Thông báo về Quyền Riêng tư Dữ liệu
Chúng tôi đặc biệt coi trọng việc bảo vệ và tính bảo mật của dữ liệu và tuân thủ tuyệt đối các quy định của Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung của Liên Minh Châu Âu (EU-GDPR) cũng như các quy định hiện hành trong nước về bảo vệ dữ liệu. Vui lòng đọc kỹ thông tin về bảo vệ dữ liệu này trước khi gửi thông báo.
Mục đích và cơ sở pháp lý của hệ thống tố cáo
Hệ thống tố cáo (BKMS® System) đáp ứng mục đích nhận, xử lý và quản lý các thông báo một cách an toàn và bảo mật liên quan đến vi phạm các quy tắc tuân thủ của Otto GmbH & Co. KGaA và các doanh nghiệp liên quan đến Tập đoàn Otto. Việc xử lý dữ liệu cá nhân trong khuôn khổ hệ thống BKMS® System dựa trên mối quan tâm chính đáng của doanh nghiệp chúng ta trong việc phát hiện và ngăn chặn hành vi lạm dụng và từ đó tránh được thiệt hại cho Otto GmbH & Co. KGaA và Tập đoàn Otto, nhân viên và khách hàng của Otto (Điều 6(1) nửa câu 1(f) GDPR kết hợp với §§ 30, 130 của Đạo luật Đức về vi phạm hành chính (Ordnungswidrigkeitengesetz, OwiG). Hơn nữa, việc xử lý là cần thiết để thực hiện nghĩa vụ theo luật định (Điều 6 (1) nửa câu 1 (c) GDPR kết hợp với Điều 8 của Chính sách Người tố giác hoặc Điều 6 (1) nửa câu 1 (c) GDPR kết hợp với hành động thực hiện tương ứng, chẳng hạn như § 10 của Đạo luật bảo vệ người tố giác Đức (HinSchG).
Xin lưu ý rằng, với tư cách là người tố giác, bạn có thể báo cáo trực tuyến mà không tiết lộ danh tính của mình.
Các bên chịu trách nhiệm
Bên chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu trong hệ thống tố cáo này là
Otto GmbH & Co. KGaA , Werner-Otto-Straße 1-7, 22179 Hamburg.
Hệ thống tố cáo được vận hành bởi một doanh nghiệp chuyên biệt, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich tại Đức, thay mặt cho Otto GmbH & Co. KGaA .
Dữ liệu và thông tin cá nhân nhập vào hệ thống tố cáo được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của trung tâm dữ liệu bảo mật cao do EQS Group GmbH vận hành. Chỉ Otto GmbH & Co. KGaA và các doanh nghiệp liên quan đến Tập đoàn Otto mới có quyền truy cập vào dữ liệu. EQS Group GmbH và các bên thứ ba khác không có quyền truy cập vào dữ liệu. Điều này được đảm bảo trong quy trình được chứng nhận thông qua các biện pháp kỹ thuật và tổ chức chuyên sâu.
Mọi dữ liệu lưu trữ được mã hóa với nhiều cấp độ bảo vệ bằng mật khẩu để chỉ một tập hợp rất nhỏ những người được ủy quyền rõ ràng tại Otto GmbH & Co. KGaA và các doanh nghiệp có liên quan đến Tập đoàn Otto mới có quyền truy cập.
Otto GmbH & Co. KGaA đã chỉ định một cán bộ bảo vệ dữ liệu. Các thắc mắc về bảo vệ dữ liệu tại Otto GmbH & Co. KGaA có thể được gửi đến Otto GmbH & Co. KGaA tại địa chỉ datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Loại dữ liệu cá nhân được thu thập
Việc sử dụng hệ thống tố cáo diễn ra trên cơ sở tự nguyện. Nếu bạn gửi thông báo thông qua hệ thống tố cáo, chúng tôi thu thập dữ liệu và thông tin cá nhân sau đây:
- Họ tên của bạn, nếu bạn lựa chọn tiết lộ danh tính của bạn
- Chi tiết liên lạc của bạn, nếu bạn tiết lộ chúng
- Bạn là nhân viên của Otto GmbH & Co. KGaA hay các doanh nghiệp liên quan đến Tập đoàn Otto
- Họ tên và dữ liệu cá nhân khác của những người mà bạn liệt kê trong thông báo của mình, nếu có
Xử lý bảo mật các thông báo
Các thông báo đến được nhận bởi một nhóm nhỏ nhân viên được lựa chọn, ủy quyền rõ ràng và được đào tạo đặc biệt của tổ chức tuân thủ của Otto GmbH & Co. KGaA và các doanh nghiệp liên quan đến Tập đoàn Otto sẽ luôn được xử lý một cách bảo mật. Các nhân viên của tổ chức tuân thủ của Otto GmbH & Co. KGaA và/hoặc các tổ chức tuân thủ của doanh nghiệp bị ảnh hưởng đánh giá vấn đề và thực hiện bất kỳ điều tra bổ sung nào theo yêu cầu của vụ việc cụ thể.
Trong khi xử lý thông báo hoặc tiến hành một cuộc điều tra đặc biệt, có thể cần phải chia sẻ các thông báo cho nhân viên khác của Otto GmbH & Co. KGaA hoặc nhân viên của các nhóm doanh nghiệp khác, ví dụ nếu thông báo đề cập đến các sự việc trong các chi nhánh. Các nhóm doanh nghiệp đó có thể có trụ sở tại các quốc gia ở bên ngoài Liên minh Châu Âu hoặc Khu vực Kinh tế Châu Âu với các quy định khác về việc bảo vệ dữ liệu cá nhân. Chúng tôi sẽ luôn đảm bảo tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu hiện hành khi chia sẻ thông báo.
Tất cả những người nhận được quyền truy cập vào dữ liệu có nghĩa vụ phải duy trì bảo mật.
Thông tin về người bị cáo buộc
Chúng tôi có nghĩa vụ pháp lý phải thông tin cho các bên bị cáo buộc về bất kỳ thông báo nào nhận được chống lại họ ngay khi việc tiết lộ thông tin này không còn gây hại cho cuộc điều tra. Danh tính của bạn với tư cách là một người tố cáo sẽ không được tiết lộ trừ khi quy định pháp lý ràng buộc chúng tôi phải làm như vậy.
Quyền của đối tượng dữ liệu
Theo luật bảo vệ dữ liệu của Châu Âu, bạn và những người có tên trong thông báo có quyền truy cập, cải chính, xóa, hạn chế việc xử lý và di chuyển dữ liệu cũng như quyền phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn. Nếu có yêu cầu về quyền phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân, thì sự cần thiết của dữ liệu được lưu trữ để kiểm tra thông báo sẽ được đánh giá ngay lập tức. Dữ liệu không còn cần thiết sẽ bị xóa ngay lập tức.
Các quyền mà bạn có đối với chúng tôi, như được liệt kê ở trên, có thể được khẳng định với Tập đoàn Otto GmbH & Co. KGaA , E-Mail: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Bạn cũng có quyền kháng nghị với cơ quan giám sát.
Dữ liệu cá nhân được lưu giữ cho đến khi còn cần thiết để làm rõ tình huống và thực hiện đánh giá cuối cùng hoặc chừng nào lợi ích chính đáng tồn tại từ phía doanh nghiệp hoặc pháp luật yêu cầu phải duy trì. Sau khi quá trình xử lý báo cáo kết thúc, dữ liệu sẽ bị xóa theo các yêu cầu luật định hợp lệ tương ứng.
Sử dụng cổng thông tin tố cáo
Giao tiếp giữa máy tính của bạn và hệ thống tố cáo diễn ra qua một chế độ kết nối được mã hóa (SSL). Địa chỉ IP của bạn sẽ không được lưu trữ trong quá trình bạn sử dụng hệ thống tố cáo. Để duy trì kết nối giữa máy tính của bạn và BKMS® System, cookie được lưu trữ trên máy tính của bạn chỉ chứa ID của phiên làm việc (còn được gọi là cookie phiên làm việc). Cookie này chỉ có hiệu lực cho đến khi kết thúc phiên làm việc của bạn và hết hạn khi bạn đóng trình duyệt.
Có thể kiến tạo một hòm thư trong hệ thống tố cáo được bảo mật bằng bí danh/tên truy cập và mật khẩu được chọn riêng. Điều này cho phép bạn gửi đi thông báo cho nhân viên có trách nhiệm tương ứng tại Otto GmbH & Co. KGaA và/hoặc một trong các doanh nghiệp có liên quan đến Tập đoàn Otto theo họ tên hoặc theo cách an toàn, nặc danh. Hệ thống này chỉ lưu trữ dữ liệu bên trong hệ thống tố cáo, giúp cho hệ thống đặc biệt an toàn. Đây không phải là một hình thức giao tiếp email thông thường.
Lưu ý về gửi đi tài liệu đính kèm
Khi gửi thông báo hoặc thông tin bổ sung, bạn có thể đồng thời gửi đi tài liệu đính kèm cho nhân viên có trách nhiệm tại Otto GmbH & Co. KGaA và/hoặc một trong các doanh nghiệp có liên kết. Nếu bạn muốn gửi một thông báo nặc danh, vui lòng lưu ý chỉ dẫn bảo mật sau: các tệp có thể chứa dữ liệu cá nhân ẩn có thể gây nguy cơ rủi ro đến sự ẩn danh của bạn. Xóa những dữ liệu này trước khi gửi đi. Nếu bạn không thể xóa những dữ liệu này hoặc không chắc chắn về cách thực hiện, hãy sao chép nội dung tài liệu đính kèm của bạn vào nội dung thông báo hoặc gửi đi tài liệu được in nặc danh đến địa chỉ được liệt kê ở cuối trang, trích dẫn mã số xác minh nhận được khi kết thúc quy trình thông báo.
Phiên bản: Tháng Ba 2024
“Tương tác công bằng, tôn trọng và có trách nhiệm là nền tảng cho sự hợp tác của chúng tôi mỗi ngày. Trong đó có sự tuân thủ luật pháp và quy định hiện hành, tôn trọng các giá trị đạo đức và thúc đẩy sự phát triển bền vững. Nếu bất cứ lúc nào bạn tin rằng la bàn pháp lý hoặc đạo đức đang chỉ sai hướng, chúng tôi sẽ rất biết ơn khi bạn thông báo. Hệ thống tố cáo của chúng tôi cho phép mọi người liên hệ với nhóm Tuân thủ trên tinh thần tin tưởng và ẩn danh nếu muốn.”