Information om dataskydd
Nedan följer information om insamling, behandling och användning av personuppgifter i samband med visselblåsarsystemet. Läs igenom integritetsinformationen noggrant innan du skickar in en rapport.
Syfte med visselblåsarsystemet
Visselblåsarsystemet (BKMS® System) används för att på ett säkert och konfidentiellt sätt ta emot och behandla information rörande (påstådda) brott mot lagar eller interna regler som kan skada Volkswagen-koncernen.
Grunden för behandlingen av personuppgifter i BKMS® System är Volkswagen AG:s berättigade intresse av att upptäcka och förhindra klagomål och att förhindra skada och ansvarsrisker för Volkswagen-koncernen (art. 6. 1 f i GDPR samt sektion 30, 130 i OWiG (Gesetz über Ordnungswidrigkeiten). Punkt 4.1.3 i den tyska bolagsstyrningslagen kräver också att företag inrättar ett visselblåsarsystem för att ge anställda och tredje parter möjlighet att skicka in skyddad information om rättsliga överträdelser inom företaget.
Om en rapport rör en anställd i Volkswagen AG avser behandlingen även att förhindra brott eller andra rättsliga överträdelser i samband med anställningsrelationen (§ 26. 1 i BDSG (Bundesdatenschutzgesetz)).
Ansvarig filial och dataskydd
Den filial som är ansvarig för dataskyddsaspekten i visselblåsarsystemet är Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg. Visselblåsarsystemet drivs av ett specialiserat företag, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Tyskland, för Volkswagen AG.
Personuppgifter och information i visselblåsarsystemet lagras i en databas som drivs av EQS Group GmbH i ett högsäkerhetsdatacenter. Endast Volkswagen AG har åtkomst till data. EQS Group GmbH och andra tredje parter har inte åtkomst till data. Detta säkerställs av en certifierad process som innefattar omfattande tekniska och organisatoriska åtgärder.
Alla data krypteras och lagras bakom lösenordsskydd i flera nivåer, vilket innebär att åtkomsten är begränsad till en mycket liten grupp av människor som godkänts av Volkswagen AG.
Volkswagen AG har utsett ett uppgiftsskyddsombud. Berörda parter kan kontakta uppgiftsskyddsombudet på Volkswagen AG direkt:
Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg
datenschutz@volkswagen.de
Konfidentiell behandling av rapporter
Inkommande information hanteras av en liten grupp godkända och specialutbildade medarbetare på Volkswagen AG:s Group Compliance-avdelning och behandlas alltid konfidentiellt. Medarbetarna på Group Compliance kontrollerar fakta i ärendet och kan genomföra ytterligare undersökningar med koppling till ärendet.
I vissa fall måste Volkswagen AG enligt dataskyddslagstiftning informera de misstänkta om anklagelserna mot dem. Det är ett rättsligt krav i de fall då man objektivt kan fastställa att avslöjandet av information till den misstänkta inte längre kan få en negativ effekt på undersökningen i fråga. Så långt det är rättsligt möjligt kommer din identitet som visselblåsare inte att röjas och vi kommer även att vidta åtgärder för att säkerställa att det inte går att dra några slutsatser om din identitet som visselblåsare.
Konfidentialiteten kan inte garanteras om du avsiktligt skickar in falsk information i syfte att misskreditera en person (angivelse).
Under rapporteringsprocessen eller genomförandet av en specialutredning kan det bli nödvändigt att vidarebefordra rapporter till ytterligare anställda på Volkswagen AG eller dotterbolag i Volkswagen-koncernen och deras anställda, t.ex. om rapporterna berör aktiviteter i dotterbolagen i Volkswagen-koncernen. Om det är nödvändigt i klargörande syfte kan uppgifter överföras till dotterbolagen i Volkswagen-koncernen i ett land utanför EU eller EES på grundval av lämpliga dataskyddsgarantier som skyddar de berörda. Om Europeiska kommissionen inte fattat ett beslut om adekvat skyddsnivå för landet utanför EU eller EES överensstämmer ovannämnda garantier med EU:s standardavtalsklausuler. Registrerade har rätt att från Volkswagen AG erhålla en kopia av lämpliga garantier för överföring av personuppgifter till tredjeland.
Vi säkerställer alltid att lämpliga dataskyddsregler efterlevs vid delning av rapporter.
Andra möjliga mottagarkategorier är brottsbekämpande myndigheter, antitrustmyndigheter, andra administrativa myndigheter, domstolar och internationella advokat- och revisionsfirmor som anlitas av Volkswagen-koncernen om lagen eller dataskyddslagstiftning så kräver.
Alla personer som får åtkomst till uppgifterna måste hålla dem konfidentiella.
Lagring av personuppgifter
Personuppgifter kommer att lagras så länge som det behövs i klargörande syfte och för slutlig bedömning, eller som företaget har ett berättigat intresse eller som lagen kräver. Uppgifterna raderas därefter i enlighet med lagen. Lagringens varaktighet beror framför allt på misstankarnas allvarlighet och det rapporterade potentiella tjänstefelet.
Registrerades rättigheter
Enligt EU:s dataskyddslagstiftning har du och de personer som namnges i rapporten rätt till information, rättelse, radering, begränsning av behandling och att invända mot behandling av dina personuppgifter. Om rätten att invända mot behandlingen av personuppgifter åberopas kommer nödvändigheten i att lagra uppgifterna för undersökning av en rapport omedelbart utvärderas. Uppgifter som inte längre behövs kommer att raderas omedelbart. För ytterligare information och möjligheten att hävda dina rättigheter:
Webbplats: https://datenschutz.volkswagen.de/
E-post: info-datenschutz@volkswagen.de
Du har också rätt att klaga till dataskyddsmyndigheten.
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
https://www.lfd.niedersachsen.de/
Använda visselblåsarsystemet
Typ av personuppgifter som samlas in
Visselblåsarsystemet används frivilligt. Vi samlar in följande personuppgifter och information när du skickar in en rapport via visselblåsarsystemet:
- Ditt namn, om du lämnar ut din identitet
- Om du är anställd hos Volkswagen AG
- Om tillämpligt namnen på personer eller andra personuppgifter avseende de personer som namnges i din rapport.
Kommunikation mellan din dator och rapporteringssystemet utförs via en krypterad anslutning (SLL). IP-adressen till din dator lagras inte när du använder visselblåsarportalen. För att upprätthålla anslutningen mellan din dator och BKMS® System lagras en cookie som endast innehåller sessions-id på din dator. Cookien är endast giltig till slutet av sessionen och upphör att gälla när du stänger webbläsaren.
Du väljer själv en pseudonym/ användarnamn och lösenord när du skapar en säker brevlåda i visselblåsarsystemet. På så sätt kan du skicka säkra meddelanden till relevant anställd i Volkswagen AG under ditt namn eller anonymt. Systemet lagrar endast uppgifter inuti visselblåsarsystemet, vilket gör det extra säkert. Det är inte en form av vanlig e-postkommunikation.
Att tänka på när du skickar bilagor
När du skickar en rapport eller kompletterande information kan du välja att bifoga bilagor till den ansvariga på Volkswagen AG. Om du vill skicka en anonym rapport ska du tänka på följande säkerhetsinformation: Filer kan innehålla dolda personuppgifter som kan äventyra din anonymitet. Ta bort dessa uppgifter innan du skickar filerna. Om du inte kan ta bort uppgifterna eller är osäker på hur det går till kan du kopiera texten i bilagan till din rapporttext eller skicka ett utskrivet dokument anonymt till den adress som anges i sidfoten, och ange referensnumret som du får i slutet av rapporteringsprocessen.
Version daterad: 2018-05-25