Informații privind protecția datelor
Suntem foarte riguroși cu protecția datelor și confidențialitatea și respectăm prevederile Regulamentului general UE privind protecția datelor (RGPD), precum și reglementările naționale actuale privind protecția datelor. Vă rugăm să citiți cu atenție aceste informații cu privire la protecția datelor înainte de a expedia un mesaj.
Scopul și baza legală a sistemului de raportări
Sistemul de raportări (BKMS® System) este destinat primirii, procesării și gestionării în siguranță și în deplină confidențialitate a mesajelor privind încălcările regulilor de conformitate din cadrul întreprinderilor HARTING Technology Group. Prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul BKMS® System se bazează pe interesul legitim al întreprinderii noastre de a identifica și preveni abuzurile și, prin urmare, de a evita daunele cauzate întreprinderilor HARTING Technology Group, angajaților și clienților acestora. Temeiul juridic pentru prelucrarea datelor cu caracter personal este articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD (Regulamentul general privind protecția datelor).
Părțile responsabile
Partea responsabilă pentru protecția datelor în sistemul de raportări al HARTING Technology Group este HARTING Stiftung & Co. KG, Marienwerderstrasse 3, 32339 Espelkamp, Germania (denumită în continuare și „HARTING”). Sistemul de raportări este operat de către o întreprindere specializată, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Germania, în numele HARTING. HARTING este asistată la evaluările juridice de către Dentons Europe LLB, Markgrafenstrasse 33, 10117 Berlin (denumită în continuare și „Dentons”).
Mesajele expediate pot fi procesate prin intermediul unor firme de avocatură dacă este necesar.
Datele cu caracter personal și informațiile introduse în sistemul de raportări sunt păstrate într-o bază de date operată de către EQS Group GmbH, într-un centru de date de înaltă securitate. Doar HARTING și Dentons au accesul la sistem necesar pentru a vizualiza datele. Nici EQS Group GmbH și nici alți terți nu au acces la date. Acest lucru este asigurat în cadrul procedurii certificate prin intermediul unor măsuri tehnice și organizatorice extinse.
Toate datele stocate sunt criptate cu protecție cu parolă pe mai multe niveluri, pe baza unui sistem de permisiuni, astfel încât accesul este restricționat la un grup foarte limitat de persoane autorizate în mod expres în cadrul HARTING și Dentons.
HARTING a desemnat un responsabil cu protecția datelor. Întrebările privind protecția datelor la HARTING pot fi trimise la adresa datasecurity_de@harting.com.
Tipul de date cu caracter personal colectate
Utilizarea sistemului de raportări are caracter voluntar. Dacă expediați un mesaj prin intermediul sistemului de raportări, colectăm următoarele date și informații cu caracter personal:
- numele dvs., dacă alegeți să vă dezvăluiți identitatea
- dacă sunteți angajat al HARTING
- numele și alte date cu caracter personal ale persoanelor pe care le menționați în mesajul dvs., dacă este cazul
Tratarea confidențială a mesajelor
Organizația de conformitate a HARTING a angajat Dentons Europe LLB, Markgrafenstrasse 33, 10117 Berlin să realizeze evaluarea juridică a mesajelor primite.
Mesajele primite sunt recepționate de un grup restrâns de angajați autorizați expres și instruiți în mod special ai organizației de conformitate a HARTING și sunt gestionate întotdeauna confidențial. Angajații Dentons vor evalua problema și HARTING va efectua orice altă investigație necesară în funcție de specificul cazului. În cazuri individuale, și alte birouri de avocatură pot fi incluse în procesul de evaluare și investigare.
În timpul procesării unui mesaj sau al derulării unei investigații speciale, este posibil să fie necesară partajarea mesajelor cu alți angajați ai HARTING sau angajați ai altor întreprinderi din cadrul grupului, de exemplu, dacă mesajul se referă la incidente care au avut loc în filiale. Acestea se pot afla în țări din afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European, având reglementări diferite privind protecția datelor cu caracter personal. Vom asigura întotdeauna respectarea reglementărilor aplicabile privind protecția datelor atunci când partajăm mesaje.
Toate persoanele cărora li se acordă acces la date sunt obligate să păstreze confidențialitatea.
Informații despre acuzat
Suntem obligați prin lege să informăm părțile acuzate cu privire la orice mesaj primit împotriva lor, imediat ce divulgarea acestor informații nu mai pune în pericol investigația. Identitatea dvs. ca informator nu va fi divulgată decât dacă avem obligativitatea legală de a face acest lucru.
Drepturile persoanelor vizate
Conform legislației europene privind protecția datelor, dvs. și persoanele menționate în mesaj aveți drept de acces, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării și dreptul de a vă opune prelucrării datelor dvs. cu caracter personal. Dacă este invocat dreptul de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal, necesitatea datelor păstrate pentru examinarea unui mesaj va fi evaluată imediat. Datele care nu mai sunt necesare vor fi șterse imediat. De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere.
Durata de păstrare a datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru clarificarea situației și efectuarea unei evaluări finale sau atât timp cât există un interes legitim din partea întreprinderii sau dacă păstrarea datelor este solicitată prin lege. După încheierea procesării mesajului, aceste date vor fi șterse în conformitate cu cerințele legale.
Folosirea sistemului de raportări
Comunicarea dintre computerul dvs. și sistemul de raportări se realizează prin intermediul unei conexiuni criptate (SSL). Adresa dvs. IP nu va fi salvată în timpul utilizării sistemului de raportări. Pentru a menține conexiunea dintre computerul dvs. și BKMS® System, un modul cookie este salvat pe computerul dvs., care nu conține decât ID-ul sesiunii (sesiune de module cookie). Acest modul cookie este valabil numai până la terminarea sesiunii dvs. și expiră atunci când închideți browserul.
Puteți crea o căsuță poștală protejată în cadrul sistemului de raportări, creând un pseudonim/nume de utilizator și o parolă personalizate. Aceasta vă permite să trimiteți mesaje către angajatul responsabil din cadrul HARTING sau Dentons, fie folosindu-vă numele, fie într-un mod anonim, sigur. Acest sistem salvează datele numai în cadrul sistemului de raportări, ceea ce îl face să fie deosebit de sigur. Aceasta nu este o formă de comunicare obișnuită prin e-mail.
Notă privind trimiterea atașamentelor
Când expediați un mesaj sau o completare, puteți trimite simultan și atașamente angajatului responsabil din cadrul HARTING sau Dentons. Dacă doriți să expediați un mesaj anonim, rețineți următoarele informații de siguranță: Fișierele pot conține informații ascunse cu caracter personal care ar putea afecta anonimatul dvs. Înainte de a trimite un fișier, vă rugăm să eliminați toate aceste tipuri de informații. Dacă nu puteți elimina aceste date sau dacă nu știți cum să faceți acest lucru, copiați textul atașamentului dvs. în textul mesajului sau trimiteți anonim documentul tipărit la adresa menționată în nota de subsol, menționând numărul de referință primit la terminarea procesării mesajului.
Versiune: 26/07/2021