Obvestilo o varovanju zasebnosti Allianz SE za sistem SpeakUp
Varovanje vaše zasebnosti je za nas najpomembnejša naloga. Prosimo, da to obvestilo skrbno preberete.
To obvestilo o zasebnosti družbe Allianz opisuje politiko družbe Allianz SE (»Allianz«, »mi«, »naš« ali »nas«) glede osebnih podatkov (tj. podatkov, ki jih je mogoče povezati/pripisati posamezni osebi, »osebni podatki«), ki jih družba Allianz pridobi prek sistema SpeakUp in kasnejših preiskav skladnosti.
Z našim kanalom za prijavo nepravilnosti »SpeakUp« zagotavljamo sredstva za prijavo posebnih primerov kršitev skladnosti poslovanja, npr. (neizčrpen seznam): goljufije, kraje, korupcija, kršitve politik in postopkov glede daril in zabave, kršitve pravil prava varstva konkurence, finančne nepravilnosti ali kršitve računovodskih ali davčnih predpisov, ponarejanje in/ali manipulacija poslovnih in/ali finančnih evidenc podjetja, vse vrste diskriminacije ali nadlegovanja, morebitno navzkrižje interesov.
To obvestilo o zasebnosti določa, katere vrste osebnih podatkov se zbirajo, obdelujejo in uporabljajo, za katere namene, komu se ti osebni podatki lahko posredujejo in katere pravice imate v zvezi s tem kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki.
1. Kdo je upravljavec podatkov?
Upravljavec podatkov je posameznik ali pravna oseba, ki nadzoruje in je odgovorna za hranjenje in uporabo osebnih podatkov v papirni ali elektronski obliki.
Družba Allianz SE, nemški holding Allianz Group s sedežem na Koeniginstrasse 28, 80802 München, Nemčija, je upravljavec podatkov, kot ga opredeljujejo ustrezni zakoni in predpisi o varstvu podatkov. Če domnevna kršitev vključuje druge družbe skupine Allianz, so tudi druge družbe skupine Allianz upravljavci podatkov, če je to potrebno za obravnavo domnevne kršitve. Seznam podjetij skupine Allianz najdete tukaj:
https://www.allianz.com/en/privacy-statement.html#TabVerticalNegative2523488475
Sistem SpeakUp je shranjen v zbirki podatkov, ki jo v imenu družbe Allianz upravlja EQS Group GmbH, neodvisni operater s sedežem na 10789 Berlin, Bayreuther Str. 35. Vsi podatki so šifrirani, zaščiteni z geslom in shranjeni na varni lokaciji, tako da je dostop do vsebine poročil v sistemu SpeakUp omejen le na pooblaščene zaposlene v družbi Allianz Group.
2. Kateri osebni podatki se zbirajo?
Za izpolnjevanje namenov tega obvestila zbiramo in obdelujemo različne vrste osebnih podatkov o vas, vključno:
- Priimek in ime
- Kontaktne informacije (npr. e-poštni naslov, telefonska številka)
- Poslovna razmerja
- Povezanost z družbo Allianz
- Informacije o morebitnih pritožbah, ki ste jih vložili vi ali so bile vložene v povezavi z vami.
- Informacije o trenutnih ali preteklih preiskavah, v katere ste morda vpleteni ali v katerih ste udeleženi.
- Informacije, ki omogočajo preiskavo neprimernih ali domnevno kaznivih dejanj ali kršitev kodeksa ravnanja družbe Allianz.
Družba Allianz vas spodbuja, da razkrijete svojo identiteto, ko predložite sum kršitve skladnosti. Veliko preiskav je mogoče izvesti hitreje in učinkoviteje, če je znano ime žvižgača, saj lahko strokovnjak, ki obravnava prijavo, stopi v neposreden stik z žvižgačem. Vendar sistem SpeakUp varuje anonimnost poročevalcev, ki ne želijo razkriti svoje identitete. Pri ustvarjanju zaščitenega poštnega predala lahko izberete vzdevek/uporabniško ime in geslo. Dokler ne vnesete podatkov, na podlagi katerih bi bilo mogoče sklepati o vaši identiteti, bo vaše poročilo s številnimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, kot je šifriranje, ostalo anonimno.
Informacije, ki jih sporočite, lahko vsebujejo osebne podatke o drugih posameznikih in jih bo ocenila družba Allianz. Zaradi tega se lahko začne notranja ali zunanja preiskava in ima lahko druge negativne posledice za relevantne osebe. Zato morate navesti le informacije, za katere menite, da so po vašem najboljšem vedenju pravilne in pomembne za domnevno kršitev skladnosti poslovanja. Če je prijava podana v dobri veri inpo vašem najboljšem vedenju, ne boste imeli negativnih posledic, če boste o tem spregovorili.
Če pa zavestno navedete napačne ali zavajajoče informacije, ima to lahko za vas posledice. Namerno razširanje lažnih informacij je v številnih državah okvalificirano kot kaznivo dejanje. Na splošno nam ne posredujte informacij, ki so v vaši državi predmet kazenskega pregona.
3. Za katere namene obdelujemo in uporabljamo vaše osebne podatke?
Vaše osebne podatke bomo obdelovaliza namene zagotavljanja globalnega kanala za prijavo nepravilnosti našim zaposlenim, delničarjem, strankam in širši javnosti ter za preiskovanje in obravnavanje neustreznega ravnanja, vključno z domnevnimi kaznivimi dejanji (npr. goljufijami) in kršitvami kodeksa ravnanja družbe Allianz.
Družba Allianz sprejema ustrezne ukrepe za skrbno uporabo sporočenih informacij, pri čemer uporablja najvišje standarde zaupnosti, skrbnosti in previdnosti. Oddelek za zagotavljanje skladnosti je v prvi vrsti odgovoren za obdelavo poročil, prejetih prek sistema SpeakUp. Ko je poročilo predloženo, bo oddelek za zagotavljanje skladnosti prejel informacije in preveril, ali je potrebna poglobljena preiskava. Preiskavo lahko glede na domnevno kršitev opravijo notranji ali zunanji strokovnjaki za preiskave. Zunanji strokovnjaki so pogodbeno ali zakonsko zavezani k varovanju osebnih podatkov, ki se obdelujejo v imenu družbe Allianz. V postopek preiskave skladnosti so pogosto vključene tudi revizijske, pravne in kadrovske službe. V pomembnih primerih je upravni odbor nemudoma obveščen o pomembnih ugotovitvah.
Splošno pravilo je, da se sistem SpeakUp uporablja samo za predložitev poročil, povezanih z zgoraj navedenimi kategorijami. Če vsebina vašega poročila ne spada v nobeno od kategorij skladnosti, bomo vaše poročilo posredovali pristojni funkciji družbe Allianz, če se nam bo to zdelo potrebno in primerno. Poročila o osebnih zadevah se lahko na primer pošljejo kadrovski službi.
4. Na katerih pravnih podlagah zbiramo, obdelujemo in uporabljamo vaše osebne podatke?
Za zbiranje, obdelavo in uporabo vaših osebnih podatkov uporabljamo naslednje pravne podlage:
- Soglasje Pri razkritju vaše identitete v primeru, da ste žvižgač, se zanašamo na vaše soglasje. Ko v sistem SpeakUp vnesete podatke, vas bomo prosili za soglasje za zbiranje, obdelavo in uporabo vaših osebnih podatkov, kot je opisano zgoraj. Pridržujete si pravico do preklica soglasja za razkritje vaše identitete zadevnim osebam, vendar upoštevajte, da bo vaš umik možen le v enem mesecu od prijave. Morda bomo morali vašo identiteto razkriti tudi drugim tretjim osebam, kot je opisano v razdelku 5. Če ne želite, da družba Allianz zbira, obdeluje ali uporablja vaše osebne podatke, lahko prijavo oddate anonimno.
- Zakonske obveznosti Osebne podatke bomo obdelali za izpolnjevanje zakonskih obveznosti, ki veljajo za nas (npr. za vzdrževanje in zagotavljanje storitev prijavljanja nepravilnosti našim zaposlenim).
- Zakoniti interesi V našem zakonitem interesu je zagotoviti, da se kršitve veljavnih zakonov ali predpisov in kršitve kodeksa ravnanja družbe Allianz ustrezno in pravočasno obravnavajo, da se družba Allianz ter naši zaposleni, delničarji, stranke in splošna javnost zaščitijo pred posledicami in učinki nezakonitega ali neustreznega ravnanja.
5. Kdo bo imel dostop do vaših osebnih podatkov?
Zagotovili bomo, da bodo vaši osebni podatki obdelani na način, ki je skladen z zgoraj navedenimi nameni.
Za navedene namene se lahko vaši osebni podatki razkrijejo naslednjim strankam, ki delujejo kot tretji upravljavci podatkov:
- Če domnevna kršitev vključuje druge družbev skupini Allianz, bo o tem obveščena odgovorna funkcija v teh družbah; in
- pooblaščeni zunanji strokovnjaki (npr. zunanji svetovalci, revizorji, sodni izvedenci itd.).
Za navedene namene lahko vaše osebne podatke delimo tudi z naslednjimi subjekti, ki po naših navodilih delujejo kot obdelovalci podatkov:
- pooblaščeni zastopniki, pogodbeniki in ponudniki storitev.
Vaše osebne podatke lahko delimo tudi v naslednjih primerih:
- Družba Allianz mora po zakonu nekaterim vladnim agencijam, med drugim tudi vladnim preiskovalnim agencijam ali sodiščem, posredovati informacije o prijavljenih kršitvah skladnosti. Če smo dolžni zagotoviti takšne informacije, pa tudi v primeru zaplembe, ne moremo zadržati osebnih podatkov, ki jih je družba Allianz pridobila prek sistema SpeakUp, ali naknadne preiskave skladnosti.
- V nekaterih primerih družba Allianz morda ni dolžna deliti osebnih podatkov z vladnimi agencijami, vendar ima zakonsko pravico, da to stori prostovoljno. Če ne želite, da vaše osebne podatke, vključno z vašo identiteto, prostovoljno posredujemo vladnim agencijam, nam to sporočite (razen če je razkritje potrebno za zaščito zakonitih interesov družbe Allianz).
- Zakonodaja pogosto zahteva, da je treba obtožene osebe in priče, navedene v poročilu, ki navaja kršitev skladnosti, obvestiti in zaslišati. Te osebe bodo imele med preiskavo možnost predstaviti svoje mnenje o poročilu. V primeru neanonimnega poročanja imajo lahko zadevne osebe zakonske pravice do informacij, ki lahko zahtevajo, da razkrijemo vaše ime, če ni prevladujočega interesa. Prosimo, da nam sporočite, če ne želite, da vas kot prijavitelja razkrijemo z imenom. Pridržujete si pravico do preklica soglasja za razkritje vaše identitete zadevnim osebam, vendar upoštevajte, da bo vaš umik možen le v enem mesecu od prijave.
6. Kje bodo obdelani vaši osebni podatki?
Vaše osebne podatke lahko znotraj in zunaj Evropskega gospodarskega prostora (EGP) obdelujejozgoraj navedeni obdelovalci, pri čemer vedno veljajo pogodbene omejitve glede zaupnosti in varnosti v skladu z veljavnimi zakoni in predpisi o varstvu podatkov. Vaših osebnih podatkov ne bomo razkrili strankam, ki niso pooblaščene za njihovo obdelavo.
Kadar vaše osebne podatke prenesemo v obdelavo zunaj EGP v drugo družbo skupine Allianz, to storimo na podlagi zavezujočih poslovnih pravil (BCR) družbe Allianz, znanih kot standard zasebnosti družbe Allianz (Allianz Privacy Standard - APS), ki določajo ustrezno varstvo osebnih podatkov in so pravno zavezujoče za družbe v skupini Allianz. Javna različica APS in seznam družb skupine Allianz, ki jih upoštevajo, sta na voljo na spletni strani Allianz.com.
Če se APS ne uporablja, bomo namesto tega sprejeli ukrepe, s katerimi bomo zagotovili, da bo prenos vaših osebnih podatkov zunajdeležen takšne ravni zaščite, kot je v EGP. Kakšne zaščitne ukrepe uporabljamo pri takih prenosih (npr. standardne pogodbene klavzule), lahko preverite tako, da nas kontaktirate, kot je opisano spodaj.
7. Kakšne so vaše pravice v zvezi z vašimi osebnimi podatki?
V obsegu, ki ga dovoljujejo veljavni zakoni in predpisi o varstvu podatkov, imate pravico do:
- dostopa do svojih osebnih podatkov, ki jih hranite, in seznanitev z izvorom podatkov, nameni in cilji obdelave, podatki o upravljavcu(-ih) podatkov, obdelovalcu(-ih) podatkov in strankah, ki se jim podatki lahko razkrijejo;
- posodabljanja in popravljanja vaših osebnih podatkov, da bodo točni;
- zahteve za izbris vaših osebnih podatkov, če niso več potrebni za zgoraj navedene namene;
- pridobitve svojih osebnih podatkov v elektronski obliki;
- omejitve obdelavo vaših osebnih podatkov v določenih okoliščinah, na primer, če ste izpodbijali točnost svojih osebnih podatkov, in sicer za obdobje, ki družbi Allianz SE omogoča, da preveri njihovo točnost;
- ugovora obdelavi vaših osebnih podatkov iz posebnih razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, ki prevladajo nad našimi nujnimi zakonitimi razlogi za obdelavo;
- neomejenega preklica svojo privolitev, kadar se vaši osebni podatki obdelujejo z vašo privolitvijo, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem in na obdelavo na podlagi druge pravne podlage (npr. zakonitega interesa); in
- vložitve pritožb pri nas in/ali ustreznem državnemu organu za varstvo podatkov.
Te pravice lahko uveljavljate tako, da stopite v stik z nami, kot je opisano v oddelku 9 spodaj, ter navedete svoje ime, e-poštni naslov in namen svoje zahteve. Upoštevajte, da to niso absolutne pravice, vendar bomo v celoti izpolnjevali svoje zakonske obveznosti.
8. Katere varnostne ukrepe smo uvedli za zaščito vaših osebnih podatkov?
Družba Allianz je izvedla razumne tehnične in organizacijske varnostne ukrepe (npr. nadzor dostopa, šifriranje, fizično varovanje, kot so zaklenjene pisarne itd.) za zaščito vaših osebnih podatkov, ki jih je družba Allianz zbrala prek sistema SpeakUp, in vseh nadaljnjih preiskav skladnosti pred nepooblaščenim dostopom, zlorabo, izgubo ali uničenjem.
9. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?
Vaše osebne podatke bomo hranili le toliko časa, dokler bo to potrebno za preiskavo in reševanje prijavljene kršitve skladnosti, vključno z odpravo morebitnih ugotovljenih pomanjkljivosti in reševanjem morebitnih sodnih sporov. Vaši osebni podatki bodo shranjeni še dlje, kadar to zahtevajo pravne, zakonske ali pogodbene obveznosti za hrambo podatkov ali če je to dovoljeno z zakonom.
10. Kako nas lahko kontaktirate?
Če imate kakršna koli vprašanja o tem, kako družba Allianz SE uporablja vaše osebne podatke, nas lahko kontaktirate po pošti ali e-pošti prek spodaj navedenih podatkov:
Allianz SE
Pooblaščena oseba za varstvo podatkov
Koeniginstrasse 28
80802 München, Nemčija
E-pošta: GoodPrivacy@allianz.com
Če se vaše vprašanje nanaša na to, kako druge družbe skupine Allianzuporabljajo vaše osebne podatke, se lahko obrnete na podatke, navedene v tem razdelku 10, in vašo zahtevo bomo ustrezno posredovali pooblaščencu za varstvo podatkov zadevne družbe Allianz Group.
11. Kako pogosto posodabljamo to obvestilo o zasebnosti?
To obvestilo o zasebnosti redno pregledujemo. Ob pomembnih spremembah, ki lahko vplivajo na obdelavo vaših osebnih podatkov, vas bomo o tem obvestili.
To obvestilo o zasebnosti je bilo nazadnje posodobljeno aprila 2022.
