Allianz SE Oznámenie o ochrane osobných údajov pre nástroj SpeakUp
Ochrana vašich osobných údajov je pre nás tou najvyššou prioritou. Toto oznámenie si dôkladne prečítajte.
Toto oznámenie o ochrane osobných údajov spoločnosti Allianz SE („Allianz“, „my, „naše“ alebo „nám“) týkajúce sa osobných údajov (t. j. údajov, ktoré je možné spojiť/priradiť konkrétnej osobe, „osobné údaje“), ktoré spoločnosť Allianz získala prostredníctvom nástroja SpeakUp a následného šetrenia dodržiavania pravidiel.
Prostredníctvom nášho kanála pre oznamovanie incidentov s názvom „SpeakUp“ poskytujeme prostriedok na oznamovanie konkrétnych incidentov týkajúcich sa porušení pravidiel napr. (neúplný zoznam): podvod, krádež, korupcia, porušenia zásad a postupov pri prijímaní darov a pohostenia, porušenia zákonov na ochranu hospodárskej súťaže, finančné nezrovnalosti alebo porušenia ustanovení z oblasti účtovníctva a daní, falšovanie a/alebo manipulácia s obchodnými a/alebo finančnými záznamami spoločnosti, akýkoľvek druh diskriminácie alebo obťažovania, potenciálny konflikt záujmov.
Toto oznámenie o ochrane osobných údajov stanovuje, aký druh osobných údajov budeme zhromažďovať, spracúvať a používať, na aké účely, komu tieto osobné údaje poskytneme a aké práva máte v tomto ohľade ako dotknutá osoba.
1. Kto je prevádzkovateľ?
Prevádzkovateľ je jednotlivec alebo právnická osoba, ktorá prevádzkuje a je zodpovedná za uchovávanie a používanie osobných údajov v papierovej alebo elektronickej podobe.
Spoločnosť Allianz SE, ktorá je holdingovou spoločnosťou skupiny Allianz sídliacou v Nemecku na adrese Koeniginstrasse 28, 80802 Mníchov, Nemecko, je prevádzkovateľ podľa relevantných zákonov a nariadení o ochrane osobných údajov. V prípade, že sa údajné porušenie týka spoločností skupiny Allianz, iné spoločnosti skupiny Allianz budú tiež prevádzkovateľmi v rozsahu nevyhnutnom na riešenie údajného porušenia. Zoznam spoločností skupiny Allianz nájdete tu:
https://www.allianz.com/en/privacy-statement.html#TabVerticalNegative2523488475
Systém SpeakUp je uložený v databáze a prevádzkuje ho spoločnosť EQS Group GmbH, ktorá je v menej spoločnosti Allianz nezávislým prevádzkovateľom so sídlom na adrese 80333 München, Karlstraße 47. Všetky údaje sú šifrované, chránené heslom a uložené v zabezpečenom úložisku, takže prístup k obsahu hlásení v systému SpeakUp je obmedzený len pre oprávnených zamestnancov skupiny Allianz.
2. Aké osobné údaje sa budú zhromažďovať?
Zhromažďujeme a spracúvame o vás rôzne typy osobných údajov, aby sme splnili účely tohto vyhlásenia vrátane týchto údajov:
- priezvisko a krstné meno,
- kontaktné informácie (napr. e-mailová adresa, telefónne číslo),
- obchodné vzťahy,
- vzťah so spoločnosťou Allianz,
- informácie o všetkých sťažnostiach podaných vami alebo súvisiacich s vami,
- informácie o súčasných alebo minulých šetreniach, do ktorých môžete byť zahrnutý/á alebo ktoré sa vás týkajú,
- informácie potrebné na preskúmanie nevhodných alebo údajných trestných činností alebo porušenia etického kódexu spoločnosti Allianz.
Spoločnosť Allianz uvíta, ak pri odoslaní podozrenia na porušenie pravidiel odhalíte svoju totožnosť. Mnohé šetrenia je možné realizovať rýchlejšie a efektívnejšie, ak je meno oznamovateľa známe, pretože odborník zaoberajúci sa hlásením môže oznamovateľa priamo kontaktovať. Nástroj SpeakUp ale chráni anonymitu oznamovateľov, ktorí nechcú svoju totožnosť odhaliť. Pri vytváraní svojej chránenej poštovej schránky si môžete zvoliť vlastný pseudonym/používateľské meno a heslo. Pokiaľ neuvediete údaje, podľa ktorých by bolo možné určiť vašu identitu, vaše hlásenie bude anonymné vďaka niekoľkým technickým a organizačným opatreniam, ako napríklad šifrovanie.
Ohlásené informácie môžu obsahovať osobné údaje o iných jednotlivcoch spoločnosť Allianz tieto vyhodnotí. Výsledkom môže byť začatie interných alebo externých šetrení, čo môže mať ďalšie negatívne dôsledky pre dotknuté osoby. Preto uvádzajte iba informácie, o ktorých predpokladáte, že sú podľa vášho najlepšieho vedomia správne a relevantné pre údajné porušenie pravidiel. Ak hlásenie podáte v dobrej viere a podľa svojho najlepšieho vedomia, nebudete čeliť negatívnym dôsledkom toho, že sa ozvete.
Poskytnutie nepravdivých alebo zavádzajúcich informácií ale môže mať pre vás dôsledky. Úmyselné šírenie nepravdivých informácií je v mnohých krajinách predmetom trestného stíhania. Vo všeobecnosti Nám, prosím, neposkytujte informácie, ktoré sú vo vašej krajine predmetom trestného stíhania.
3. Na aké účely spracúvame a používame vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje spracúvame na účel poskytovania globálneho ohlasovacieho kanála protispoločenskej činnosti pre našich zamestnancov, akcionárov, zákazníkov a všeobecnú verejnosť a na preskúmanie a pomenovanie nevhodného konania vrátane údajnej trestnej činnosti (napr. podvod) a porušení etického kódexu spoločnosti Allianz.
Spoločnosť Allianz podnikne príslušné kroky, aby ohlásené informácie starostlivo použila a uplatní tie najvyššie štandardy zachovávania dôvernosti, pozornosti a obozretnosti. Zodpovednosť za spracovanie hlásení prijatých prostredníctvom nástroja SpeakUp nesia útvar compliance. Po odoslaní hlásenia dostane útvar compliance informáciu a overí, či je potrebné hĺbkové preskúmanie. Každé šetrenie môže vykonávať interný alebo externý odborník v závislosti od údajného porušenia. Externí odborníci sú zmluvne a právne zaviazaní povinnosťou zachovávať mlčanlivosť a chrániť tak osobné údaje spracúvané spoločnosťou Allianz. Útvar auditu, právny a ľudských zdrojov sú tiež často zapojené do procesu preskúmavania dodržiavania zákonov. Vo významných prípadoch dostane okamžite informácie aj predstavenstvo, ktoré je pravidelne informované o dôležitých zisteniach.
Vo všeobecnosti sa musí nástroj SpeakUp využívať len na odosielanie hlásení týkajúcich sa kategórií dodržiavania zákonov uvedených vyššie. Ak obsah vášho hlásenia nespadá do žiadnej kategórie dodržiavania zákonov, posunieme vaše hlásenie zodpovednému útvaru spoločnosti Allianz za predpokladu, že to považujeme za potrebné a vhodné. Napríklad hlásenia o osobných záležitostiach môžu byť odoslané útvaru ľudských zdrojov.
4. Na akom právnom základe zhromažďujeme, spracúvame a používame vaše osobné údaje?
Na zhromažďovanie, spracúvanie a použitie vašich osobných údajov používame tento právny základ:
- Súhlas. Spoliehame sa na váš súhlas so zverejnením vašej totožnosti v prípade, že ste oznamovateľ. Pri zadávaní informácií do systému SpeakUp vás systém požiada o súhlas so získavaním, spracovaním a používaním vašich osobných údajov, ako je uvedené vyššie. Budete mať naďalej právo odvolať svoj súhlas so zverejnením vašej totožnosti dotknutým osobám, ale nezabudnite, že toto odvolanie súhlasu bude možné len do jedného mesiaca po hlásení. Možno budeme musieť poskytnúť vašu totožnosti iným tretím stranám, ako je to uvedené v časti 5. Ak nechcete, aby spoločnosť Allianz zhromažďovala, spracúvala ani používala vaše osobné údaje, môžete podať hlásenia anonymne.
- Právna povinnosť. Osobné údaje spracúvame na to, aby sme splnili právne povinnosti, ktoré pre nás platia (napr. umožnenie oznamovania protispoločenských činností našim zamestnancom).
- Oprávnený záujem. Máme oprávnený záujem na tom, aby sme zaistili, že porušenia platných zákonov alebo nariadení a porušenia etického kódexu spoločnosti Allianz sa vhodne a včas vyriešia tak, aby bola spoločnosť Allianz, jej zamestnanci, akcionári, zákazníci a všeobecná verejnosť chránená pred výsledkami a vplyvom nezákonného alebo nevhodného konania.
5. Kto bude mať prístup k vašim osobným údajom?
Zabezpečíme, aby sa vaše osobné údaje spracúvali spôsobom kompatibilným s účelmi uvedenými vyššie.
Na konkrétne účely sa môžu vaše osobné údaje poskytnúť týmto stranám, ktoré pôsobia ako externí prevádzkovatelia:
- V prípade, že sa údajné porušenie týka iných spoločností zo skupiny Allianz, bude upovedomené príslušný útvar v týchto spoločnostiach a
- oprávnení externí odborníci (napr. externý poradca, audítori, forenzní experti atď.).
Na uvedené účely môžeme vaše osobné údaje poskytnúť aj týmto stranám, ktoré pôsobia ako prevádzkovatelia z nášho poverenia:
- oprávnení zástupcovia, dodávatelia a poskytovatelia služieb.
Okrem toho môžeme vaše osobné údaje poskytnúť v týchto prípadoch:
- Spoločnosť Allianz môže byť zákonom zaviazaná poskytnúť niektorým vládnym úradom vrátane a bez obmedzenia vládnych vyšetrovacích agentúr alebo súdov informácie o oznámených porušeniach zákonov. Ak máme povinnosť poskytnúť tieto informácie, ako aj v prípade konfiškácie, vami poskytnuté informácie, ktoré spoločnosť Allianz získala pomocou nástroja SpeakUp alebo pri následnom šetrení dodržiavania zákonov, nemôžeme zamlčať.
- V niektorých prípadoch nemusí byť spoločnosť Allianz povinná poskytnúť osobné údaje vládnym úradom, ale môže tak vykonať dobrovoľne. Dajte nám vedieť, ak nechcete, aby sme vaše osobné údaje vrátane vašej totožnosti dobrovoľne poskytli vládnym úradom (pokiaľ nie je ich poskytnutie nevyhnutné na ochranu legitímnych záujmov spoločnosti Allianz).
- Zákon často vyžaduje, aby obvinené osoby a svedkovia uvedení v hlásení o údajnom porušení zákona boli upovedomení a vypočutí. Tieto osoby budú mať možnosť vyjadriť svoj názor na hlásenie počas šetrenia. V prípade neanonymného hlásenia môžu mať dotknuté osoby zákonné práva na informácie, čo môže vyžadovať poskytnutie vášho mena pri neexistencii primárneho záujmu. Dajte nám vedieť, ak si neželáte, aby sme poskytli vaše meno ako oznamovateľa. Naďalej budete mať právo odvolať svoj súhlas so zverejnením vašej totožnosti dotknutým osobám, ale majte na pamäti, že stiahnutie bude možné len do jedného mesiaca po hlásení.
6. Kde sa vaše osobné údaje spracúvajú?
Vaše osobné údaje môžu spracúvať v rámci aj mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHS) strany uvedené vyššie, ktoré sú vždy predmetom zmluvných obmedzení týkajúcich sa zachovávania mlčanlivosti a bezpečnosti v súlade s platnými zákonmi a nariadeniami o ochrane osobných údajov. Vaše osobné údaje neposkytneme stranám, ktoré nemajú právo na ich spracúvanie.
Vždy, keď prenesieme vaše osobné údaje na spracúvanie mimo EHS do inej spoločnosti skupiny Allianz, urobíme tak na základe záväzných vnútropodnikových pravidiel (ZFP) spoločnosti Allianz, ktoré sú známe ako štandard ochrany osobných údajov spoločnosti Allianz (ŠOOÚ), ktoré stanovujú adekvátnu ochranu osobných údajov a sú právne záväzné pre spoločnosti skupiny Allianz. Verejná verzia ZFP a zoznam spoločností skupiny Allianz, ktoré ich spĺňajú, nájdete na stránke Allianz.com.
Keď neplatia ZFP, prijmeme namiesto nich kroky, aby sme zaistili, že pri prenose vašich osobných údajov mimo EHS sa dosiahne adekvátna úroveň ochrany podobná tej v EHS. Záruky, na ktoré sa pri takýchto prenosoch spoliehame (napr. štandardné zmluvné doložky) vám poskytneme na nižšie uvedených kontaktných informáciách.
7. Aké práva máte s ohľadom na svoje osobné údaje?
V rozsahu, ktorý povoľujú platné zákony a nariadenia o ochrane osobných údajov, máte právo:
- na prístup k svojim osobným údajom a zistenie pôvodu údajov, účely a ciele spracovania, podrobnosti o prevádzkovateľovi/prevádzkovateľoch a stranách, ktorým môžeme tieto údaje poskytnúť,
- na aktualizáciu a opravu svojich osobných údajov tak, aby boli presné,
- požiadať o vymazanie svojich osobných údajov, ak viac nie sú potrebné na účely uvedené vyššie,
- získať svoje osobné údaje v elektronickom formáte,
- obmedziť spracovanie osobných údajov za určitých okolností, napríklad, ak ste namietli presnosť svojich osobných údajov na obdobie, ktoré umožní spoločnosti Allianz overiť ich presnosť,
- namietať proti spracúvaniu svojich osobných údajov na základe osobnitných dôvodov týkajúcich sa osobitnej situácie, ktorá má prednosť pred našimi závažnými oprávnenými dôvodmi na spracovanie,
- kedykoľvek odvolať svoj súhlas, keď sa vaše osobné údaje spracúvajú na základe takéhoto súhlasu, bez ovplyvnenia zákonnosti spracovania na základe tohto súhlasu pred jeho odvolaním a spracovania realizovaného na inom právnom základe (napr. oprávnený záujem) a
- podať sťažnosti našej spoločnosti a/alebo relevantnému orgánu na ochranu osobných údajov.
Svoje práva môžete využiť tak, že nás budete kontaktovať podľa detailných pokynov v časti 10 nižšie, uvediete svoje meno, e-mailovú adresu a účel vašej žiadosti. Nezabudnite, že toto nie sú absolútne práva, ale budeme ich plne dodržiavať podľa našich právnych povinností.
8. Aké bezpečnostné opatrenia sme implementovali na ochranu vašich osobných údajov?
Spoločnosť Allianz implementovala primerané technické a organizačné bezpečnostné opatrenia (napr. regulovanie prístupu, šifrovanie, fyzické zabezpečenie, ako napríklad zamknuté kancelárie) na ochranu vašich osobných údajov získaných spoločnosťou Allianz prostredníctvom nástroja SpeakUp a všetkých následných šetrení neoprávneného prístupu, zneužitia, straty alebo zničenia.
9. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje uchováme len na nevyhnutne potrebnú dobu, kým nevyšetríme a nevyriešime oznámené porušenie vrátane nápravy všetkých zistených nedostatkov a vyriešenia prípadného súdneho konania. Vaše osobné údaje sa uložia na dlhšie, ak je ich ďalšie uchovanie nevyhnutné na základe právnych, regulačných alebo zmluvných povinností alebo ak to povoľuje zákon.
10. Ako vás môžem kontaktovať?
Ak máte akékoľvek otázky o tom, ako spoločnosť Allianz SE používa vaše osobné údaje, môžete nás kontaktovať poštou alebo e-mailom pomocou kontaktných údajov uvedených nižšie:
Allianz SE
Úradník pre ochranu osobných údajov v rámci skupiny
Koeniginstrasse 28
80802 Mníchov, Nemecko
E-mail: GoodPrivacy@allianz.com
Ak sa vaša otázka týka toho, ako spoločnosti skupiny Allianz používajú vaše osobné údaje, môžete použiť podrobné kontakty uvedené v časti 10 a my posunieme vašu žiadosť zodpovednej osobe príslušnej spoločnosti skupiny Allianz.
11. Ako často aktualizujeme toto oznámenie o ochrane osobných údajov?
Toto oznámenie o ochrane osobných údajov pravidelne revidujeme. Budeme vás informovať, ak dôjde k dôležitej zmene, ktorá môže mať vplyv na spracúvanie vašich osobných údajov.
Toto oznámenie o ochrane osobných údajov bolo naposledy aktualizované v apríli 2022.