Informativa sulla protezione dei dati
Per noi la protezione e la riservatezza dei dati sono molto importanti e ci atteniamo alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (RGPD) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla protezione dei dati. Leggete con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Scopo e fondamento giuridico del sistema di whistleblowing
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) serve a ricevere, elaborare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni di violazioni delle norme di compliance delle aziende dell'HARTING Technology Group. Il trattamento di dati personali nel quadro del BKMS® System si basa sull'interesse legittimo della nostra azienda a scoprire e prevenire abusi e, dunque, a evitare danni alle aziende dell'HARTING Technology Group, ai loro dipendenti e ai loro clienti. La base giuridica del trattamento dei dati personali è l'articolo 6(1)(f) dell’GDPR (regolamento generale sulla protezione dei dati).
Responsabili
Il responsabile della protezione dei dati nel sistema di whistleblowing dell'HARTING Technology Group è HARTING Stiftung & Co. KG, Marienwerderstrasse 3, 32339 Espelkamp, Germania (di seguito anche: "HARTING"). Il sistema di whistleblowing è gestito da un'azienda specializzata, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto di HARTING. HARTING si avvale del supporto legale di Dentons Europe LLB, Markgrafenstrasse 33, 10117 Berlino (di seguito anche: "Dentons").
Ove necessario, le segnalazioni inviate potranno essere elaborate con l’assistenza di studi legali.
I dati e le informazioni personali inseriti nel sistema di whistleblowing sono conservati in una banca dati gestita da EQS Group GmbH, in un centro dati ad alta sicurezza. Solo HARTING e Dentons dispongono dell'accesso al sistema necessario per visualizzare i dati. EQS Group GmbH e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Questo è garantito nella procedura certificata tramite ampie misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono crittografati e salvati con molteplici livelli di protezione tramite password secondo un sistema di permessi, per cui l'accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate presso HARTING e Dentons.
HARTING ha nominato un responsabile della protezione dei dati, Eventuali richieste di informazioni sulla protezione dei dati possono essere inviate a datasecurity_de@harting.com.
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Se inviate una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, noi raccogliamo i seguenti dati e informazioni personali:
- Nome, se scegliete di rivelare la vostra identità
- Se siete dipendenti di HARTING
- I nomi e altri dati personali delle persone che indicate nella vostra segnalazione, se pertinenti
Gestione riservata delle segnalazioni
L'organizzazione di compliance di HARTING ha incaricato Dentons Europe LLB, Markgrafenstrasse 33, 10117 Berlino, di valutare le segnalazioni ricevute dal punto di vista legale.
Le segnalazioni in arrivo sono ricevute da una piccola cerchia di dipendenti espressamente autorizzati e appositamente formati appartenenti all'organizzazione di compliance di HARTING e sono sempre gestite in forma riservata. I dipendenti di Dentons valuteranno la questione e HARTING procederà quindi con le eventuali indagini necessarie a seconda del caso specifico. In singoli casi, è possibile che vengano coinvolti altri studi legali nella valutazione e nell'indagine.
Nell'ambito dell'elaborazione di una segnalazione o dello svolgimento di un'indagine speciale, può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti di HARTING o con dipendenti di altre aziende del gruppo, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti occorsi nelle filiali. Queste ultime possono essere ubicate in Paesi al di fuori dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo, in cui vigono norme diverse sulla protezione dei dati personali. Da parte nostra, garantiamo sempre il rispetto delle norme sulla protezione dei dati quando condividiamo le segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza.
Informazioni sulla persona accusata
Siamo legalmente obbligati a informare i soggetti accusati di eventuali segnalazioni che li riguardano, a condizione che la divulgazione di tali informazioni non comprometta l'indagine. La vostra identità come whistleblower non sarà da noi divulgata a meno che non ci sia legalmente richiesto.
Diritti degli interessati
Secondo la legge europea sulla protezione dei dati, voi e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di accedere, rettificare, cancellare, limitare il trattamento dei vostri dati personali e opporvi a esso. Se ci si avvale del diritto di opporsi al trattamento dei dati personali, verrà valutato immediatamente se i dati memorizzati sono necessari per l'esame di una segnalazione. I dati che non sono più necessari saranno cancellati subito. Avete anche il diritto di presentare un reclamo presso un'autorità di controllo.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione ed effettuare una valutazione finale o finché sussiste un interesse legittimo da parte dell'azienda o se la conservazione è richiesta dalla legge. Una volta conclusa l'elaborazione della segnalazione, i dati saranno cancellati secondo le disposizioni di legge.
Uso del sistema di whistleblowing
La comunicazione tra il vostro computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il vostro indirizzo IP non verrà memorizzato durante l'uso del sistema di whistleblowing. Per mantenere la connessione tra il vostro computer e BKMS® System, viene memorizzato sul vostro computer un cookie che contiene solo l'ID di sessione (cookie di sessione). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
È possibile creare nel sistema di whistleblowing una casella di posta protetta con un nome utente/pseudonimo e una password scelti personalmente. Questo vi permette di inviare le segnalazioni al dipendente responsabile presso HARTING o Dentons in forma nominativa o anonima e in maniera sicura. I dati vengono archiviati solo all'interno del sistema di whistleblowing, che è altamente sicuro. Non si tratta di una modalità di classica comunicazione tramite e-mail.
Nota sull'invio di allegati
Insieme a una segnalazione o a un'informazione supplementare potete inviare anche allegati al dipendente responsabile presso HARTING o Dentons. Se desiderate inviare una segnalazione anonima, vi preghiamo di tenere presente la seguente nota sulla sicurezza: i file elettronici possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il vostro anonimato. Rimuovete tali informazioni prima di inviare un file. Se non siete in grado di eliminare questi dati o se avete incertezze su come farlo, copiate il testo del vostro allegato nel testo della segnalazione o inviate il documento stampato in forma anonima all'indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine del processo di segnalazione.
Versione: 26/07/2021