Niterra EMEA GmbH, LLC NGK Spark Plug (EURASIA), Niterra France SAS, Niterra Middle East FZE e Niterra UK Ltd., di seguito NITERRA, dichiarano quanto segue.
Informativa sulla privacy dei dati
Per noi sono molto importanti la protezione e la riservatezza dei dati e ci atteniamo alle disposizioni del Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (“GDPR-UE”) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla protezione dei dati. Legga con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Obiettivo del sistema di whistleblowing e base giuridica
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) serve a ricevere, elaborare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni di violazioni delle norme di compliance di NITERRA. Il trattamento dei dati personali nel BKMS® System si basa sul legittimo interesse della nostra azienda di individuare e impedire una condotta impropria e quindi evitare danni al gruppo NITERRA e ai suoi dipendenti e clienti. L'articolo 6 (1) (f) GDPR-UE funge da base giuridica per il trattamento di questi dati.
Responsabile
Il responsabile della protezione dei dati nel sistema di whistleblowing è
- NITERRA e
- le sue filiali
come parti con reciproca responsabilità autonoma (di seguito anche: “NITERRA”). Il sistema di segnalazione è gestito da un'azienda specializzata, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto di NITERRA.
I dati e le informazioni personali inseriti nel sistema di segnalazione sono archiviati in una banca dati gestita da EQS Group AG, in un centro dati ad alta sicurezza. Solo NITERRA ha accesso ai dati. EQS Group AG e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Questo è garantito nella procedura certificata tramite ampie misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono memorizzati criptati con vari livelli di protezione con password, per cui l'accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate presso NITERRA.
NITERRA ha nominato un responsabile della protezione dei dati. Eventuali domande sulla protezione dei dati e sulla riservatezza possono essere rivolte all'indirizzo e-mail r_nolle@ngkntk.de.
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di segnalazione avviene su base volontaria. Se invia una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, raccogliamo i seguenti dati e informazioni personali:
- nome, se sceglie di rivelare la Sua identità
- se è impiegato/a alla NITERRA e
- i nomi e altri dati personali delle persone che menziona nella segnalazione.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo sono ricevute da una piccola cerchia di impiegati espressamente autorizzati e con una qualifica speciale del Compliance department di NITERRA e sono sempre gestiti in forma riservata. I dipendenti del Compliance department di NITERRA valutano la questione e procedono con eventuali indagini necessarie a seconda del caso specifico.
Durante il trattamento di una segnalazione o lo svolgimento di un'indagine speciale, può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti di NITERRA o con dipendenti di altre aziende del gruppo, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti nelle filiali. Queste ultime possono essere ubicate in Paesi al di fuori dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo in cui vigono normative diverse sulla protezione dei dati personali. Da parte nostra, garantiamo sempre il rispetto delle norme sulla protezione dei dati applicabili quando condividiamo le segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza.
Informazioni sulla persona accusata
Come principio base, siamo tenuti per legge a informare le persone accusate di avere ricevuto una segnalazione che le riguarda, a meno che ciò non metta a repentaglio ulteriori indagini sulla segnalazione. In questo contesto, e se legalmente possibile, la Sua identità come whistleblower non verrà rivelata.
Diritti degli interessati
Secondo la legge europea sulla protezione dei dati, Lei e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di chiedere informazioni, rettificare, cancellare, limitare il trattamento e opporvi al trattamento dei dati personali in questione. Se viene esercitato il diritto di opposizione, verificheremo immediatamente in che misura i dati archiviati siano ancora necessari per dare seguito a una segnalazione. I dati che non sono più necessari saranno cancellati subito. Ha anche il diritto di presentare un reclamo presso un'autorità di controllo.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati solo fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione e valutare la segnalazione, fino a quando sussiste un legittimo interesse dell'azienda o fino a quando previsto per legge. Una volta conclusa l'elaborazione della segnalazione, i dati sono cancellati secondo le disposizioni di legge.
Utilizzo del portale di segnalazione
La comunicazione tra il Suo computer e il sistema di segnalazione avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il Suo indirizzo IP non verrà memorizzato durante l'uso del sistema di segnalazione. Per mantenere la connessione tra il Suo computer e il BKMS® System, viene memorizzato sul Suo computer un cookie che contiene semplicemente l'ID di sessione (chiamato anche null cookie). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
All'interno del sistema di segnalazione, è possibile creare una casella di posta protetta da uno pseudonimo/nome utente e una password scelti individualmente. Questo Le permette di inviare le segnalazioni al dipendente responsabile presso NITERRA in forma nominativa o anonima, in maniera sicura. Questo sistema archivia i dati solo all'interno del sistema di segnalazione, il che rende il processo particolarmente sicuro. Non si tratta di una modalità di classica comunicazione tramite e-mail.
Nota sull'invio di allegati
Quando si invia una segnalazione o un'informazione supplementare, è possibile inviare anche allegati al dipendente responsabile di NITERRA. Se vuole inviare una segnalazione anonima, La preghiamo di tenere presente la seguente nota sulla sicurezza: i file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il Suo anonimato. Elimini questi dati prima di inviare la segnalazione. Se non è in grado di eliminare questi dati o se non sa come farlo, copi il testo del Suo allegato nel testo della segnalazione o invii il documento stampato in forma anonima all'indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.
Versione: 04/01/2020
