Política de Privacidad de Whistleblower
Política de protección de datos
Nos tomamos muy en serio la confidencialidad y la protección de datos y cumplimos las disposiciones del Reglamento general de protección de datos de la UE (RGPD de la UE), así como los reglamentos nacionales vigentes de protección de datos. Antes de enviar un mensaje, lea detenidamente esta información sobre la protección de datos.
Propósito y base legal del sistema de denuncia de irregularidades
El sistema de denuncia de irregularidades (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial mensajes sobre violaciones de la ley o de las normas internas del Grupo Empark. El procesamiento de datos personales en el ámbito del sistema de denuncia de irregularidades (BKMS® System) se basa en el interés justificado de nuestra empresa en descubrir y prevenir las conductas indebidas, para evitar así daños al Grupo Empark a sus empleados y a sus clientes. La base legal de este procesamiento de datos personales es el Artículo 6, párrafo 1f del RGPD (Reglamento general de protección de datos) de la Unión Europea.
Responsable
El responsable del tratamiento de los datos personales que nos proporcione en el sistema de denuncia de irregularidades es Empark Aparcamientos y Servicios, S.A. (“Empark”) con CIF A78320736. Los datos de contacto del responsable son los siguientes:
Dirección postal: C/ Avenida del General Perón nº36, 1ª Planta, 28020.
El sistema de denuncia de irregularidades lo administra una empresa especializada, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania, en nombre de Empark.
Los datos personales y la información introducidos en el sistema de denuncia de irregularidades se almacenan en una base de datos de un centro de datos de alta seguridad gestionado por EQS Group. Solo Empark puede ver los datos. EQS Group y otras terceras partes no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Todos los datos se almacenan encriptados con varios niveles de protección por contraseña, de manera que el acceso esté restringido a un grupo muy pequeño de personas expresamente autorizadas.
Empark, empresa que forma parte del Grupo Empark, ha designado a un responsable de protección de datos. Puede enviar sus preguntas sobre protección de datos y privacidad a dpo@empark.com.
Tipo de datos personales recogidos
El uso del sistema de denuncia de irregularidades es voluntario. Si envía un mensaje por medio del sistema de denuncia de irregularidades, recogeremos los siguientes datos personales:
- su nombre, si ha decidido revelar su identidad,
- si es usted empleado del Grupo Empark, y
- si procede, los nombres y otros datos personales de las personas que usted mencione en su mensaje.
Tratamiento confidencial de los mensajes
Los mensajes son recibidos por un pequeño grupo de empleados del departamento de cumplimiento de Empark, que han sido expresamente autorizados y han recibido formación específica, y siempre son tratados de manera confidencial. Los empleados del departamento de cumplimiento de Empark, evalúan el caso y realizan las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Al procesar un mensaje o realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir los mensajes con otros empleados de Empark, o con empleados de otras empresas del Grupo Empark, si los mensajes se refieren a incidentes ocurridos en empresas que forman parte del citado Grupo Empark, empresas que, en todo caso, se encuentran ubicadas en el Espacio Económico Europeo.
Igualmente será lícito el acceso a datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte procedente en los casos siguientes:
- Los datos aportados serán comunicados a los Órganos judiciales, Juez, Fiscal, Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado o autoridad administrativa a quien en su caso se traslade el resultado de la investigación, cuando así sea requerido por éstas o cuando los hechos denunciados constituyan un ilícito penal.
- Los datos aportados serán tratados y, en caso indispensable, cedidos a terceras partes interesadas, como Entidades Colaboradoras, asesores expertos que participen en la investigación como, abogados, forenses, peritos, quienes estarán sometidos al mismo deber de confidencialidad.
- Las sociedades que tienen la relación contractual o societaria con la(s) persona(s) denunciante(s) y denunciada(s), si ello fuera necesario para poder llevar a cabo la investigación interna y adoptar las medidas disciplinarias u otras que procedieran, en función de la naturaleza de la relación que le una con la persona de que se trate.
En todo caso, todas aquellas personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas a mantener la confidencialidad sobre la información recibida.
Información a la persona acusada
Estamos obligados por ley a informar a las personas acusadas de que hemos recibido un mensaje que les concierne, a menos que esto amenace con futuras investigaciones sobre el mensaje. Al hacerlo, su identidad como alertador no se revelará, a menos que estemos obligados legalmente a ello.
Derechos del interesado
De acuerdo con la legislación europea de protección de datos, usted y las personas nombradas en el mensaje podrán ejercer sus derechos de acceso (el derecho de acceso está limitado a los propios datos de carácter personal, no teniendo acceso el denunciado - bajo ninguna circunstancia - a los datos identificativos del denunciante), rectificación, cancelación, limitación del tratamiento y portabilidad de los datos en los casos y con el alcance que establezca la normativa aplicable en cada momento.
Para ejercer estos derechos podrá dirigirse a Empark, identificándose como usuario del sistema de denuncias del Grupo Empark, por alguno de los siguientes canales:
- Correo postal, adjuntando fotocopia de su D.N.I., pasaporte o cualquier otro documento identificativo, y petición en que se concrete la solicitud a Empark Aparcamientos y Servicios, S.A., Avenida del General Perón, 36, planta 1ª Departamento de Atención al Cliente RGPD.
- Correo electrónico a la dirección dpo@empark.com con la siguiente información: nombre y apellidos del interesado, fotocopia del Documento Nacional de Identidad, pasaporte o cualquier otro documento identificativo, y petición en que se concrete la solicitud.
Se le informa, asimismo, de su derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, o Autoridad de Control del país correspondiente.
Periodo de retención de los datos personales
Los datos personales se retendrán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación concluyente, o mientras sea obligatorio por ley o exista un interés legítimo por parte de la empresa. Una vez haya concluido el procesamiento del mensaje, los datos se borrarán de conformidad con los requisitos legales.
De conformidad con lo establecido en la normativa de protección de datos que resulta de aplicación, los datos de quien formule la denuncia serán conservados en el sistema de denuncias, únicamente, durante el tiempo que resulte imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados, sin que este plazo pueda ser superior a tres meses, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica.
No obstante, en caso de que resultado del proceso de investigación iniciado por la compañía con motivo de los hechos denunciados, pudiera derivarse la necesidad de ejercitar las acciones legales oportunas y/o que pudieran dar lugar a la apertura de un proceso judicial, los datos podrán ser conservados por el órgano correspondiente.
Uso del sistema de denuncia de irregularidades
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncia de irregularidades se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se guardará cuando utilice el sistema de denuncia de irregularidades. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, se guardará en su ordenador una cookie que únicamente contiene el identificador de la sesión (denominada cookie de sesión). Esta cookie solamente es válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando usted cierre el navegador.
En el sistema de denuncia de irregularidades, usted tiene la posibilidad de configurar un buzón protegido mediante un nombre de usuario/seudónimo y una contraseña elegidos libremente por usted. Esto le permite enviar mensajes al responsable correspondiente de Empark, ya sea indicando su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema únicamente almacena datos dentro del sistema de denuncia de irregularidades, lo que lo hace particularmente seguro. No se trata de un sistema de comunicación habitual por correo electrónico.
Nota sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional, puede enviar al mismo tiempo anexos al empleado responsable de Empark. Si desea enviar un mensaje anónimo, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: los archivos pueden contener datos personales ocultos que podrían poner en peligro su anonimato. Elimine dicha información antes del envío. Si no es capaz de eliminarla o no sabe cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto de la denuncia o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.