít k předání hlášení dalším zaměstnancům společnosti Otto GmbH & Co. KGaA nebo zaměstnancům jiných společností této skupiny, např. v případě, kdy se hlášení týkají událostí na pobočkách. Ty mohou mít sídlo v zemích mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor a mohou mít odlišné předpisy na ochranu osobních údajů. Při odesílání a sdílení hlášení vždy zajišťujeme, aby byly dodrženy platné předpisy na ochranu dat.
Všechny osoby, které získají přístup k údajům, jsou povinny zachovávat mlčenlivost.
Informace o obviněné osobě
Jsme ze zákona povinni informovat obviněné strany o všech hlášeních, která byla obdržena proti nim, jakmile zveřejnění takových informací již neohrožuje vyšetřování. Vaše totožnost jako oznamovatele nebude zveřejněna, ledaže bychom k tomu byli právně zavázáni.
Práva subjektu údajů
V souladu s evropskými právními předpisy o ochraně dat máte vy a osoby uvedené v hlášení právo na přístup, opravu, vymazání, omezení zpracování a přenositelnost dat i právo na námitku proti zpracování vašich osobních údajů. Pokud se potvrdí námitka proti zpracovávání vašich osobních údajů, bude okamžitě vyhodnoceno, zda jsou uložené údaje nutné k prošetření daného hlášení. Údaje, které již nejsou potřeba, budou okamžitě odstraněny.
Práva, která máte vůči nám, jak jsou uvedena výše, lze uplatnit u společnosti Otto Group (GmbH & Co KG), e-mail: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Kromě toho máte také právo se obrátit na dozorčí orgán.
Osobní data jsou uchovávána po dobu nezbytně nutnou k objasnění dané situace a provedení konečného vyhodnocení nebo tak dlouho, dokud existuje oprávněný zájem ze strany firmy nebo je uchování vyžadováno zákonem. Po ukončení zpracování zprávy budou údaje vymazány v souladu s příslušnými platnými zákonnými požadavky.
Používání ohlašovacího portálu
Komunikace mezi vaším počítačem a systémem nahlašování je realizována pomocí šifrovaného připojení (SSL). Vaše IP adresa nebude během používání systému nahlašování uložena. Aby bylo zachováno připojení mezi vaším počítačem a BKMS® System, je v počítači ukládán soubor cookie, v němž je uloženo pouze ID relace (tzv. relační cookie). Tento soubor cookie je platný pouze do konce dané relace a jeho platnost vyprší při zavření prohlížeče.
V systému nahlašování je možné zřídit poštovní schránku, která bude zabezpečena individuálně zvoleným pseudonymem / uživatelským jménem a heslem. To vám umožní zasílat hlášení příslušnému odpovědnému zaměstnanci ve společnosti Otto GmbH & Co. KGaA a/nebo v jedné z přidružených společností Otto Group, bezpečně buď na jméno, nebo anonymně. Tento systém ukládá údaje pouze v systému nahlašování, takže je ukládání obzvláště bezpečné. Nejedná se o formu běžné e-mailové komunikace.
Poznámka k odesílání příloh
Při odesílání hlášení nebo doplňujících informací můžete zároveň zodpovědnému zaměstnanci ve společnosti Otto GmbH & Co. KGaA a/nebo jedné z přidružených společností odeslat také přílohy. Chcete-li podat anonymní hlášení, přečtěte si níže uvedené bezpečnostní upozornění: soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, které by mohly ohrozit vaši anonymitu. Tyto údaje před odesláním odstraňte. Nemůžete-li tyto údaje odstranit nebo si nejste jisti, jak to provést, zkopírujte text přílohy do textu hlášení nebo odešlete vytištěný dokument anonymně na adresu uvedenou v zápatí, přičemž uveďte referenční číslo obdržené na konci procesu oznamování.
Verze: Březen 2024
„Spravedlivé, respektující a zodpovědné vztahy a činy jsou základem naší každodenní spolupráce. K tomu patří dodržování platných zákonů a nařízení, respektování etických hodnot a podpora a prosazování udržitelného rozvoje. Budete-li mít kdykoli pocit, že právní a morální kompas ukazuje nesprávným směrem, budeme vám vděční, pokud o tom podáte hlášení. Náš systém nahlašování umožňuje každému kontaktovat tým oddělení pro dodržování předpisů v duchu důvěry a v případě potřeby i anonymně.“