Уведомление о конфиденциальности данных
Мы очень серьезно подходим к вопросам защиты данных и конфиденциальности и соблюдаем положения Общего регламента ЕС о защите данных (EU-GDPR), а также действующие национальные положения о защите данных. Прежде чем отправить сообщение, внимательно прочтите эту информацию о защите данных.
Цель и правовые основания системы информирования
Система информирования (BKMS® System) служит для защищенных и конфиденциальных приема, обработки и управления сообщениями о нарушениях правил нормативно-правового соответствия (комплаенс), установленных Otto GmbH & Co. KGaA и предприятиями, связанными с Otto Group. Обработка личных данных в рамках системы BKMS® System основана на обоснованной заинтересованности нашего предприятия в обнаружении и предотвращении злоупотреблений и тем самым недопущении ущерба для Otto GmbH & Co. KGaA и Otto Group, ее сотрудников и клиентов (Статья 6, абзац (1), половина предложения, 1 буква (f) GDPR в сочетании с §§ 30, 130 Закона Германии об административных правонарушениях (Ordnungswidrigkeitengesetz, OwiG). Кроме того, обработка необходима для выполнения установленного законом обязательства (ст. 6(1) полупредложение 1(c) GDPR в сочетании со ст. 8 Политики информирования о нарушенияхо нарушениях ст. 6 (1), половина предложения, буква (c) GDPR в сочетании с соответствующим актом об исполнении, например, § 10 Закона Германии о защите информаторов (HinSchG).
Обратите внимание, что, будучи информатором, вы можете подать заявление в режиме онлайн, не раскрывая своей личности.
Ответственные стороны
Сторона, ответственная за защиту данных в системе информирования:
Otto GmbH & Co. KGaA , Werner-Otto-Straße 1-7, 22179 Hamburg.
Система информирования управляется специализированным предприятием EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich в Германии, от имени Otto GmbH & Co. KGaA .
Личные данные и информация, введенная в систему информирования, хранятся в базе данных имеющего высокую степень безопасности центра обработки и хранения данных, управляемого предприятием EQS Group GmbH. Доступ к данным имеет только Otto GmbH & Co. KGaA и предприятия, связанные с Otto Group. EQS Group GmbH и прочие третьи лица не имеют доступа к этим данным. Такой порядок обеспечивается сертифицированной процедурой при помощи целого ряда технических и организационных мер.
Все данные хранятся в зашифрованном состоянии с несколькими уровнями защиты по паролю, вследствие чего доступ ограничен очень узким кругом специально уполномоченных лиц от Otto GmbH & Co. KGaA и предприятий, связанных с Otto Group.
В штате Otto GmbH & Co. KGaA имеется сотрудник по защите данных. Вопросы относительно защиты данных в Otto GmbH & Co. KGaA можно отправлять в Otto GmbH & Co. KGaA по адресу datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Тип собираемых личных данных
Использование системы информирования осуществляется на добровольной основе. Если вы отправляете сообщение через систему информирования, мы собираем следующие личные данные и информацию:
- Ваше имя, если вы предпочитаете раскрыть свою личность
- ваши контактные данные, если вы их сообщаете
- Являетесь ли вы сотрудником Otto GmbH & Co. KGaA или предприятия, связанного с Otto Group
- Имена и прочие личные данные лиц, которых вы перечисляете в своем сообщении, если таковые имеются
Конфиденциальная обработка сообщений
Входящие сообщения принимаются узким кругом специально уполномоченных и специально обученных сотрудников подразделения по комплаенс Otto GmbH & Co. KGaA и предприятий, связанных с Otto Group, и всегда обрабатываются в конфиденциальном порядке. Сотрудники подразделения Otto GmbH & Co. KGaA по комплаенс и/или подразделения по комплаенс вовлеченных предприятий оценивают суть сообщения и производят то или иное дальнейшее расследование, как того требует специфика рассматриваемого дела.
В рамках обработки сообщения или в рамках специального расследования может возникнуть необходимость поделиться сообщениями с дополнительными сотрудниками Otto GmbH & Co. KGaA или сотрудниками других предприятий группы, напр., если эти сообщения относятся к происшедшему в дочерних компаниях. Последние могут базироваться в странах за пределами Европейского Союза или Европейского экономического пространства, в которых существуют свои положения о защите личных данных. В любом случае мы гарантируем, что при такой передаче сообщений соблюдаются соответствующие правила защиты данных.
Все официальные лица, получающие доступ к данным, обязаны соблюдать конфиденциальность.
Информирование обвиняемого
По закону мы обязаны информировать обвиняемых о любого рода сообщениях, содержащих обвинения в их адрес, как только раскрытие этой информации перестает ставить под угрозу расследование. Ваша личность как информатора раскрываться не будет, за исключением случаев, когда мы обязаны будем сделать это по закону.
Права субъекта данных
В соответствии с европейским законодательством о защите данных, вы и лица, названные в сообщении, имеете право на доступ, уточнение, стирание, ограничение обработки и переносимость, а также возражение против обработки своих личных данных. В случае, если имеет место желание воспользоваться правом на возражение против обработки личных данных, то необходимость хранимых данных для рассмотрения сообщения будет немедленно подвергнута оценке. Данные, которые больше не нужны, будут сразу удалены.
Права, перечисленные выше, которые вы имеете по отношению к нам, можно заявлять в Otto Group (GmbH & Co KG) по адресу datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Вы имеете также право подать жалобу в надзорный орган.
Личные данные хранятся до тех пор, пока существует необходимость прояснить ситуацию и произвести заключительную оценку, или же до тех пор, пока существует законный интерес со стороны предприятия либо хранение требуется по закону. После завершения обработки отчета данные будут удалены в соответствии с действующими законодательными требованиями.
Использование портала для информирования
Связь между вашим компьютером и системой информирования происходит через шифрованное соединение (SSL). Во время использования системы информирования ваш IP-адрес не сохраняется. Для того, чтобы поддерживать связь между вашим компьютером и системой BKMS® System, на вашем компьютере хранится файл cookie, которые содержит только идентификатор сеанса (так называемый файл cookie сеанса). Этот файл cookie действует только до окончания сеанса и перестает функционировать после закрытия окна браузера.
В рамках системы информирования можно зарегистрировать почтовый ящик, защищенный индивидуально выбранным псевдонимом/именем пользователя и паролем. Это позволяет вам отправлять сообщения соответствующему ответственному сотруднику Otto GmbH & Co. KGaA или/и предприятий, связанных с Otto Group, как от своего имени, так и анонимно, безопасным способом. Эта система сохраняет данные только внутри системы информирования, что делает ее особенно безопасной. Она не является формой регулярного обмена электронными письмами.
Примечание по отправке приложений
При передаче сообщения или дополнения к нему вы можете одновременно отправить приложения в адрес ответственного сотрудника Otto GmbH & Co. KGaA и/или ассоциированных предприятий. Если вы хотите отправить анонимное сообщение, примите к сведению следующую информацию о безопасности использования: файлы могут содержать скрытые личные данные, которые могут поставить под угрозу вашу анонимность. Удалите такие данные перед отправкой. Если вы не можете удалить эти данные или не знаете, как это сделать, скопируйте текст своего приложения в текст сообщения или отправьте распечатанный документ анонимно по указанному в нижнем колонтитуле адресу, сделав ссылку на номер сообщения (контрольный номер), полученный в конце процесса отправки сообщения.
Версия: Март 2024 г.
«Справедливое, уважительное и ответственное взаимодействие является основой нашего ежедневного сотрудничества. Речь идет о соблюдении применимых законов и нормативных актов, уважении этических ценностей и содействии устойчивому развитию. Если у вас сложилось впечатление, что юридический или моральный компас в какой-то момент указывает в неправильном направлении, мы будем благодарны за сообщение по этому поводу. Наша система информирования позволяет любому человеку связаться в духе доверия с нашей командой по комплаенс; при желании это можно сделать анонимно.»