Política de privacidade
A proteção e confidencialidade dos seus dados pessoais é de extrema importância para nós. Esta política de privacidade permite-lhe compreender os nossos compromissos e os seus direitos em relação ao tratamento dos seus dados pessoais no contexto da gestão do sistema de denúncia do Grupo Lactalis (adiante designado “Plataforma de denúncia”).
1. Definições
O que são dados pessoais?
Dados pessoais são informações que o identificam. Isto pode ser informação que o identifica diretamente, como o seu nome e sobrenomeo, ou que o identifica indiretamente, como a sua data de nascimento ou endereço.
O que é o tratamento de dados pessoais?
O tratamento de dados pessoais é qualquer operação ou série de operações realizada com base nos dados pessoais, nomeadamente a recolha, o registo, o armazenamento, a modificação, divulgação ou eliminação dos seus dados pessoais.
O que é a plataforma de denúncia do Grupo Lactalis?
O Grupo Lactalis implementou uma plataforma de denúncia destinada a receber, processar e gerir de forma discreta e confidencial denúncias respeitantes a anomalias ou incidentes que violam a lei, regras e procedimentos internos do grupo, ou a política de anticorrupção do Grupo Lactalis, podendo ser consideradas corrupção ou tráfico de influências. Na plataforma de denúncia está disponível uma lista de tópicos principais, assim como os termos de utilização do sistema de denúncia, e Perguntas Frequentes, que pode consultar aqui: https://lactalisgroup.sharepoint.com/sites/ConformiteGroupe/SitePages/Ligne d'alerte - Acceuil.aspx
Com o objetivo de proteger os denunciantes, o Grupo Lactalis selecionou uma plataforma externa segura, a BKMS® System, que garante a proteção e confidencialidade dos dados pessoais dos denunciantes.
Para mais informação acerca da plataforma de denúncia, recomendamos que leia as Perguntas Frequentes ou o guia do utilizador, disponíveis na página inicial.
2. Quem é o responsável pelo tratamento de dados?
O Grupo Lactalis, localizado na rue Adolphe Beck, 10, 53000 Laval (França), é responsável pela plataforma de denúncia e o tratamento de dados pessoais ao longo de todo o processo (adiante designado “Lactalis”).
A plataforma de denúncia está hospedada no sistema BKMS® System e é gerida por uma empresa especializada, a EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munique, Alemanha, em nome da Lactalis.
Os dados introduzidos no BKMS® System, incluindo os dados pessoais, são armazenados numa base de dados gerida pela EQS Group GmbH num centro de dados de alta segurança. Apenas membros da Comissão de Compliance do Grupo têm acesso a estes dados. Nem a EQS Group GmbH nem outro terceiro têm acesso aos dados.
Todos os dados são encriptados e protegidos com a ajuda de vários níveis de proteção por senha, de modo que o acesso seja restrito a um número muito limitado de pessoas que foram explicitamente autorizadas pelo Departamento de Compliance do grupo.
3. Finalidades do tratamento de dados pessoais
A utilização da plataforma de denúncia é voluntária. Quando envia uma denúncia por meio da plataforma de denúncia, recolheremos os seguintes dados pessoais:
- o seu nome, se revelar a sua identidade.
- O seu estado enquanto trabalhador (permanente ou ocasional) da Lactalis ou uma das empresas afiliadas do Grupo Lactalis.
- Os nomes de pessoas e outros dados pessoais mencionados na sua denúncia, quando aplicável.
Poderemos recolher e tratar dados pessoais para os seguintes fins:
- Receber e processar denúncia senviadas através do sistema de denúncia.
- Responder a perguntas dos denunciantes ou pessoa(s) mencionada(s) na denúncia respeitantes à gestão do sistema de denúncia ou o tratamento de dados pessoais dentro do sistema.
- Gerir as solicitações dos denunciantes ou de pessoa(s) mencionada(s) na denúncia no que diz respeito ao exercício dos seus direitos relativamente aos seus dados pessoais: direito de objeção, direito à exclusão, direito à retificação, direito a restringir o tratamento, direito à portabilidade.
4. Tratamento confidencial de denúncias
As denúncias recebidas na plataforma de denúncia são examinadas por um número muito limitado de pessoas (membros da Comissão de Compliance do grupo, e peritos internos ou externos designados mediante autorização da comissão), todos com autorizações específicas e sujeitos a um nível elevado de confidencialidade. As denúncias são sempre tratadas com a mais estrita confidencialidade. Os membros da Comissão de Compliance do Grupo avaliam a admissibilidade da denúncia e, caso necessário, realizam investigações mais detalhadas.
Durante o processamento de uma denúncia pode ser necessário partilhar a informação recebida com outros trabalhadores do Grupo Lactalis mediante autorização expressa da Comissão de Compliance do Grupo. Estes trabalhadorespodem estar localizados fora da União Europeia ou do Espaço Económico Europeu e estar sujeitos a diferentes regulamentos sobre a proteção de dados pessoais. A conformidade com as disposições de proteção de dados aplicáveis no momento em que esses dados são transmitidos está sempre garantida.
5. Informações relativas a pessoas mencionadas na denúncia
De acordo com os regulamentos aplicáveis relativamente à proteção dos dados pessoais, a pessoa envolvida em uma denúncia admissível será informada pela Comissão de Compliance que será processada informação pessoal relativa à sua pessoa no prazo de um mês a partir da data de registo dos seus dados. Esta informação não contém informação acerca da identidade do autor da denúncia.
Esta informação pode ser retida sempre que possa comprometer a integridade ou os requisitos da investigação, por exemplo, sempre que haja o risco de destruição de provas. A informação será facultada quando excluído este risco.
6. Período de retenção de dados pessoais e fundamento legal do seu tratamento
Os dados pessoais recolhidos através da plataforma de denúncia são mantidos durante o período de tempo estritamente necessário para os fins especificados abaixo:
| Objetivo do tratamento | Período de retenção | Fundamentação legal |
|---|
| Receber e processar denúncia enviadas através do sistema de denúncia. | Os dados pessoais relacionados com uma denúncia que o responsável pelo tratamento de dados considere como não sendo do âmbito da plataforma de denúncia devem ser destruídos de imediato ou anonimizados. Se não for desencadeada qualquer ação sobre uma denúncia que recaia no âmbito da plataforma de denúncia, os dados pessoais relacionados com esta denúncia serão destruídos ou tornados anônimos no prazo de dois meses após o relatório de fechamento da Comissão de Compliance do Grupo. Se for iniciado um processo disciplinar ou judicial contra uma pessoa visada ou o autor de uma denúncia abusiva, os dados pessoais relacionados com a denúncia são mantidos até a conclusão do procedimento ou até que expire o prazo de recurso da decisão. Podemos ser obrigados a reter informação pessoal relacionada com a denúncia, em arquivos temporários, em conformidade com as obrigações legais a que o Grupo Lactalis possa estar sujeito (por exemplo, para fins de conformidade com obrigações contabilísticas, sociais ou fiscais). | Obrigações legais |
| Tratamento dos seus pedidos de informação | Os dados pessoais são armazenados durante o período de tempo necessário a dar resposta aos pedidos de informação em questão. | Interesse legítimo |
| Tratamento dos seus pedidos de exercício dos seus direitos relativamente aos seus dados pessoais | 3 anos a partir da data de processamento do seu pedido. | Interesse legítimo |
7. Direitos e recurso
De acordo com os regulamentos aplicáveis à proteção de dados pessoais, você tem o direito de acesso, retificação e exclusão dos seus dados pessoais. Tem ainda o direito a limitar o tratamento, o direito à portabilidade e o direito de objeção.
Para exercer os seus direitos, facultando a sua identidade por quaisquer meios, você pode nos contactar através do seguinte endereço de e-mail:
DPO@fr.lactalis.com ou via postal, para o seguinte endereço: Data Protection Officer (Responsável pela Proteção de Dados) – LGPO – Direction Affaires Juridiques Groupe 10 à 20 rue Adolphe Beck 53000 Laval (França).
Se for invocado o direito ao apagamento, iremos examinar até que ponto os dados armazenamentos são ainda necessários para processar a denúncia. Os dados que já não sejam necessários serão apagados.
Se for invocado o direito de oposição, examinaremos, com a maior brevidade possível, em que medida existem razões legítimas e convincentes para o tratamento que se sobreponham aos interesses e aos direitos e liberdades do titular dos dados, ou para estabelecer, exercer ou defender direitos legais.
Com base no direito de acesso, a pessoa em questão não pode obter a identificação do denunciante, de dados relacionados com terceiros ou informação obtida durante a investigação da denúncia.
Faremos o nosso melhor para responder aos seus pedidos de uma forma satisfatória. Se, por qualquer motivo, considerar a resposta recebida como não satisfatória, informamos que pode apresentar queixa junto de uma autoridade supervisora.
8. Utilização da plataforma de denúncia
A comunicação entre o seu computador e a plataforma BKMS® System ocorre através de uma ligação encriptada (SSL). A plataforma de denúncia não permite que os endereços IP sejam rastreados. Para manter a ligação entre o seu computador e o BKMS® System, será armazenado no seu computador um cookie que conterá meramente o ID da sessão (chamado "cookie nulo"). Este cookie é válido apenas até ao final da sua sessão e expira ao fechar o seu browser.
Você pode criar uma caixa de correio segura na plataforma de denúncia que é protegida por um nome de usuário/pseudônimo e uma senha à sua escolha. Você pode enviar denúncias indicando o seu nome ou anonimamente. Na plataforma de denúncia, os dados são armazenados apenas na plataforma BKMS® Incident Reporting, o que torna o processo particularmente seguro. Esta não é uma forma de comunicação por e-mail convencional.
9. Nota sobre o envio de anexos
Quando você enviar um denúncia ou informações adicionais a uma denúncia existente, você também poderá enviar anexos. Se deseja submeter uma denúncia anonimamente, tenha em consideração o seguinte aviso de segurança: os arquivos podem conter dados pessoais que podem revelar a sua identidade. Remova estes dados do arquivo antes de o enviar. Se não conseguir remover esses dados ou não tiver a certeza de como o fazer, copie o texto do anexo para o conteúdo da denúncia ou envie anonimamente o documento impresso para o endereço que consta do rodapé, indicando o número de referência atribuído no final do processo de denúncia.
10. Contacte-nos
Para esclarecer quaisquer questões ou pedidos relacionados com a política de privacidade, por favor contacte o Responsável pela Proteção de Dados através do endereço DPO@fr.lactalis.com