Informação sobre a proteção de dados
A proteção de dados e a confidencialidade é muito importante para nós e cumprimos sempre com as disposições do Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE (RGPD), bem como com os atuais regulamentos nacionais de proteção de dados. Por favor, leia atentamente esta informação sobre a proteção de dados antes de enviar uma mensagem.
Finalidade e fundamentação legal do sistema de denúncia
O sistema de denúncia (BKMS® System) é usado para aceitar, processar e gerir de modo seguro e confidencial qualquer tipo de informação recebida sobre uma violação de um requisito de conformidade da Otto (GmbH & Co KG) e das empresas afiliadas do Otto Group. O processamento dos dados pessoais no âmbito do BKMS® System baseia-se no interesse justificado da nossa empresa em descobrir e prevenir abusos e, assim, evitar quaisquer prejuízos para a Otto (GmbH & Co KG), e empresas do Otto Group, assim como dos seus colaboradores e clientes de acordo com o RGPD (Art. 6 (1) metade da frase, alínea 1 (f), em conjunto com a Lei da Alemanha sobre as Infrações Administrativas (German Act on Administrative Offences (Ordnungswidrigkeitengesetz, OwiG)), título 30, parágrafo 130. Para além disso, este processamento é necessário para cumprir com a obrigação legal do RGPD (Art. 6(1) metade da frase, alínea 1 (c) em conjunto com o Art. 8 da Lei da Política do Denunciante (Whistleblower Policy) ou do RGPD Art. 6(1) metade da frase, alínea 1 (c) em conjunto com a respetiva lei de implementação, tal como a Lei da Alemanha de Proteção do Denunciante (German Whistleblower Protection Act (HinSchG)), parágrafo 10.
Queira notar que como denunciante, poderá submeter uma denúncia pela internet sem revelar a sua identidade.
Responsável pelo tratamento de dados
A entidade responsável pela proteção de dados no sistema de denúncia de irregularidades é a sociedade
Otto (GmbH & Co KG), com sede em Werner-Otto-Str. 1–7, 22179 Hamburgo.
O sistema de denúncia é operado por uma empresa especializada, denominada EQS Group GmbH, com sede em Bayreuther Str. 35, 10789 Berlim, na Alemanha, em nome da Otto (GmbH & Co KG).
Os dados pessoais e informações inseridas no sistema de denúncia são armazenados numa base de dados de um centro de dados de alta segurança, operado pela EQS Group GmbH. Os dados do sistema de denúncia apenas são acedidos apenas por colaboradores autorizados da Otto (GmbH & Co KG) e pelas empresas afiliadas do Otto Group. A EQS Group GmbH e outras partes terceiras não têm acesso aos dados. Isto é assegurado através do procedimento certificado por meio de medidas técnicas e organizacionais complexas.
Todos os dados são armazenados já encriptados com vários níveis de proteção por palavra-passe, de forma que o acesso seja restrito a um número muito reduzido de pessoas expressamente autorizadas pela Otto (GmbH & Co KG) e outras empresas afiliadas do Otto Group.
A Otto (GmbH & Co KG) nomeou um técnico de proteção de dados. Todas as questões relativas à proteção de dados da Otto (GmbH & Co KG) podem ser enviadas para datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Tipo de dados pessoais recolhidos
A utilização do sistema de denúncia é voluntária. Quando nos envia uma mensagem através do sistema de denúncia, os seguintes dados pessoais são recolhidos:
- o seu nome, se optar por revelar a sua identidade,
- os seus dados de contato, se desejar revelar,
- se é um dos colaboradores da Otto (GmbH & Co KG) ou de uma das empresas afiliadas do Otto Group e
- os nomes e outros dados pessoais das pessoas que nomeou na sua mensagem, caso aplicável.
Tratamento confidencial de denúncias
As mensagens são recebidas por uma pequena seleção de colaboradores expressamente autorizados pelo departamento de conformidade da Otto (GmbH & Co KG) e das empresas afiliadas do Otto Group e são sempre tratados de modo confidencial. São os colaboradores do departamento de conformidade da Otto (GmbH & Co KG) e/ ou do departamento de conformidade das empresas do Otto Group que avaliam a questão e realizam qualquer investigação adicional requerida pelo caso específico.
Ao processar uma mensagem ou conduzir uma investigação especial, pode ser necessário partilhar as mensagens com outros colaboradores da Otto (GmbH & Co KG) ou colaboradores de outras empresas do grupo, por exemplo se as mensagens fizerem referência a incidentes em empresas subsidiárias. Estas empresas do grupo podem situar-se em países fora da União Europeia ou do Espaço Económico Europeu que possuem diferentes regulamentos sobre a proteção de dados pessoais. Garantimos sempre que os regulamentos de proteção de dados aplicáveis são cumpridos ao partilhar mensagens.
Todas as pessoas que recebem acesso aos dados são obrigadas a manter a confidencialidade.
Informação sobre a parte acusada
Somos legalmente obrigados a informar as partes acusadas sobre quaisquer mensagens recebidas contra elas, a partir do momento em que a divulgação desta informação deixe de comprometer a investigação. A sua identidade enquanto denunciante não será divulgada a menos que a lei nos obrigue a tal.
Direitos dos titulares dos dados
De acordo com a legislação europeia de proteção de dados, o(a) autor(a) da mensagem e as pessoas mencionadas na denúncia têm o direito ao acesso, retificação, eliminação, restrição do processamento e direito portabilidade dos dados, assim como ao direito de objetar o processamento dos seus dados pessoais. Se for exercido o direito de objetar o tratamento dos dados pessoais, será avaliada imediatamente a necessidade de armazenar os dados da análise de uma mensagem. Os dados que deixam de ser necessários serão apagados imediatamente.
Todos os direitos acima apresentados, podem ser confirmados pela Otto (GmbH & Co KG) pelo email: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
O(a) autor(a) da mensagem também tem o direito de apresentar uma reclamação junto da autoridade supervisora.
Os dados pessoais são retidos pelo tempo que for necessário para esclarecer a situação e realizar uma avaliação final, ou enquanto existir um interesse legítimo por parte da empresa ou a retenção for exigida por lei. Após o processamento da mensagem, os dados serão apagados de acordo com os respetivos requisitos legais vigentes.
Utilização do sistema de denúncia
A comunicação entre o seu computador e o sistema de denúncia ocorre através de uma conexão codificada (SSL). O seu endereço IP não será armazenado durante a sua utilização do sistema de denúncia. Para manter a conexão entre o seu computador e o BKMS® System, é armazenado um cookie no seu computador que possuirá apenas o ID da sessão (o chamado cookie de sessão). Este cookie é válido apenas até o final da sessão e expira quando encerrar o seu navegador.
É possível criar uma caixa de correio protegida no sistema de denúncia, por um pseudónimo/ nome de utilizador e palavra-passe escolhidos individualmente. Isso permite que envie comunicados para o colaborador responsável da Otto (GmbH & Co KG) e/ ou para uma das empresas afiliadas do Otto Group seja por nome ou de forma anónima e segura. Este sistema só armazena dados dentro do sistema de denúncia, o que o torna particularmente seguro. Este não é uma forma de comunicação regular por e-mail.
Nota sobre o envio de anexos
Ao enviar uma mensagem ou informação adicional, pode enviar quaisquer anexos ao mesmo tempo para o colaborador responsável da Otto (GmbH & Co KG) e/ ou para uma das empresas afiliadas do Otto Group. Se desejar enviar uma mensagem de denúncia anónima, note o seguinte aviso de segurança: Os ficheiros podem conter dados pessoais ocultos que podem comprometer o seu anonimato. Remova todas essas informações antes de enviar um ficheiro. Se não conseguir remover estes dados ou não tiver certeza de como fazê-lo, copie o texto do seu anexo para o conteúdo da mensagem ou envie o documento impresso anonimamente para o endereço indicado no rodapé, citando o número de referência recebido no final do processo de comunicação.
Versão: 25 de outubro de 2023
