Съобщение за поверителността на данните
Ние приемаме за защита на данните и поверителността много сериозно и се придържаме към действащите национални и европейски разпоредби за сигурността на данните. Моля, прочетете това съобщение относно сигурността на данните внимателно, преди да изпратите съобщение.
Цел и правно основание на системата за сигнали
Системата за сигнали (BKMS® System) служи за сигурно и конфиденциално получаване, обработване и управление на съобщения относно нарушения на правилата за спазване на законодателството, издадени от Otto GmbH & Co. KGaA и фирмите, свързани с Otto Group. Обработката на лични данни в рамките на BKMS® System се основава на оправдания интерес на нашата фирма да открива и предотвратява злоупотреби и по този начин да предотврати щети на Otto GmbH & Co. KGaA и Otto Group, нейните служители и клиенти (Член 6, параграф 1, половин изречение 1, буква f) от ОРЗД във връзка с §§ 30, 130 от германския Закон за административните нарушения (Ordnungswidrigkeitengesetz, OwiG). Освен това обработването е необходимо за изпълнение на законово задължение (член 6, параграф 1, половин изречение 1, буква c) от ОРЗД във връзка с член 8 от Политиката за подаване на сигнали за нередности или член 6, параграф 1, половин изречение 1, буква c) от ОРЗД във връзка със съответния акт за прилагане, като например § 10 от германския Закон за защита на лицата, сигнализиращи за нередности (HinSchG) .
Моля, имайте предвид, че като подател на сигнал можете да подадете сигнал онлайн, без да разкривате самоличността си.
Отговорни страни
Страната, отговорна за сигурността на данните в системата за сигнали е
Otto GmbH & Co. KGaA , Werner-Otto-Straße 1-7, 22179 Hamburg.
Системата за сигнални сигнали се управлява от специализирана фирма EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 10789 Берлин в Германия, от името на Otto GmbH & Co. KGaA .
Личните данни и информацията, записана в системата за сигнали се съхраняват в база данни, управлявана от EQS Group GmbH. Достъп до данните имат само Otto GmbH & Co. KGaA и фирми, свързани с Otto Group. EQS Group GmbH и други трети лица нямат достъп до данните. Това се гарантира от сертифицираната процедура посредством обширни технически и организационни мерки.
Всички данни се съхраняват криптирани с множество нива на защита на паролата, така че достъпът е ограничен до много малък избор от изрично упълномощени лица в Otto GmbH & Co. KGaA и във фирми, свързани с Otto Group.
Otto GmbH & Co. KGaA е назначила отговорник по сигурността на данните. Запитвания относно сигурността на данните в Otto GmbH & Co. KGaA могат да бъдат изпращани до Otto GmbH & Co. KGaA на datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Вид на събраните лични данни
Използването на системата за сигнали се извършва на доброволни начала. Ако изпратите съобщение чрез системата за сигнали, ние събираме следните лични данни и информация:
- Вашето име, ако решите да разкриете самоличността си
- вашите данни за контакт, ако ги разкриете
- Дали сте служител на Otto GmbH & Co. KGaA или на фирма, свързана с Otto Group
- Имената и другите лични данни на лица, които вие посочвате в своето съобщение, ако е приложимо
Поверително обработване на съобщения
Входящите съобщения се получават от малък брой специално оторизирани и специално обучени служители на организацията отговорна за спазване на законодателството на Otto GmbH & Co. KGaA и на фирмите, свързани с Otto Group и винаги се третират конфиденциално. Служителите на организацията, отговорна за спазване на законодателството на Otto GmbH & Co. KGaA и/или организациите, отговорни за спазване на законодателството на засегнатите фирми, оценяват проблема и извършват всяко допълнително разследване, изисквано от конкретния случай.
При обработване на доклад или провеждате специално разследване, може да се наложи споделянето на съобщения с допълнителни служители на Otto GmbH & Co. KGaA или служители на други фирми от групата, напр. ако съобщенията се отнасят за инциденти в дъщерните дружества. Последните може да се намират в страни извън Европейския съюз или на Европейското икономическо пространство с различни разпоредби за защита на личните данни. Винаги ще гарантираме, че приложимите разпоредби за сигурност на данните са спазени при споделяне на съобщения.
Всички лица, които получават достъп до данните са задължени да ги обработват конфиденциално.
Информация за обвиняемия
Ние сме задължени по закон да информираме обвинените страни на всякакви съобщения, получени срещу тях, доколкото разкриването на тази информация вече не застрашава разследването. Вашата идентичност като лице, подало сигнала няма да бъде оповестена, освен ако не сме задължени да направим това.
Права на субекта на данните
Съгласно Европейското законодателство по защита на данните, вие и лицата, посочени в съобщението, имате право на достъп, поправка, изтриване, ограничаване на обработването и преносимостта на данни, както и право на възражение срещу обработването на личните ви данни. Ако се позовете на правото на възражение срещу обработването на личните данни, необходимостта от съхраняваните данни за разглеждане на съобщение ще бъде разгледана незабавно. Данните, които вече не са необходими, ще бъдат изтрити веднага.
Правата, които имате по отношение на нас, както са изброени по-горе, могат да бъдат предоставени на Otto Group (GmbH & Co KG), Имейл: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Вие също имате право да обжалвате пред надзорния орган.
Личните данни се съхраняват толкова дълго, колкото е необходимо, за да се изясни ситуацията и да се извърши окончателна оценка или докато съществува законен интерес от страна на фирмата или съхранението им се изисква от закона. След приключване на обработката на доклада данните ще бъдат изтрити в съответствие със съответните валидни законови изисквания.
Употреба на портала за сигнализиране
Комуникацията между вашия компютър и системата за сигнали се извършва през криптирана връзка (SSL). Вашият IP адрес няма да бъде запаметен, докато използвате системата за сигнали. За да поддържа връзката между вашия компютър и BKMS® System, на вашия компютър се съхранява една бисквитка, която съдържа само идентификацията на сесията (т.нар. бисквитка за сесията). Тази бисквитка е валидна само до приключването на вашата сесия и изтича след затваряне на браузера.
Възможно е създаване на пощенска кутия в рамките на системата за сигнали, която е обезпечена с индивидуално избрани псевдоним/потребителско име и парола. Това ви позволява да изпращате съобщения до съответно отговорен служител в Otto GmbH & Co. KGaA или/и в една от фирмите, свързани с Otto Group, по име или по анонимен, безопасен начин. Тази система съхранява данни само в системата за сигнали, което я прави особено надеждна. Това не е форма на редовна комуникация по имейл.
Бележка за изпращане на приложения
При изпращане на съобщение или допълнение, можете едновременно да изпращате прикачени файлове към отговорния служител на Otto GmbH & Co. KGaA и/или една от свързаните с нея фирми. Ако желаете изпращане на съобщение, запазвайки анонимност, моля обърнете внимание на следното указание за сигурност: файловете могат да съдържат скрити лични данни, които биха могли да изложат на риск вашата анонимност. Премахнете тези данни, преди да изпращане. Ако не можете да премахнете тези данни или не сте сигурни как да направите това, копирайте текста на вашето приложение в текста на вашето съобщение или изпратете отпечатания документ анонимно до адреса в долната част, цитирайки референтния номер, получен в края на процеса на изпращане на съобщението.
Версия: Март 2024
„Честното, уважително и отговорно взаимодействие е в основата на нашето ежедневно сътрудничество. Това включва спазване на приложимите закони и разпоредби, зачитане на етичните ценности и насърчаване на устойчивото развитие. Ако имате впечатлението, че правният или моралният компас в даден момент сочи в грешна посока, ще Ви бъдем благодарни за всяко съобщение. Нашата система за подаване на сигнали позволява на всеки да се свърже с нашия екип по спазване на законодателството в дух на доверие и, ако желае, анонимно.“