Datenschutzhinweise
Wir nehmen den Datenschutz und die Vertraulichkeit sehr ernst und halten uns an die Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-GDPR) sowie an die geltenden nationalen Datenschutzgesetze und -vorschriften. Bitte lesen Sie diesen Datenschutzhinweis sorgfältig, bevor Sie eine Meldung einreichen.
Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlich für den Datenschutz im Whistleblowing-System ist
Fujifilm Europe GmbH (FE(DE))
Balcke-Dürr-Allee 6
D 40882 Ratingen
Deutschland
Unsere Organisation hat einen Datenschutzbeauftragten ernannt. Fragen zum Datenschutz und zum Schutz der Privatsphäre können an privacyoffice_eu@fujifilm.com gesendet werden.
Bitte beachten Sie, dass, wenn Meldungen direkt an Fujifilm Italia S.p.A. (FFIT) oder Fujifilm Healthcare Italia S.p.A. (HCIT), beide mit Sitz in S.S.11 Padana Superiore 2/B, 20063 Cernusco Sul Naviglio (MI) ITALY, gesendet werden, diese Einrichtungen als unabhängige Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems handeln. FE(DE) wird diese Meldungen und die entsprechenden personenbezogenen Daten nach den Anweisungen von FFIT/HCIT verarbeiten. Als unabhängige Verantwortliche für die Verarbeitung sind FFIT und HCIT für die ordnungsgemäße Verarbeitung und den Schutz der Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften verantwortlich. Anfragen zum Datenschutz beim FFIT oder HCIT können an privacy_ffit@fujifilm.com gerichtet werden.
Das Hinweisgebersystem wird in unserem Auftrag von einem darauf spezialisierten Unternehmen, der EQS Group GmbH, Karlstraße 47, D-80333 München in Bayern, betrieben.
Persönliche Daten
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von EQS betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Nur unsere Organisation hat Zugang zu den Daten. EQS und andere Dritte haben keinen Zugriff auf die Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt.
Alle Daten werden in verschlüsselter Form mit mehrstufigem Passwortschutz gespeichert und unterliegen einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugriff auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich berechtigter Empfänger beschränkt ist.
Zweck des Whistleblowing-Systems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Meldungen über Compliance- und Rechtsverstöße, die FEDE und alle FUJIFILM-Unternehmen in Europa, dem Nahen Osten und Afrika („FUJIFILM in EMEA“) betreffen, sicher und vertraulich entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere Mitteilungen über straf-, wettbewerbs- und arbeitsrechtlich relevante Sachverhalte (Art. 6 Abs. 1 lit. c GDPR).
Schließlich werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, wenn dies zur Wahrung der berechtigten Interessen der Organisation oder eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f GDPR). Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Verhinderung und Aufdeckung von Verstößen innerhalb der Organisation, zur Überprüfung interner Prozesse auf ihre Rechtmäßigkeit und zur Wahrung der Integrität der Organisation.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des BKMS® Systems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie eine Meldung über das BKMS® System einreichen, erheben wir die folgenden personenbezogenen Daten und Informationen:
- Ihren Namen, wenn Sie Ihre Identität preisgeben möchten,
- ob Sie bei FUJIFILM in EMEA beschäftigt sind, und
- die Namen von Personen und andere persönliche Daten von Personen, die Sie in Ihrem Bericht nennen.
Vertrauliche Behandlung von Berichten
Eingehende Meldungen werden von einer kleinen Auswahl ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance-Abteilung von FEDE oder des lokalen Compliance-Beauftragten von FFIT/HCIT entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter der Compliance-Abteilung von FEDE oder der lokale Compliance-Beauftragte von FFIT/HCIT bewerten die Angelegenheit und führen alle weiteren Untersuchungen durch, die der jeweilige Fall erfordert.
Während der Bearbeitung einer Meldung kann es erforderlich werden, Meldungen an weitere Mitarbeiter von FUJIFILM in EMEA oder an Mitarbeiter anderer Konzernunternehmen weiterzugeben, z. B. wenn sich die Meldungen auf Vorfälle in diesen anderen Unternehmen beziehen. Letztere können ihren Sitz in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums haben, in denen andere Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten gelten. Wir achten bei der Weitergabe von Berichten stets darauf, dass die geltenden Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
Alle Personen, die Zugang zu den Daten erhalten, sind zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet.
Informationen über die beschuldigte Person
Grundsätzlich sind wir gesetzlich verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir eine sie betreffende Meldung erhalten haben, es sei denn, dies gefährdet die weiteren Ermittlungen zu der Meldung. Dabei wird Ihre Identität als Hinweisgeber nicht preisgegeben, soweit dies rechtlich möglich ist.
Rechte der betroffenen Personen
Nach europäischem Datenschutzrecht haben Sie und die im Bericht genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Widerspruch gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir unverzüglich, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung einer Meldung noch erforderlich sind. Daten, die nicht mehr benötigt werden, werden unverzüglich gelöscht. Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.
Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es zur Klärung des Sachverhalts und zur Auswertung des Berichts erforderlich ist oder ein berechtigtes Interesse der Organisation besteht oder es gesetzlich vorgeschrieben ist. Nach Abschluss der Berichtsverarbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Nutzung des Meldeportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Computer und dem BKMS® System findet über eine verschlüsselte Verbindung (SSL) statt. Ihre IP-Adresse wird während Ihrer Nutzung des Meldesystems nicht gespeichert. Um die Verbindung zwischen Ihrem Computer und dem System BKMS® aufrechtzuerhalten, wird auf Ihrem Computer ein Cookie gespeichert, das lediglich die Sitzungs-ID enthält (ein so genannter Sitzungs-Cookie). Dieses Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Sitzung gültig und läuft ab, wenn Sie Ihren Browser schließen.
Es besteht die Möglichkeit, innerhalb des BKMS® Systems ein Postfach einzurichten, das mit einem individuell gewählten Pseudonym/Benutzernamen und Passwort gesichert ist. Damit können Sie Meldungen an den zuständigen FEDE- oder FFIT/HCIT-Mitarbeiter entweder namentlich oder auf anonyme, sichere Weise senden. Dieses System speichert Daten nur innerhalb des BKMS ® Systems, was es besonders sicher macht. Es handelt sich nicht um eine Form der regulären E-Mail-Kommunikation.
Hinweis zum Versand von Anhängen
Wenn Sie eine Meldung oder einen Zusatz einreichen, können Sie gleichzeitig Anhänge an den zuständigen Mitarbeiter von FEDE oder FFIT/HCIT senden. Wenn Sie eine anonyme Meldung einreichen möchten, beachten Sie bitte die folgenden Sicherheitshinweise: Die Dateien können versteckte persönliche Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden könnten. Entfernen Sie diese Daten, bevor Sie eine Datei senden. Wenn Sie diese Daten nicht entfernen können oder sich nicht sicher sind, wie Sie dies tun sollen, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs in Ihren Berichtstext oder senden Sie das ausgedruckte Dokument anonym an die in der Fußzeile angegebene Adresse und geben Sie dabei die am Ende des Berichtsverfahrens erhaltene Referenznummer an.
Version: 04. Juli 2024
