Informácie o ochrane osobných údajov
Ochranu osobných údajov a zachovávanie mlčanlivosti berieme veľmi vážne a dodržiavame ustanovenia všeobecného nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov (GDPR), ako aj súčasné národné nariadenia o ochrane osobných údajov. Pred podaním hlásenia si dôkladne prečítajte nasledujúce informácie o ochrane osobných údajov.
Účel a právny základ systému podávania hlásení
Systém podávania hlásení (BKMS® System) slúži na bezpečné a dôverné prijímanie, spracovávanie a riadenie hlásení o porušovaní zákonov a predpisov spoločností HARTING Technology Group. Spracovanie osobných údajov v rámci systému BKMS® System je založené na oprávnenom záujme našej spoločnosti zistiť zneužitie a zabrániť mu a odvrátiť škody pre spoločnosti HARTING Technology Group, ich zamestnancov a zákazníkov. Právnym základom pre spracovávanie osobných údajov je článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR (všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov).
Zodpovedné strany
Strana zodpovedná za ochranu osobných údajov prostredníctvom systému podávania hlásení skupiny HARTING Technology Group je HARTING Stiftung & Co. KG, Marienwerderstrasse 3, 32339 Espelkamp, Nemecko (ďalej len: „HARTING“). Systém podávania hlásení je prevádzkovaný špecializovanou spoločnosťou EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín, Nemecko, v mene spoločnosti HARTING. Spoločnosť HARTING v právnych hodnoteniach podporuje spoločnosť Dentons Europe LLB, Markgrafenstrasse 33, 10117 Berlín (ďalej tiež: „Dentons“).
Podané hlásenia môžu byť v prípade potreby spracované s pomocou advokátskych kancelárií.
Osobné údaje a informácie zadané do systému podávania hlásení sú uložené v databáze prevádzkovanej spoločnosťou EQS Group GmbH, v dátovom centre s vysokým stupňom zabezpečenia. Iba spoločnosti HARTING a Dentons majú systémový prístup potrebný na zobrazenie údajov. EQS Group GmbH a ani iné tretie strany nemajú k údajom prístup. Je to zabezpečené certifikovaným postupom, prostredníctvom rozsiahlych technických a organizačných opatrení.
Všetky údaje sa ukladajú zašifrované a sú chránené niekoľkými úrovňami hesiel podľa systému povolení, čím má umožnený prístup len veľmi malý počet výslovne oprávnených osôb v spoločnostiach HARTING a Dentons.
Spoločnosť HARTING ustanovila odborníka na ochranu osobných údajov. Otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov v spoločnosti HARTING môžete zaslať na adresu datasecurity_de@harting.com.
Typy zhromažďovaných osobných údajov
Použitie systému podávania hlásení je založené na úplnej dobrovoľnosti. Ak podáte hlásenie pomocou systému podávania hlásení, budeme zhromažďovať nasledujúce osobné údaje a informácie:
- Vaše meno, ak sa rozhodnete odhaliť svoju totožnosť
- Či už ste zamestnancom spoločnosti HARTING
- Mená a ďalšie osobné údaje osôb, ktoré uvádzate vo vašom hlásení, ak je to relevantné
Zachovanie dôverného charakteru hlásení
Oddelenie pre dodržiavanie zákonov spoločnosti HARTING poverilo spoločnosť Dentons Europe LLB, Markgrafenstrasse 33, 10117 Berlín, aby vykonala právne posúdenie prichádzajúcich hlásení.
Prichádzajúce hlásenia prijíma malá skupina výslovne oprávnených a špeciálne vyškolených zamestnancov oddelenia pre dodržiavanie zákonov spoločnosti HARTING a vždy sa s nimi zaobchádza dôverne. Zamestnanci spoločnosti Dentons záležitosť vyhodnotia a podľa konkrétneho prípadu vykonajú prípadné ďalšie vyšetrovanie. V jednotlivých prípadoch môžu byť do posudzovania a vyšetrovania zapojené aj iné právnické kancelárie.
Pri spracovaní hlásenia alebo počas špeciálneho vyšetrovania sa s hláseniami možno budú musieť oboznámiť aj ďalší zamestnanci spoločnosti HARTING alebo zamestnanci iných spoločností skupiny, napríklad ak sa hlásenie týka prípadov v dcérskych spoločnostiach. Môžu mať sídlo v krajinách mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru s rôznymi predpismi na ochranu osobných údajov. Pri oboznamovaní iných osôb s hlásením vždy dbáme na dodržiavanie príslušných platných predpisov o ochrane osobných údajov.
Všetky osoby s prístupom k údajom majú povinnosť zachovať ich dôverný charakter.
Informácie o obvinenom
Sme právne zaviazaní informovať obvinené strany o všetkých hláseniach prijatých proti nim, hneď ako zverejnenie týchto informácií neohrozí vyšetrovanie. Vaša identita ako podávateľa hlásenia nebude zverejnená, pokiaľ zákon nevyžaduje inak.
Práva dotknutých osôb
V súlade s európskymi právnymi predpismi o ochrane osobných údajov máte vy a osoby uvedené v hlásení právo na prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie spracovania a právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov. Ak sa uplatňuje právo namietať proti spracovaniu osobných údajov, potreba uložených údajov na preskúmanie hlásenia bude vyhodnotená okamžite. Údaje, ktoré už nie sú potrebné, budú okamžite vymazané. Máte tiež právo podať sťažnosť dozornému orgánu.
Čas uchovania osobných údajov
Osobné údaje sa uchovávajú tak dlho, ako je to potrebné na objasnenie situácie a vykonanie konečného posúdenia, alebo pokiaľ existuje oprávnený záujem zo strany spoločnosti alebo pokiaľ je ich uchovávanie vyžadované zákonom. Po spracovaní je hlásenie uzavreté, údaje sa vymažú v súlade so zákonnými požiadavkami.
Používanie systému podávania hlásení
Komunikácia medzi vaším počítačom a systémom podávania hlásení prebieha cez šifrované spojenie (SSL). Vaša adresa IP sa pri používaní systému podávania hlásení neuloží. S cieľom udržania spojenia medzi vašim počítačom a systémom BKMS® System sa vo vašom počítači uloží súbor cookie, ktorý obsahuje len ID tejto relácie (cookie relácie). Tento súbor cookie je platný len do ukončenia vašej relácie a po zatvorení prehliadača jeho platnosť vyprší.
V rámci systému podávania hlásení je možné zriadiť chránenú poštovú schránku s individuálne zvoleným pseudonymom/používateľským menom a heslom. To vám umožňuje odoslať hlásenie zodpovednému zamestnancovi spoločnosti HARTING alebo Dentons buď s menom, alebo anonymným, bezpečným spôsobom. Tento systém je mimoriadne bezpečný vďaka tomu, že údaje uchováva len v rámci systému podávania hlásení. Nie je to forma bežnej e-mailovej komunikácie.
Poznámka k odosielaniu príloh
Pri podávaní hlásenia alebo dodatočnej informácie môžete súčasne odoslať zodpovednému zamestnancovi spoločnosti HARTING alebo Dentons prílohy. Ak si prajete podať anonymné hlásenie, vezmite na vedomie toto bezpečnostné upozornenie: Súbory môžu obsahovať skryté osobné údaje, ktoré by mohli ohroziť vašu anonymitu. Pred odoslaním súboru odstráňte všetky také informácie. Ak tieto údaje nedokážete odstrániť alebo neviete, ako to urobiť, text svojej prílohy prekopírujte do textu hlásenia alebo vytlačený dokument odošlite anonymne na adresu uvedenú v päte stránky a uveďte referenčné číslo prijaté po skončení procesu podávania hlásenia.
Verzia: 26/07/2021