Informações sobre proteção de dados
Levamos a proteção de dados e a confidencialidade muito a sério e cumprimos as disposições do Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE (RGPD-UE), bem como as leis e regulamentos nacionais em vigor em matéria de privacidade de dados. Leia atentamente este aviso de privacidade de dados antes de enviar um relatório.
Parte responsável e encarregado da proteção de dados
A parte responsável pela privacidade dos dados no sistema de denúncia de irregularidades é
Fujifilm Europe GmbH (FE(DE))
Balcke-Dürr-Allee 6
D 40882 Ratingen
Alemanha
A nossa organização nomeou um encarregado da proteção de dados. As perguntas sobre proteção de dados e privacidade podem ser enviadas para privacyoffice_eu@fujifilm.com.
Tenha em atenção que quando os relatórios são escolhidos para serem enviados diretamente para a Fujifilm Italia S.p.A. (FFIT) ou para a Fujifilm Healthcare Italia S.p.A. (HCIT), ambas localizadas em S.S.11 Padana Superiore 2/B, 20063 Cernusco Sul Naviglio (MI) ITÁLIA, estas entidades actuarão como responsáveis independentes pelo tratamento de dados pessoais no âmbito do sistema de denúncia. A FE(DE) processará então esses relatórios e os respectivos dados pessoais sob as instruções da FFIT/HCIT. Como partes responsáveis independentes, a FFIT e o HCIT são responsáveis por assegurar o tratamento adequado e a proteção dos dados de acordo com as leis e regulamentos de proteção de dados aplicáveis. As questões relativas à proteção de dados na FFIT ou na HCIT podem ser enviadas para privacy_ffit@fujifilm.com.
O sistema de denúncia de irregularidades é gerido em nosso nome por uma empresa especializada nesta área, a EQS Group GmbH, Karlstraße 47, D-80333 Munique, na Baviera.
Dados pessoais
Os dados pessoais e as informações introduzidas no sistema de comunicação são armazenados numa base de dados gerida pela EQS num centro de dados de alta segurança. Apenas a nossa organização tem acesso a esses dados. A EQS e outros terceiros não têm acesso aos dados. Este facto é assegurado no processo de certificação através de medidas técnicas e organizacionais abrangentes.
Todos os dados são armazenados de forma encriptada com proteção por palavra-passe de vários níveis e estão sujeitos a um conceito de autorização, de modo a que o acesso seja limitado a um grupo muito restrito de destinatários expressamente autorizados.
Objetivo do sistema de denúncia de irregularidades e licitude do tratamento
O sistema de denúncia de irregularidades (BKMS® System) é utilizado para receber, processar e gerir relatórios sobre conformidade e violações legais relativas à FEDE e a todas as empresas FUJIFILM na Europa, Médio Oriente e África ("FUJIFILM in EMEA") de forma segura e confidencial. Processamos os seus dados pessoais na medida em que tal seja necessário para o cumprimento de obrigações legais. Isto inclui, em particular, notificações de factos relevantes ao abrigo da lei criminal, da concorrência e do trabalho (Art. 6 para. 1 lit. c RGPD).
Por fim, os seus dados pessoais são processados se tal for necessário para proteger os interesses legítimos da organização ou de terceiros (Art. 6, n.º 1, alínea f) do RGPD). Temos um interesse legítimo no tratamento dos dados pessoais para a prevenção e deteção de violações no seio da organização, para a verificação da legalidade dos processos internos e para a manutenção da integridade da organização.
Tipo de dados pessoais recolhidos
A utilização do sistema BKMS® é efectuada numa base voluntária. Se enviar um relatório através do sistema BKMS®, recolhemos os seguintes dados e informações pessoais:
- o seu nome, se optar por revelar a sua identidade,
- se está empregado pela FUJIFILM na EMEA, e
- os nomes das pessoas e outros dados pessoais das pessoas que menciona no seu relatório.
Tratamento confidencial dos relatórios
As denúncias recebidas são recebidas por uma pequena seleção de funcionários expressamente autorizados e com formação específica do Departamento de Conformidade da FEDE ou do responsável local pela conformidade da FFIT/HCIT e são sempre tratadas de forma confidencial. Os funcionários do Departamento de Conformidade da FEDE ou o responsável local pela conformidade da FFIT/HCIT avaliarão o assunto e efectuarão qualquer investigação adicional exigida pelo caso específico.
Durante o processamento de um relatório, pode ser necessário partilhar relatórios com outros funcionários da FUJIFILM na EMEA ou funcionários de outras empresas do grupo, por exemplo, se os relatórios se referirem a incidentes nessas outras empresas. Estas últimas podem estar sediadas em países fora da União Europeia ou do Espaço Económico Europeu com diferentes regulamentos relativos à privacidade dos dados pessoais. Asseguramos sempre que os regulamentos de privacidade de dados aplicáveis são cumpridos quando partilhamos relatórios.
Todas as pessoas que têm acesso aos dados são obrigadas a manter a confidencialidade.
Informações sobre a pessoa acusada
Como princípio básico, somos obrigados por lei a informar as pessoas acusadas de que recebemos uma denúncia que lhes diz respeito, a menos que isso ameace a continuação das investigações sobre a denúncia. Ao fazê-lo, a sua identidade como denunciante não é revelada, tanto quanto é legalmente possível.
Direitos dos titulares dos dados
De acordo com a lei europeia de proteção de dados, o utilizador e as pessoas mencionadas no relatório têm o direito de aceder, retificar, apagar e restringir o processamento, bem como de se opor ao processamento de dados pessoais que lhes digam respeito. Se o direito de objeção for reivindicado, examinaremos imediatamente até que ponto os dados armazenados ainda são necessários para o processamento de um relatório. Os dados que já não são necessários são imediatamente apagados. Além disso, o titular dos dados tem o direito de apresentar uma queixa junto de uma autoridade de controlo.
Período de retenção dos dados pessoais
Os dados pessoais são retidos durante o tempo necessário para esclarecer a situação e efetuar uma avaliação do relatório ou se existir um interesse legítimo da organização, ou se for exigido por lei. Após a conclusão do processamento do relatório, estes dados são eliminados de acordo com os requisitos legais.
Utilização do sistema BKMS®
A comunicação entre o seu computador e o sistema BKMS® é efectuada através de uma ligação encriptada (SSL). O seu endereço IP não será guardado durante a utilização do sistema de comunicação. Para manter a ligação entre o seu computador e o sistema BKMS®, é guardado um cookie no seu computador que contém apenas o ID da sessão (o chamado cookie da sessão). Este cookie só é válido até ao final da sua sessão e expira quando fecha o seu browser.
É possível criar uma caixa de correio no sistema BKMS® que é protegida por um pseudónimo/nome de utilizador e palavra-passe escolhidos individualmente. Isto permite-lhe enviar relatórios ao funcionário responsável da FEDE ou da FFIT/HCIT, quer pelo nome, quer de forma anónima e segura. Este sistema apenas armazena dados dentro do sistema BKMS® o que o torna particularmente seguro. Não é uma forma de comunicação normal por correio eletrónico.
Nota sobre o envio de anexos
Ao apresentar um relatório ou um aditamento, pode enviar simultaneamente os anexos ao funcionário responsável da FEDE ou do FFIT/HCIT. Se deseja permanecer anónimo, tenha em atenção os seguintes conselhos de segurança: Os ficheiros podem conter dados pessoais ocultos que podem comprometer o seu anonimato. Remova esses dados antes de enviar qualquer ficheiro. Se não conseguir remover esses dados ou não souber como fazê-lo, copie o texto do anexo para o texto do seu relatório ou envie o documento impresso anonimamente para o endereço indicado no rodapé, mencionando o número de referência recebido no final do processo de relatório.
Versão: 04 de julho de 2024
