Informazioni sulla protezione dei dati
La seguente sezione contiene informazioni sulla raccolta, il trattamento e l'utilizzo dei dati personali nell'ambito del sistema di segnalazione degli illeciti. Si prega di leggere attentamente l'informativa sulla privacy prima di inviare una segnalazione.
Scopo del sistema di segnalazione degli illeciti
Il sistema di segnalazione degli illeciti (BKMS® System) viene usato per raccogliere ed elaborare in modo sicuro e riservato le informazioni relative a (presunte) violazioni di legge o di regolamenti interni a danno del Gruppo Volkswagen.
Il trattamento dei dati personali all'interno del BKMS® System è fondato sul legittimo interesse della Volkswagen AG a individuare e prevenire i reclami e la conseguente prevenzione dei danni e dei rischi di responsabilità per il Gruppo Volkswagen (art. 6, comma 1, lettera f del DSGVO unitamente alle sezioni 30, 130 OWiG). Il punto 4.1.3 del Corporate Governance Code tedesco prevede inoltre l'istituzione di un sistema di segnalazione degli illeciti per dare ai dipendenti e a terzi la possibilità di fornire informazioni protette sulle eventuali violazioni della legge all'interno dell'azienda.
In caso di ricezione di una segnalazione riguardante un dipendente della Volkswagen AG, tale processo serve anche a prevenire reati o altre violazioni della legge in relazione al rapporto di lavoro (art. 26, comma 1 BDSG).
Ufficio responsabile e sicurezza dei dati
L'ufficio responsabile per la protezione dei dati del sistema di segnalazione degli illeciti è la Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg. Il sistema di segnalazione degli illeciti è gestito da una società specializzata, la EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto della Volkswagen AG.
I dati personali e le informazioni inserite nel sistema di segnalazione degli illeciti vengono memorizzati in una banca dati gestita dalla EQS Group GmbH in un centro dati ad alta sicurezza. Solo la Volkswagen AG può avere accesso a tali dati. Né la EQS Group GmbH né altri hanno accesso ai dati. Ciò è garantito da una procedura certificata che prevede sofisticati accorgimenti tecnici e organizzativi.
Tutti i dati sono criptati e memorizzati con password di protezione multilivello, il che significa che l'accesso è riservato a un gruppo molto ristretto di persone espressamente autorizzate dalla Volkswagen AG.
La Volkswagen AG ha nominato un responsabile per la protezione dei dati. Le parti interessate possono rivolgersi direttamente al responsabile per la protezione dei dati della Volkswagen AG:
Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg
datenschutz@volkswagen.de
Trattamento riservato delle segnalazioni
I dati in entrata sono gestiti da un piccolo gruppo di dipendenti espressamente autorizzati e appositamente formati del dipartimento Gruppo Conformità della Volkswagen AG e vengono sempre trattati in riservatezza. I dipendenti del Gruppo Conformità verificano i fatti e possono condurre ulteriori indagini sul caso.
In alcuni casi la Volkswagen AG è obbligata dalla legge sulla protezione dei dati personali a informare l'indagato delle accuse mosse nei suoi confronti. Si tratta di un obbligo giuridico nei casi in cui si può obiettivamente stabilire che la trasmissione delle informazioni all'indagato non può più influire negativamente sull'indagine in corso. Per quanto legalmente possibile, l'identità dell'informatore non sarà rivelata e si farà in modo che non si possano trarre conclusioni su di essa.
La riservatezza non potrà essere garantita se si forniscono deliberatamente informazioni false allo scopo di screditare una persona (denuncia).
Durante il trattamento di una segnalazione o lo svolgimento di un'indagine speciale può rendersi necessario inoltrare le segnalazioni ad altri dipendenti della Volkswagen AG o consociate del Gruppo Volkswagen e ai rispettivi dipendenti, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono ad attività svolte presso le consociate del Gruppo Volkswagen. Se necessari per eventuali chiarimenti, i dati possono essere trasmessi a società consociate del Gruppo Volkswagen in un paese al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo, purché sussistano per le persone interessate adeguate garanzie sulla protezione dei dati. A meno che la Commissione Europea non abbia previsto una disposizione specifica di adeguatezza per il paese in questione non appartenente all'UE o all'SEE, le garanzie di cui sopra rappresentano le clausole contrattuali standard della Commissione Europea. Gli interessati hanno diritto a ricevere dalla Volkswagen AG una copia delle garanzie adeguate per la trasmissione di dati personali verso paesi terzi.
Ci assicuriamo sempre che le norme applicabili in materia di protezione dei dati siano rispettate quando condividiamo le segnalazioni con altri.
Eventuali altre possibili categorie di destinatari sono essere le autorità di polizia, le autorità antitrust, altre autorità amministrative, i tribunali e le società di diritto internazionali e le società di revisione contabile incaricate dal Gruppo Volkswagen, se richiesto dalla legge sulla protezione dei dati o da altre leggi.
Tutte le persone che accedono ai dati sono obbligate a rispettarne la riservatezza.
Durata della conservazione dei dati personali
I dati personali saranno conservati per tutto il tempo necessario per chiarimenti e valutazioni finali o se per l'azienda sussista un interesse legittimo o se previsto dalla legge. Tali dati vengono poi cancellati in conformità alle disposizioni di legge. La durata della conservazione varia a seconda della gravità del sospetto e dell'eventuale violazione segnalata.
Diritti dell'interessato
Ai sensi della legislazione europea sulla protezione dei dati voi e le persone indicate nella segnalazione avete il diritto di informazione, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e opposizione al trattamento dei vostri dati personali. Se ci si appella al diritto di opposizione al trattamento dei dati personali, la necessità dei dati memorizzati per l'esame di una segnalazione sarà sottoposta a immediata valutazione. I dati non più necessari saranno cancellati immediatamente. Al seguente indirizzo è possibile far valere i propri diritti e avere ulteriori informazioni:
Homepage: https://datenschutz.volkswagen.de/
E-Mail-Adresse: info-datenschutz@volkswagen.de
Si ha anche il diritto di presentare un reclamo all'autorità di controllo.
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
https://www.lfd.niedersachsen.de/
Uso del sistema di segnalazione degli illeciti
Tipo di dati personali raccolti
Il sistema di segnalazione degli illeciti viene utilizzato su base volontaria. Quando è stato inoltrata una segnalazione tramite il sistema di segnalazione degli illeciti, raccogliamo i dati personali e le informazioni seguenti:
- Il vostro nome, qualora vogliate rendere nota la vostra identità.
- Se siete un dipendente della Volkswagen AG o meno.
- Laddove possibile, i nomi delle persone e altri dati personali delle persone indicate nella vostra segnalazione.
La comunicazione tra il vostro computer e il sistema di segnalazione degli illeciti ha luogo tramite una connessione criptata (SSL). L'indirizzo IP del vostro computer non viene memorizzato durante l'uso del portale per le segnalazioni degli illeciti. Per mantenere la connessione tra il BKMS® System e il vostro computer, su quest'ultimo viene memorizzato un cookie che contiene solo l'ID della sessione. Il cookie resta valido solo fino alla fine della sessione e smette di esserlo nel momento in cui si chiude il browser.
Si ha la possibilità di usare uno pseudonimo/ nome utente e password scelti personalmente per configurare una casella di posta protetta nel sistema di segnalazione degli illeciti. In questo modo è possibile inviare messaggi sicuri ai dipendenti interessati della Volkswagen AG, indicando il proprio nome o in forma anonima. Questo sistema memorizza solo i dati all'interno del sistema di segnalazione, il che lo rende particolarmente sicuro. Non si tratta di una normale comunicazione via e-mail.
Note sull'invio degli allegati
Al momento della presentazione di una segnalazione o di informazioni supplementari, si ha la possibilità di inviare allegati ai dipendenti della Volkswagen AG interessati. Se si desidera inviare una segnalazione anonima, si prega di osservare le seguenti informazioni di sicurezza: I file potrebbero contenere dati personali nascosti che rischierebbero di compromettere l'anonimato. Cancellare tali dati prima dell'invio. Se non è possibile o non si è sicuri di come cancellare questi dati, copiare il testo dell'allegato in quello della segnalazione o inviare il documento stampato in forma anonima all'indirizzo contenuto a piè di pagina, indicando il numero di riferimento che si riceve al termine della procedura di segnalazione.
Data della versione: 25/ 05/ 2018