Allianz SE Notificare de confidențialitate pentru SpeakUp
Protejarea confidențialității dvs. este o prioritate absolută pentru noi. Vă rugăm să citiți cu atenție această notificare.
Această Notificare de confidențialitate Allianz prezintă politica Allianz SE („Allianz”, „noi”, „noastră” sau „nouă”) cu privire la informațiile cu caracter personal (adică date care pot fi asociate/atribuite unei persoane individuale, „Date cu caracter personal”) obținute de Allianz prin intermediul SpeakUp și al investigațiilor de conformitate ulterioare.
Prin intermediul canalului nostru de raportare a sesizărilor, „SpeakUp”, oferim un mijloc de raportare a incidentelor specifice de încălcare a conformității, de exemplu (listă neexhaustivă): fraudă, furt, corupție, încălcări ale politicilor și procedurilor privind cadourile și formele de ospitalitate, încălcări ale normelor antitrust, nereguli financiare sau încălcări ale dispozițiilor contabile sau fiscale, falsificarea și/sau manipularea înregistrărilor comerciale și/sau financiare ale întreprinderii, orice tip de discriminare sau hărțuire, potențial conflict de interese.
Această Notificare de confidențialitate stabilește ce fel de date cu caracter personal vor fi colectate, prelucrate și utilizate, în ce scopuri, către cine pot fi transmise aceste date cu caracter personal și ce drepturi aveți dumneavoastră, în calitate de persoană vizată, în această privință.
1. Cine este operatorul de date?
Un operator de date este persoana fizică sau juridică care controlează și este responsabilă pentru păstrarea și utilizarea datelor cu caracter personal în fișiere pe suport de hârtie sau electronice.
Allianz SE, holdingul cu sediul în Germania al Grupului Allianz, cu sediul în Koeniginstrasse 28, 80802 München, Germania, este operatorul de date, așa cum este definit de legile și reglementările relevante privind protecția datelor. În cazul în care o presupusă încălcare implică alte companii din Grupul Allianz, celelalte companii din Grupul Allianz vor fi, de asemenea, operatori de date în măsura în care acest lucru este necesar pentru a aborda presupusa încălcare. O listă a întreprinderilor din Grupul Allianz poate fi accesată aici:
https://www.allianz.com/en/privacy-statement.html#TabVerticalNegative2523488475
Sistemul SpeakUp este stocat într-o bază de date operată de EQS Group GmbH, un operator independent cu sediul în 80333 München, Karlstraße 47, la solicitarea Allianz. Toate datele sunt criptate, protejate prin parolă și stocate într-o locație securizată, astfel încât accesul la conținutul rapoartelor de pe SpeakUp este limitat doar la angajații autorizați din cadrul Allianz Group.
2. Ce date cu caracter personal vor fi colectate?
Vom colecta și prelucra diferite tipuri de date cu caracter personal despre dumneavoastră pentru a îndeplini scopurile acestei notificări, inclusiv:
- Nume și prenume
- Date de contact (de exemplu, adresa de e-mail, numărul de telefon)
- Relații de afaceri
- Afilierea la Allianz
- Informații cu privire la orice plângere (plângeri) depusă(e) de către sau despre dumneavoastră
- Informații despre orice investigații actuale sau anterioare în care ați putea fi implicat sau vizat
- Informații pentru a permite investigarea activităților necorespunzătoare sau presupuse a fi infracționale, sau a încălcării Codului de conduită Allianz
Allianz vă încurajează să vă dezvăluiți identitatea atunci când comunicați o suspiciune de încălcare a conformității. Multe investigații pot fi efectuate mai rapid și mai eficient dacă se cunoaște numele informatorului, deoarece specialistul care se ocupă de mesaj poate lua legătura direct cu acesta. Cu toate acestea, SpeakUp protejează anonimatul avertizorilor care nu doresc să își dezvăluie identitatea. Atunci când vă configurați căsuța poștală securizată, puteți selecta un pseudonim/un nume de utilizator și o parolă. Atâta timp cât nu introduceți date care să faciliteze concluzii cu privire la identitatea dumneavoastră, mesajul dumneavoastră va fi păstrat anonim prin numeroase măsuri tehnice și organizatorice, cum ar fi criptarea.
Informațiile pe care le raportați pot conține date cu caracter personal despre alte persoane și vor fi evaluate de Allianz. Aceasta poate duce la inițierea unor investigații interne sau externe și poate avea alte consecințe negative pentru cei vizați. Prin urmare, furnizați numai informațiile pe care le considerați corecte, pe baza cunoștințelor dumneavoastră, și care sunt relevante pentru presupusa încălcare a conformității. Atâta timp cât comunicarea mesajului dumneavoastră este făcută cu bună credință și în cunoștință de cauză, nu veți suporta consecințe negative pentru că ați anunțat.
Cu toate acestea, furnizarea cu bună știință a unor informații false sau eronate poate avea consecințe pentru dumneavoastră. Diseminarea intenționată de informații false este pasibilă de urmărire penală în multe țări. În general, vă rugăm să nu ne furnizați informații care fac obiectul urmăririi penale în țara dumneavoastră.
3. În ce scopuri prelucrăm și folosim datele dumneavoastră cu caracter personal?
Vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul de a oferi un canal global de raportare a sesizărilor angajaților noștri, acționarilor, clienților și publicului larg, precum și pentru a investiga și aborda comportamente necorespunzătoare, inclusiv presupuse activități infracționale (de exemplu, fraudă) și încălcări ale Codului de conduită Allianz.
Allianz ia măsuri adecvate pentru a utiliza cu atenție informațiile raportate, aplicând cele mai înalte standarde de confidențialitate, diligență și precauție. Unitatea de conformitate este responsabilă în primul rând de procesarea mesajelor primite prin SpeakUp. Odată ce este transmis un mesaj, unitatea noastră de conformitate va primi informațiile și va verifica dacă este necesară o investigație aprofundată. O investigație poate fi efectuată de specialiști interni sau externi, în funcție de presupusa încălcare. Specialiștii externi sunt responsabili din punct de vedere contractual sau legal de obligațiile de confidențialitate pentru a proteja datele cu caracter personal prelucrate în numele Allianz. Unitățile de audit, juridice și de resurse umane sunt, de asemenea, frecvent implicate în procesul de investigare a conformității. În cazurile semnificative, Consiliul de administrație este informat cu promptitudine și este pus la curent cu constatările importante.
Regula generală este că SpeakUp trebuie utilizat numai pentru a expedia mesaje legate de categoriile de conformitate enumerate mai sus. Cu toate acestea, în cazul în care conținutul raportului dumneavoastră nu se încadrează în niciuna dintre categoriile de conformitate, vom transmite raportul dumneavoastră către unitatea Allianz responsabilă, cu condiția să considerăm că acest lucru este necesar și adecvat. De exemplu, mesajele referitoare la chestiuni personale pot fi trimise către unitatea de resurse umane.
4. În baza căror temeiuri juridice colectăm, prelucrăm și utilizăm datele dumneavoastră cu caracter personal?
Utilizăm următoarele temeiuri juridice pentru colectarea, prelucrarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal:
- Consimțământ. Ne bazăm pe consimțământul dumneavoastră pentru a vă dezvălui identitatea în cazul în care sunteți un informator. Pe măsură ce introduceți informații în sistemul SpeakUp, vi se va solicita consimțământul dumneavoastră cu privire la colectarea, prelucrarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, așa cum este descris mai sus. Vă păstrați dreptul de a vă retrage consimțământul de a vă dezvălui identitatea persoanelor vizate, dar vă rugăm să rețineți că acest lucru va fi posibil numai în termen de o lună de la transmiterea mesajului. De asemenea, este posibil să fim nevoiți să dezvăluim identitatea dumneavoastră altor terți, așa cum este descris în secțiunea 5. Dacă nu doriți ca Allianz să colecteze, să prelucreze sau să utilizeze datele dumneavoastră cu caracter personal, puteți expedia un mesaj în mod anonim.
- Obligație legală. Vom prelucra datele cu caracter personal pentru a respecta obligațiile legale la care suntem supuși (de exemplu, pentru menținerea și furnizarea de servicii de sesizare pentru angajații noștri).
- Interes legitim. Avem un interes legitim de a ne asigura că încălcările legilor sau reglementărilor aplicabile și încălcările Codului de conduită Allianz sunt abordate în mod corespunzător și în timp util pentru a proteja Allianz, precum și angajații, acționarii, clienții și publicul larg de rezultatele și efectele unui comportament ilegal sau necorespunzător.
5. Cine va avea acces la datele dumneavoastră cu caracter personal?
Ne vom asigura că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate într-un mod compatibil cu scopurile specificate mai sus.
În scopurile specificate, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi dezvăluite următoarelor părți care operează în calitate de operatori terți de date:
- În cazul în care o presupusă încălcare implică alte companii din Grupul Allianz, unitatea responsabilă din aceste companii va fi notificată; și
- Specialiști externi autorizați (de exemplu, avocați externi, auditori, experți criminaliști etc.).
În scopurile menționate, putem, de asemenea, să împărtășim datele dumneavoastră cu caracter personal cu următoarele părți care operează în calitate de procesatori de date conform instrucțiunilor noastre:
- Agenți, contractori și furnizori de servicii autorizați.
În cele din urmă, putem partaja datele dumneavoastră cu caracter personal în următoarele cazuri:
- Allianz poate fi, de asemenea, obligată prin lege să furnizeze anumitor entități guvernamentale, inclusiv, dar fără a se limita la acestea, entităților guvernamentale de investigații sau instanțelor judecătorești, informații despre încălcările de conformitate raportate. În cazul în care suntem obligați să furnizăm astfel de informații, precum și în cazul unor confiscări, nu putem reține datele cu caracter personal obținute de Allianz prin intermediul SpeakUp sau al anchetei de conformitate ulterioare.
- În anumite cazuri, este posibil ca Allianz să nu fie obligată să împărtășească datele cu caracter personal cu entitățile guvernamentale, dar are dreptul legal de a face acest lucru în mod voluntar. Vă rugăm să ne anunțați dacă nu doriți ca noi să împărtășim în mod voluntar datele dumneavoastră cu caracter personal, inclusiv identitatea dumneavoastră, cu entitățile guvernamentale (cu excepția cazului în care această dezvăluire este necesară pentru a proteja interesele legitime ale Allianz).
- În mod frecvent, legea prevede că persoanele acuzate și martorii menționați într-un raport care invocă o încălcare a conformității trebuie să fie notificați și audiați. Aceste persoane vor avea posibilitatea de a-și prezenta punctul de vedere cu privire la mesaj pe parcursul anchetei. În cazul mesajelor sesizate care nu sunt anonime, persoanele vizate pot avea drepturi legale la informații, ceea ce ne poate obliga să vă dezvăluim numele în absența unui interes superior. Vă rugăm să ne anunțați dacă nu doriți ca noi să vă dăm numele dumneavoastră în calitate de informator. Vă păstrați dreptul de a vă retrage consimțământul de a vă dezvălui identitatea persoanelor vizate, dar rețineți că acest lucru va fi posibil numai în termen de o lună de la transmiterea mesajului.
6. Unde vor fi prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal?
Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi prelucrate atât în interiorul, cât și în afara Spațiului Economic European (SEE) de către părțile specificate mai sus, sub rezerva restricțiilor contractuale privind confidențialitatea și securitatea, în conformitate cu legile și reglementările aplicabile privind protecția datelor. Nu vom dezvălui datele dumneavoastră cu caracter personal unor părți care nu sunt autorizate să le prelucreze.
De fiecare dată când transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal în vederea prelucrării în afara SEE către o altă companie din Grupul Allianz, vom face acest lucru pe baza regulilor corporative obligatorii (BCR) ale Allianz, cunoscute sub numele de Allianz Privacy Standard (APS) (Standardul de confidențialitate Allianz), care stabilesc o protecție adecvată a datelor cu caracter personal și sunt obligatorii din punct de vedere juridic pentru companiile din Grupul Allianz. Versiunea publică a APS și lista companiilor din Grupul Allianz care le aplică pot fi accesate pe Allianz.com.
În cazul în care APS nu se aplică, vom lua în schimb măsuri pentru a ne asigura că transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal în afara SEE beneficiază de un nivel de protecție adecvat ca și în SEE. Puteți afla care sunt garanțiile pe care ne bazăm pentru astfel de transferuri (de exemplu, clauzele contractuale standard) contactându-ne după cum este detaliat mai jos.
7. Care sunt drepturile dumneavoastră în ceea ce privește datele dumneavoastră cu caracter personal?
În măsura permisă de legile și reglementările aplicabile privind protecția datelor, aveți dreptul de a:
- avea acces la datele cu caracter personal deținute despre dumneavoastră și pentru a afla originea datelor, scopurile și consecințele prelucrării, detaliile operatorului (operatorilor) de date, ale persoanei (persoanelor împuternicite de către operator) și ale părților cărora le pot fi divulgate datele;
- actualiza și a corecta datele dumneavoastră cu caracter personal, astfel încât acestea să fie corecte;
- solicita ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal în cazul în care acestea nu mai sunt necesare în scopurile indicate mai sus;
- obține datele dumneavoastră cu caracter personal în format electronic;
- restricționa prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în anumite circumstanțe, de exemplu, în cazul în care ați contestat exactitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal pentru perioada care permite Allianz SE să verifice exactitatea acestora;
- vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal din motive specifice legate de situația dumneavoastră particulară, care prevalează asupra motivelor noastre legitime și imperioase pentru prelucrare;
- vă retrage consimțământul în orice moment, în cazul în care datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate cu consimțământul dumneavoastră, fără a afecta legalitatea prelucrării bazate pe consimțământ înainte de retragerea acestuia și a prelucrării efectuate pe baza unui alt temei juridic (de exemplu, interesul legitim); și
- depune o plângere către noi și/sau la autoritatea competentă pentru protecția datelor.
Vă puteți exercita aceste drepturi contactându-ne așa cum este detaliat în secțiunea 10 de mai jos, furnizându-ne numele, adresa de e-mail și scopul cererii dumneavoastră. Rețineți că acestea nu sunt drepturi absolute, dar ne vom respecta pe deplin obligațiile legale.
8. Ce măsuri de securitate am implementat pentru a vă proteja datele cu caracter personal?
Allianz a implementat măsuri rezonabile de securitate tehnică și organizațională (de exemplu, controale de acces, criptare, securitate fizică, cum ar fi birouri închise etc.) pentru a proteja datele dvs. cu caracter personal colectate de Allianz prin intermediul SpeakUp și orice investigații ulterioare de conformitate împotriva accesului neautorizat, a utilizării abuzive, a pierderii sau a distrugerii.
9. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?
Vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal doar atât timp cât este necesar pentru a investiga și a rezolva încălcarea de conformitate raportată, inclusiv remedierea oricăror deficiențe descoperite și gestionarea oricărui litigiu. Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi stocate pentru o perioadă mai lungă de timp în cazul în care păstrarea ulterioară este impusă de obligații legale, de reglementare sau contractuale sau dacă acest lucru este permis de lege.
10. Cum ne puteți contacta?
Dacă aveți întrebări cu privire la modul în care Allianz SE utilizează datele dvs. cu caracter personal, ne puteți contacta prin poștă sau prin e-mail prin intermediul detaliilor specificate mai jos:
Allianz SE
Responsabilul cu protecția datelor din cadrul grupului
Koeniginstrasse 28
80802 München Germania
E-mail: GoodPrivacy@allianz.com
În cazul în care întrebarea dumneavoastră se referă la modul în care alte companii din Grupul Allianz utilizează datele dumneavoastră cu caracter personal, puteți contacta detaliile enumerate în această Secțiune 10 și vom transmite cererea dvs. responsabilului cu protecția datelor al companiei din Grupul Allianz în cauză în mod corespunzător.
11. Cât de des actualizăm această Notificare de confidențialitate?
Revizuim în mod regulat această Notificare de confidențialitate. Vă vom informa atunci când va avea loc o schimbare importantă care ar putea avea un impact asupra prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal.
Acest comunicat de confidențialitate a fost actualizat ultima dată în aprilie 2022.