Upozornění k ochraně osobních údajů v systému SpeakUp společnosti Allianz SE
Ochrana vašeho soukromí je pro nás nejvyšší prioritou. Toto upozornění si prosím pečlivě přečtěte.
Toto upozornění k ochraně osobních údajů společnosti Allianz popisuje zásady společnosti Allianz SE (dále jen „Allianz“, „my“, „naše“ nebo „nás“) týkající se osobních údajů (tj. údajů, které lze přiřadit k jednotlivé osobě, dále jen „osobní údaje“) získaných společností Allianz prostřednictvím SpeakUp a následných compliance šetření.
Náš kanál pro oznamovatele „SpeakUp“ je prostředkem pro hlášení konkrétních událostí porušení předpisů, jako jsou např. (neúplný výčet): podvod, krádež, korupce, porušení zásad a postupů týkajících se darů a pohoštění, porušení antimonopolních předpisů, finanční nesrovnalosti nebo porušení účetních či daňových předpisů, falšování obchodních a/nebo finančních záznamů společnosti a/nebo manipulace s nimi, jakékoli druhy diskriminace nebo obtěžování, potenciální střet zájmů.
V tomto upozornění k ochraně osobních údajů je vysvětleno, jaký druh osobních údajů bude shromažďován, zpracováván a používán, pro jaké účely, komu mohou být tyto osobní údaje předávány a jaká práva v tomto ohledu máte vy jako subjekt údajů.
1. Kdo je správcem údajů?
Správcem údajů je fyzická nebo právnická osoba, která kontroluje osobní údaje v papírové nebo elektronické podobě a odpovídá za jejich uchovávání a používání.
Allianz SE, holdingová společnost skupiny Allianz se sídlem v Německu, Koeniginstrasse 28, 80802 Mnichov, Německo, je správcem údajů ve smyslu příslušných zákonů a předpisů o ochraně dat. V případě, že se údajné porušení týká jiných firem ze skupiny Allianz, jsou správci údajů také ostatní společnosti ze skupiny Allianz, a to v rozsahu nezbytném pro řešení údajného porušení. Seznam firem ze skupiny Allianz naleznete zde:
https://www.allianz.com/en/privacy-statement.html#TabVerticalNegative2523488475
Systém SpeakUp je jménem společnosti Allianz uložen v databázi provozované společností EQS Group GmbH, nezávislým operátorem se sídlem na adrese 80333 München, Karlstraße 47,. Všechna data jsou šifrována, chráněna heslem a uložena na bezpečném místě, takže přístup k obsahu hlášení v systému SpeakUp je omezen pouze na oprávněné zaměstnance skupiny Allianz.
2. Jaké osobní údaje budou shromažďovány?
Abychom splnili účel tohoto upozornění, budeme o vás shromažďovat a zpracovávat různé typy osobních údajů, například:
- příjmení a jméno;
- kontaktní údaje (např. e-mailová adresa, telefonní číslo);
- obchodní vztah;
- příslušnost k Allianz;
- informace o případných stížnostech, které jste podali nebo které se vás týkají;
- informace o jakýchkoli současných nebo dřívějších prošetřováních, do kterých jste mohli být zapojeni nebo která se vás mohla týkat;
- informace umožňující prošetřování nevhodných nebo údajně trestných činností nebo porušení etického kodexu společnosti Allianz.
Společnost Allianz vás vyzývá k tomu, abyste při ohlašování podezření na porušení předpisů sdělili svou totožnost. Mnoho vyšetřování lze provádět rychleji a efektivněji, pokud je známo jméno oznamovatele, neboť pověřená osoba, která prošetřuje vaše hlášení, se může přímo spojit s oznamovatelem. SpeakUp však chrání anonymitu oznamovatelů, kteří nechtějí odhalit svou totožnost. Při zřizování chráněné poštovní schránky si můžete zvolit pseudonym / uživatelské jméno a heslo. Nezadáte-li údaje, které umožní určit vaši totožnost, bude vaše hlášení chráněno řadou technických a organizačních opatření, jako je například šifrování.
Vámi nahlášené informace mohou obsahovat osobní údaje dalších osob a budou společností Allianz vyhodnoceny. Může tak být zahájeno interní nebo externí šetření s dalšími negativními důsledky pro dotčené osoby. Proto byste měli poskytovat pouze takové informace, o jejichž pravdivosti jste přesvědčeni podle svých nejlepších vědomostí a které se týkají údajného porušení předpisů. Pokud je vaše hlášení učiněno v dobré víře a podle vašeho nejlepšího vědomí, nebudete za svou iniciativu čelit negativním důsledkům.
Uvedení vědomě nepravdivých nebo zavádějících informací však pro vás může mít následky. Záměrné šíření nepravdivých informací je v mnoha zemích trestně stíháno. Obecně platí, abyste nám prosím neposkytovali informace, které ve vaší zemi podléhají trestnímu stíhání.
3. Pro jaké účely zpracováváme a používáme vaše osobní údaje?
Vaše osobní údaje budeme zpracovávat k tomu, abychom svým zaměstnancům, akcionářům, zákazníkům a široké veřejnosti poskytovali globální kanál pro oznamovatele a abychom vyšetřovali a řešili nepatřičné chování, včetně údajné trestné činnosti (např. podvodu) a porušování etického kodexu společnosti Allianz.
Společnost Allianz přijímá vhodná opatření k pečlivému používání nahlášených informací, přičemž uplatňuje nejvyšší standardy důvěrnosti, péče a obezřetnosti. Za zpracování hlášení přijatých prostřednictvím SpeakUp je v první řadě odpovědné oddělení compliance. Jakmile je hlášení podáno, naše oddělení compliance obdrží informace a prověří, zda je nutné provést hloubkové šetření. Šetření mohou v závislosti na údajném porušení vést interní nebo externí odborníci. Externí odborníci jsou smluvně nebo právně vázáni povinností mlčenlivosti, aby chránili osobní údaje zpracovávané jménem společnosti Allianz. Do procesu prošetřování dodržování předpisů jsou často zapojeny také funkce auditu, právní a personální oddělení. Ve významných případech je neprodleně informováno představenstvo, které obdrží aktuální informace o důležitých zjištěních.
Obecným pravidlem je, že kanál SpeakUp by měl být používán pouze k podávání hlášení týkajících se výše uvedených témat dodržování předpisů. Pokud však obsah vašeho hlášení nespadá do žádného z témat compliance, předáme vaše hlášení odpovědnému oddělení Allianz za předpokladu, že to budeme považovat za nezbytné a vhodné. Například hlášení týkající se osobních záležitostí lze zasílat personálnímu oddělení.
4. Na jakém právním základu shromažďujeme, zpracováváme a používáme vaše osobní údaje?
Pro shromažďování, zpracování a používání osobních údajů používáme následující právní základy:
- Souhlas. V případě, že jste oznamovatel, spoléháme na váš souhlas se zveřejněním vaší totožnosti. Při vašem zadávání informací do systému SpeakUp budete požádáni o souhlas se shromážděním, zpracováním a použitím vašich osobních údajů, jak je popsáno výše. Ponecháváte si právo odvolat svůj souhlas se zveřejněním své totožnosti dotčeným osobám, ale upozorňujeme, že odvolání bude možné pouze do jednoho měsíce od podání hlášení. Vaši totožnost jsme případně povinni sdělit také dalším třetím stranám, jak je popsáno v oddíle 5. Pokud si nepřejete, aby společnost Allianz shromažďovala, zpracovávala a používala vaše osobní údaje, můžete své hlášení podat anonymně.
- Zákonná povinnost. Osobní údaje budeme zpracovávat za účelem splnění zákonných povinností, které se na nás vztahují (např. zachování a poskytování služeb pro oznamovatele našim zaměstnancům).
- Oprávněný zájem. Naším oprávněným zájmem je zajistit, aby porušení platných zákonů nebo předpisů a porušení etického kodexu společnosti Allianz byla včas a vhodně řešena a tím jsme ochránili Allianz i naše zaměstnance, akcionáře, zákazníky a širokou veřejnost před důsledky a dopady nezákonného nebo nevhodného jednání.
5. Kdo bude mít přístup k vašim osobním údajům?
Zajistíme, aby vaše osobní údaje byly zpracovávány způsobem, který je v souladu s výše uvedenými účely.
Pro uvedené účely mohou být vaše osobní údaje zpřístupněny následujícím stranám, které působí jako správci údajů třetích stran:
- V případě, že se údajné porušení týká jiných společností ze skupiny Allianz, bude informována odpovědná funkce v těchto společnostech a
- pověření externí odborníci (např. externí poradce, auditoři, soudní znalci atd.).
Pro uvedené účely můžeme vaše osobní údaje sdílet také s následujícími stranami, které na náš pokyn působí jako zpracovatelé údajů:
- oprávnění zástupci, smluvní partneři a poskytovatelé služeb.
V neposlední řadě můžeme vaše osobní údaje sdílet v následujících případech:
- Od společnosti Allianz může být ze zákona rovněž vyžadováno, aby určitým státním orgánům, např. státním vyšetřovacím orgánům nebo soudům, poskytla informace o nahlášeném porušení dodržování předpisů. Budeme-li povinni takové informace poskytnout, stejně jako v případě zabavení, nebudeme moci osobní údaje získané společností Allianz prostřednictvím SpeakUp nebo následného prošetřování dodržování předpisů zadržovat.
- V určitých případech není Allianz povinna sdílet osobní údaje se státními orgány, má však zákonné právo tak učinit dobrovolně. Dejte nám prosím vědět, pokud si nepřejete, abychom dobrovolně sdíleli vaše osobní údaje, například vaši totožnost, se státními orgány (pokud takové zveřejnění není nezbytné pro ochranu oprávněných zájmů Allianz).
- Ze zákona je často vyžadováno, aby obviněné osoby a svědci uvedení v hlášení o údajném porušení předpisů byli informováni a vyslechnuti. V průběhu vyšetřování budou mít tyto osoby příležitost vyjádřit svůj názor k hlášení. V případě neanonymních hlášení mohou mít dotčené osoby zákonná práva na informace, což si může vyžádat, abychom v případě neexistence převažujícího zájmu zveřejnili vaše jméno. Dejte nám prosím vědět, pokud si nepřejete odhalit své jméno v pozici oznamovatele. Ponecháváte si právo odvolat svůj souhlas se zveřejněním své totožnosti dotčeným osobám, ale upozorňujeme, že odvolání bude možné pouze do jednoho měsíce od podání hlášení.
6. Kde budou vaše osobní údaje zpracovávány?
Vaše osobní údaje mohou být zpracovávány v Evropském hospodářském prostoru (EHP) i mimo něj výše uvedenými stranami, vždy s výhradou smluvních omezení týkajících se důvěrnosti a bezpečnosti v souladu s platnými zákony a předpisy o ochraně dat. Vaše osobní údaje nepředáme stranám, které nejsou oprávněny je zpracovávat.
Předáme-li kdykoli vaše osobní údaje ke zpracování mimo EHP jiné společnosti ze skupiny Allianz, učiníme tak na základě závazných firemních pravidel (BCR) Allianz nesoucích označení Allianz Privacy Standard (APS), která stanoví odpovídající ochranu osobních údajů a jsou pro společnosti ze skupiny Allianz právně závazná. Veřejná verze APS a seznam společností ze skupiny Allianz, které je dodržují, jsou k dispozici na stránkách Allianz.com.
V případech, kdy se APS neuplatní, podnikneme místo toho opatření, aby přenos vašich osobních údajů mimo EHP probíhal s odpovídající úrovní ochrany jako v EHP. O tom, na jaká ochranná opatření se při takovém přenosu spoléháme (např. standardní smluvní doložky), se můžete dozvědět, když nás kontaktujete níže uvedeným způsobem.
7. Jaká jsou vaše práva s ohledem na vaše osobní údaje?
V rozsahu povoleném platnými zákony a předpisy o ochraně osobních údajů máte právo:
- mít přístup ke svým osobním údajům, které o vás uchováváme, a dozvědět se původ údajů, účely a cíle zpracování, údaje o správci (správcích) údajů, zpracovateli (zpracovatelích) údajů a stranách, kterým mohou být údaje zpřístupněny;
- aktualizovat a opravovat své osobní údaje tak, aby byly přesné;
- požadovat vymazání svých osobních údajů, pokud již nejsou pro výše uvedené účely potřebné;
- získat své osobní údaje v elektronické podobě;
- omezit zpracování svých osobních údajů za určitých okolností, například v případě, že jste zpochybnili přesnost svých osobních údajů, a to na dobu, která společnosti Allianz SE umožní ověřit jejich přesnost;
- vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů ze specifických důvodů týkajících se vaší konkrétní situace, které převažují nad našimi závažnými oprávněnými důvody pro zpracování;
- kdykoli odvolat svůj souhlas, pokud jsou vaše osobní údaje zpracovávány s vaším souhlasem, aniž by byla dotčena zákonnost zpracování na základě souhlasu ještě před jeho odvoláním a zpracování na základě jiného právního základu (např. oprávněného zájmu); a
- podat stížnost u nás a/nebo u příslušného úřadu pro ochranu osobních údajů.
Tato práva můžete uplatnit tak, že se na nás obrátíte způsobem uvedeným níže v oddíle 10 a uvedete své jméno, e-mailovou adresu a účel své žádosti. Upozorňujeme, že se nejedná o absolutní práva, ale budeme plně dodržovat naše zákonné povinnosti.
8. Jaká bezpečnostní opatření jsme zavedli na ochranu vašich osobních údajů?
Společnost Allianz zavedla přiměřená technická a organizační bezpečnostní opatření (např. kontroly přístupu, šifrování, fyzické zabezpečení, jako jsou uzamčené kanceláře atd.), aby vaše osobní údaje shromážděné společností Allianz prostřednictvím SpeakUp a jakýchkoli následných compliance šetření ochránila před neoprávněným přístupem, zneužitím, ztrátou nebo zničením.
9. Jak dlouho budeme vaše osobní údaje uchovávat?
Vaše osobní údaje budeme uchovávat pouze po dobu nezbytnou k prošetření a vyřešení nahlášeného porušení předpisů, včetně nápravy zjištěných nedostatků a vyřizování případných soudních sporů. Vaše osobní údaje budou uloženy po delší dobu, pokud bude nutné jejich další uchovávání z důvodu zákonných, regulačních nebo smluvních závazků nebo je to přípustné ze zákona.
10. Jak nás můžete kontaktovat?
Pokud máte jakékoli dotazy ohledně toho, jak Allianz SE vaše osobní údaje používá, můžete nás kontaktovat poštou nebo e-mailem prostřednictvím níže uvedených údajů:
Allianz SE
Pověřenec pro ochranu osobních údajů skupiny
Koeniginstrasse 28
80802 Mnichov, Německo
E-mail: GoodPrivacy@allianz.com
Pokud se váš dotaz týká toho, jak vaše osobní údaje používají jiné společnosti ze skupiny Allianz, můžete se na nás obrátit prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v tomto oddíle 10 a my váš dotaz předáme pověřenci pro ochranu osobních údajů příslušné společnosti ze skupiny Allianz.
11. Jak často aktualizujeme toto upozornění k ochraně osobních údajů?
Toto upozornění k ochraně osobních údajů pravidelně revidujeme. Dojde-li k důležité změně, která může mít dopad na zpracování vašich osobních údajů, budeme vás o tom informovat.
Toto upozornění k ochraně osobních údajů bylo naposledy aktualizováno v dubnu 2022.