Указания относно защитата на данните
По-долу бихме искали да Ви информираме относно събирането, обработката и използването на лични данни в рамките на системата за подаване на сигнали. Моля, прочетете внимателно тези указания за защита на данните, преди да изпратите съобщение.
Цел на системата за подаване на сигнали
Системата за подаване на сигнали (системата BKMS®)се използва за изпращане и обработване на сигнали за (предполагаеми) нарушения на законите или сериозни нарушения на вътрешните правила на концерна Volkswagen по сигурен и поверителен начин.
Обработването на лични данни в рамките на системата BKMS® система се основава на законовите интереси на Volkswagen AG за разкриване и предотвратяване на нередности и свързаното с това предотвратяване на щети и рискове за отговорност за концерна Volkswagen (чл. 6, ал. 1, т. e на ОРЗД във връзка с чл. 30, 130 на Закона за административните нарушения на Германия). Германския кодекс за корпоративно управление също така изисква в точка 4.1.3. създаването на система за подаване на сигнали за злоупотреби, която да предоставя възможност на служителите и на трети лица да предоставят защитени доказателства за нарушения на законодателството в рамките на компанията.
Ако получен сигнал се отнася за служител на Volkswagen AG, обработката е необходима, за да се предотвратят престъпления или други нарушения на законодателството, които са свързани с трудовото правоотношение (чл. 26, ал. 1 на Закона за защита на личните данни на Германия).
Отговорен орган и сигурност на данните
Отговорният орган за защита на личните данни в системата за подаване на сигнали е Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg. Системата за подаване на сигнали се управлява от специализирана в тази област компания – EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin в Германия – от името на Volkswagen AG.
Личните данни и информацията, въведени в системата за подаване на сигнали, се съхраняват в база данни, управлявана от EQS Group GmbH, в център за данни с високо ниво на сигурност. Достъп до данните е възможен само за Volkswagen AG. EQS Group GmbH и други трети страни нямат достъп до данните. Това се гарантира в сертифицирания метод чрез цялостни технически и организационни мерки.
Всички данни са криптирани и се съхраняват на няколко защитени с парола нива, така че достъпът е ограничен до много тясна група от изрично упълномощени лица от Volkswagen AG.
Volkswagen AG е назначил упълномощен служител за защита на данните. Засегнатите страни могат да се свържат директно с упълномощения служител за защита на данните на Volkswagen AG:
Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg
datenschutz@volkswagen.de
Поверителна обработка на сигналите
Подадените сигнали се получават от тесен кръг от изрично упълномощени и специално обучени служители на отдела по съответствие на Volkswagen AG и се обработват винаги поверително. Служителите на отдела по съответствие проверяват фактите и, ако е необходимо, извършват обширно изясняване на всеки конкретен случай.
В определени случаи Volkswagen AG има задължение във връзка със защитата на данните да информира обвиненото лице относно повдигнатите му обвинения. Това е законово необходимо, ако е установено обективно, че предоставянето на информация на обвиненото лице вече не може да засегне по никакъв начин изясняването на конкретния сигнал. Вашата самоличност като лице, подало сигнала, няма да бъде разкрита – доколкото това е възможно от правна гледна точка – и също така ще бъде гарантирано, че не е възможно да се направи извод за самоличността Ви като лице, подало сигнала.
Поверителността не може да бъде гарантирана в случай на съзнателно поставяне на фалшиви сигнали с цел дискредитиране на дадено лице (денонсиране).
Като част от обработката на дадено съобщение или в хода на разследването може да се наложи сигнали да се предадат на други служители на Volkswagen AG или на дъщерни дружества на концерна Volkswagen и техните служители, напр. ако сигналите се отнасят до трансакции в дъщерни дружества на концерна Volkswagen.
При необходимост от изясняване може да се осъществи прехвърляне към дъщерни дружества на концерна Volkswagen в страна извън Европейския съюз или Европейското икономическо пространство въз основа на подходящи или адекватни гаранции за защита на данните с цел защита на засегнатите лица. Ако няма конкретно решение за целесъобразност на Европейската комисия за съответната страна извън ЕС или ЕИП, посочените гаранции са стандартните договорни клаузи на Европейската комисия. Засегнатите лица имат право да получат от Volkswagen AG копие от подходящите или разумните гаранции за прехвърлянето на лични данни към трети страни.
Ние винаги се уверяваме, че приложимите правила за защита на данните се спазват при препращането на сигналите.
В случай на съответно законово задължение или изискване за защита на данните за изясняване на сигнали, други възможни категории получатели включват правоприлагащи органи, антитръстови органи, други административни органи, съдилища и международни правни фирми и одиторски фирми, определени от концерна Volkswagen.
Всяко лице, което получава достъп до данните, е задължено да спазва поверителност.
Период на съхранение на личните данни
Личните данни се съхраняват дотогава, докато се налага изясняване и окончателна оценка, докато са налице законни интереси на компанията или докато това се изисква от закона. След това тези данни ще бъдат изтрити в съответствие със законовите изисквания. Продължителността на съхранението зависи най-вече от сериозността на подозренията и от докладваното евентуално нарушение на задълженията.
Права на засегнатите лица
Съгласно европейското законодателство за защита на личните данни Вие и лицата, посочени в сигнала, имате право на получаване на информация, корекция, заличаване, ограничаване на обработката и право на възражение срещу обработката на Вашите лични данни. Ако се възползвате от правото си на възражение, ние незабавно проверяваме до каква степен съхраняваните данни са все още необходими, по-специално за обработката на сигнала. Ненужните вече данни ще бъдат изтрити незабавно. Допълнителна информация и възможност за прилагане на Вашите права можете да намерите на:
Уебсайт: https://datenschutz.volkswagen.de/
Имейл адрес: info-datenschutz@volkswagen.de
Също така имате право на обжалване пред компетентен надзорен орган:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
https://www.lfd.niedersachsen.de/
Nutzung des Hinweisgeberportals
Използване на портала за подаване на сигнали
Вид на събраните лични данни
Използването на системата за подаване на сигнали е доброволно. Когато изпращате съобщение чрез системата за подаване на сигнали, ние събираме следните лични данни и информация:
- Вашето име, ако разкриете самоличността си,
- дали сте служител на Volkswagen AG и
- евентуално имената на лицата, както и други лични данни на лицата, посочени във Вашето съобщение.
Комуникацията между Вашия компютър и системата за подаване на сигнали се осъществява чрез криптирана връзка (SSL). IP адресът на Вашия компютър не се запаметява по време на използване на портала за подаване на сигнали. За поддържане на връзката между Вашия компютър и системата BKMS® в компютъра Ви се запазва бисквитка, която съдържа само идентификационния номер на сесията (така наречената нулева бисквитка). Бисквитката е валидна само до края на сесията Ви и става невалидна след затварянето на браузъра.
Имате възможност да създадете защитена пощенска кутия в системата за подаване на сигнали със зададен самостоятелно псевдоним/потребителско име и парола. По този начин можете да изпратите лични или анонимни съобщения до отговорния служител на Volkswagen AG. В тази система данните се съхраняват само в системата за подаване на сигнали и по този начин са специално защитени – това не е стандартна комуникация по електронна поща.
Указания относно изпращането на прикачени файлове
При изпращане на съобщение или допълнение имате възможност да изпратите прикачени файлове на отговорния служител на Volkswagen AG. Ако искате да изпратите анонимно съобщение, обърнете внимание на следното указание за сигурност: Файловете могат да съдържат скрита лична информация, която може да застраши анонимността Ви. Премахнете тези данни преди изпращането. Ако не можете да премахнете тази информация или не сте сигурни, копирайте текста от прикачения файл в текста на съобщението си или изпратете разпечатания документ анонимно на адреса, посочен в долния колонтитул, като посочите референтния номер, който ще получите в края на процеса на изпращане на съобщението.
Последна редакция: 25.05.2018