Privaatsusavaldus
Suhtume andmekaitsesse ja konfidentsiaalsusesse väga tõsiselt ning peame kinni nii ELi isikuandmete kaitse üldmääruse sätetest kui ka kehtivatest riiklikest andmekaitse eeskirjadest. Järgnevalt selgitame, millist teavet ja milliseid isikuandmeid me töötleme, kui vihje saadate. Palun lugege see privaatsusavaldus enne vihje saatmist tähelepanelikult läbi.
Kes vastutab?
See privaatsusavaldus kehtib andmete töötlemisele, mida teostab:
Deutsche Post AG
Global Compliance Office
Charles-de-Gaulle-Straße 20
53250 Bonn
Saksamaa
gco@dpdhl.com
Kui teil on lisaküsimusi oma isikuandmete töötlemise kohta, pöörduge meie andmekaitsespetsialisti poole:
Deutsche Post AG
Global Data Protection
53250 Bonn
Saksamaa
datenschutz@dpdhl.com
Mis liiki isikuandmeid töödeldakse?
Deutsche Post AG hoiab käigus DPDHLi (Deutsche Post AG ja selle sidusettevõtted) juhtumitest teatamise süsteemi. Juhtumitest teatamise süsteemi kasutamine on vabatahtlik. Kui saadate juhtumitest teatamise süsteemi kaudu vihje, kogume järgmisi isikuandmeid ja teavet:
- teie nimi, kui soovite oma identiteeti avaldada,
- kas töötate DPDHLis ning
- nende isikute nimed ja muud isikuandmed, keda oma vihjes nimetate.
Juhul kui saadate vihje telefoni teel, salvestatakse teie kõne. Iga telefonikõne alguses palutakse teil anda nõusolek teie jutu salvestamiseks helifaili kujul. Lisaks kogutakse sellises vormis saadetud vihjete korral eespool nimetatud liiki isikuandmeid transkribeerimise kaudu.
Miks me isikuandmeid kogume ja mis on selle õiguslikuks aluseks?
Juhtumitest teatamise süsteemi (BKMS® System) eesmärk on DPDHLi vastavusreeglite rikkumisi käsitlevate vihjete turvaline ja konfidentsiaalne vastuvõtmine, menetlemine ja haldamine. See on mõeldud spetsiaalselt vihjete kogumiseks õigusrikkumiste või rikkumiste kohta, mis on seotud DPDHLi käitumiskoodeksiga ning selles nimetatud põhimõtete, juhendite ja eeskirjadega, nagu DPDHLi inimõiguste poliitikat käsitlev avaldus või DPDHLi korruptsioonivastase võitluse ja ärieetika reeglid. Töötleme teie andmeid ainult kindlatel eesmärkidel ja juhul, kui meil on selleks õiguslik alus. Kui soovite teatada andmetega seotud rikkumistest või muudest andmekaitsega seotud asjadest, järgige DPDHLi organisatsioonisisest üleilmse andmekaitse protseduuri andmetega seotud rikkumistest teatamise kohta või võtke ühendust kohaliku andmekaitse inspektsiooni või andmekaitsespetsialistiga. Kontaktandmed leiate siit.
Meie veebisaidi külastamine
Süsteem BKMS® System on loodud tagama kasutajate anonüümsust kooskõlas ELi rikkumisest teatamise direktiiviga. Andmeid, mis on vajalikud ühenduse loomiseks teie arvuti ja juhtumitest teatamise süsteemi vahel (nt IP-aadressid), ei salvestata BKMS® Systemi, ja neid kasutatakse kogu seansi vältel ainult taristu tasemel. Teie arvutisse salvestatakse ainult seansi ID küpsis (nn nullküpsis). See küpsis kehtib ainult kuni teie seansi lõpuni ja aegub brauseri sulgemisel. See küpsis sisaldab ainult seansi ID nime JSESSIONID, millele järgneb juhuslik genereeritud väärtus, mis on vajalik seansi loomiseks (ei mingit muud teavet, mis võiks viia info edastaja tuvastamiseni). Seansside loomist kasutatakse laialdaselt ning see on parimaks tavaks klient-server-arhitektuuri puhul. Kui olete välja loginud või on kätte jõudnud ajalõpp, muutub küpsis kehtetuks ja seanss tühistatakse (suletakse). Selleks seatakse seansi väärtus küpsises nulliks (defineerimata olekusse). Seejärel ei saa seanssi enam uuesti avada. Teie andmete töötlemine nimetatud eesmärkidel toimub meie õigustatud huvides vastavalt isikuandmete kaitse artikli 6 lõike (1) punktile f).
Vihje saatmine anonüümselt või nimeliselt
Olenemata valitud sidekanalist on võimalik vihje saata nii anonüümselt kui ka nimeliselt. Kui otsustate seda teha tahtlikult või avaldate enda identiteedi tahtmatult, hoiame teie isikut salajas kõigis organisatsioonisisestes või kohtuvälistes etappides. Juhime tähelepanu sellele, et meil on õiguslik kohustus teavitada süüdistatavat teda puudutava vihje saamisest, välja arvatud juhul, kui see seab ohtu selle edasise uurimise. Seejuures, kui see on seaduslikult võimalik, teie kui rikkumise kohta info edastaja isikut ei avalikustata. Kui otsustate teadlikult ja tahtlikult enda isiku vihje saatmisega seoses avaldada, on andmete töötlemise aluseks teie nõusolek vastavalt isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike (1) punktile a). Saate oma nõusoleku tagasi võtta, kuid ainult kuni ühe kuu jooksul pärast vihje saatmist.
Vihje saatmine veebipõhise süsteemi BKMS® System, turvalise postkasti või muu sidekanali kaudu
Isikuandmete edastamisel juhtumitest teatamise süsteemi (süsteemi BKMS® System, turvalise postkasti või muu sidekanali kaudu), toimub nende töötlemine meie ettevõtte õigustatud huvides, et tuvastada ja vältida rikkumisi ning vältida sellega DPDHLi, selle töötajate ja klientide kahjustamist. Sellise saadaolevate sidekanalite kaudu toimuva andmete töötlemise õiguslikuks aluseks on isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike (1) punkt f).
Süsteemis BKMS® System on võimalik seadistada turvaline postkast, mis on kaitstud individuaalselt valitud pseudonüümi/kasutajanime ja parooliga. Kõrgeimal tasemel anonüümsuse saavutamiseks peate valima pseudonüümi, mida ei ole võimalik teie isikuga seostada. Niimoodi saate esitada oma vihje kohta lisateavet ning suhelda vihje teemadel asjaga tegeleva DPDHLi töötajaga. Soovi korral võite jääda ka nimeliselt tuvastatavaks. Turvalise postkasti süsteem salvestab andmed ainult juhtumitest teatamise süsteemi, mis teeb selle eriti turvaliseks. See pole tavalise meilisuhtluse vorm. Isikuandmed kustutatakse turvalisest postkastist kooskõlas üldiste kustutamispõhimõtetega, mida on kirjeldatud jaotises „Kui kaua me isikuandmeid säilitame?“. Pärast vihje menetlemise lõpetamist kustutatakse turvaline postkast jäädavalt, kui seda pole 180 päeva kasutatud.
Vihje või täienduse saatmisel saate lisada sellele manuseid, et esitada sellega koos rohkem teavet. Kui soovite jääda vihje saatmisel anonüümseks, pidage meeles järgmisi turvalisusnõuandeid. Files can contain hidden personal data that could compromise your anonymity. Eemaldage sellised andmed enne saatmist. Kui te ei saa neid andmeid eemaldada või pole kindel, kuidas seda teha, kopeerige manuse tekst vihje sisusse, või saatke väljaprinditud dokument anonüümselt jaluses loetletud aadressile, viidates viitenumbrile, mille saate vihje saatmise protseduuri lõpus. Vihjeid saab saata ka mõne teise kanali kaudu (nt kiri tavapostiga, e-kiri jne). Sellised vihjed tõstetakse süsteemi BKMS® System käsitsi, kus siis neid töödeldakse.
Vihje saatmine telefoni teel
BKMS® System kaitseb teie anonüümsust ka siis, kui esitate vihje telefoni teel. Ei DPDHL ega EQS Group ei näe teie telefoninumbrit ega saa tuvastada teid teie hääle järgi. Teiepoolne juhtumi kirjeldus salvestatakse süsteemi BKMS® System. Soovime juhtida teie tähelepanu sellele, et vihje saatmine telefoni teel toimib ainult juhul, kui annate nõusoleku enda hääle salvestamiseks. Seejärel transkribeerib krüptitud helifaili asjaga tegelev DPDHLi töötaja. Teie vihje salvestamise ja transkribeerimise õiguslikuks aluseks on teie nõusolek vastavalt isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike (1) punktile a). Vihje saatmine telefoni teel on vabatahtlik. Kui te ei soovi, et teid salvestataks, võite saata oma vihje teise välja pakutud sidekanali kaudu. Helifail kustutatakse kohe pärast seda, kui teie vihje menetlemine on lõpetatud.
Kui olete telefoni teel vihje saatmise lõpus seadistanud turvalise postkasti, saate asjaga tegelevalt DPDHLi töötajalt tagasisidet häälsõnumite vormis ning saate anda soovi korral vihje kohta lisateavet. Alternatiivselt võite kasutada oma turvalist postkasti veebirakenduse kaudu, lugeda seal tagasisidet ning esitada täiendusi kirjalikus vormis. Teie vihje või täienduse konfidentsiaalsuse kaitsmiseks pole teil võimalik kuulata oma vihje ega täienduse salvestist ei oma telefonis ega veebipõhises turvalises postkastis.
Kui kaua me isikuandmeid säilitame?
Isikuandmeid säilitatakse seni, kuni see on vajalik olukorra selgitamiseks ja vihje hindamiseks, või kui ettevõttel on muu õigustatud huvi, või kui see on nõutud seadusega. Kui vihje menetlemine on lõpetatud, kustutatakse need andmed kooskõlas seaduses sätestatud nõuetega. Kui leitakse, et vihjes sisalduv kaebus on alusetu ja ei vii uurimiseni, kustutame vihjes esitatud isikuandmed viivitamatult. Kui alustatakse uurimist, kustutatakse isikuandmed kahe kuu jooksul pärast uurimise lõpetamist, kui pole just vajalik pikem säilitamisperiood, et teha muud toimingud, ennekõike distsiplinaarkaristuse või kohtumenetluse korral või muul juhul, kui seda lubab kohalik õigus.
Kuidas me isikuandmeid kaitseme?
Side teie seadme ja juhtumitest teatamise süsteemi vahel toimub krüptitud ühenduse (SSL) kaudu. Teie IP-aadressi vihjesüsteemi kasutamise ajal ei salvestata.
Milliseid isikuandmeid edastatakse?
Sissetulevad vihjed jõuavad üksikute DPDHLi valitud ja volitatud vastavus- või personaliosakonna töötajateni, kes on saanud eriväljaõppe ning menetlevad vihjeid alati konfidentsiaalselt. Eelmainitud vastavus- või personaliosakonna töötajad hindavad asja ja viivad läbi täiendavad uurimised, mis on konkreetsel juhul vajalikud. Vihje menetlemisel või eriuurimise läbiviimisel võib osutuda vajalikuks jagada vihjeid ka teiste DPDHLi töötajatega (nt juhul, kui vihjed on seotud juhtumitega sidusettevõtetes või nende menetlemine nõuab täiendavaid ekspertteadmisi). Need DPDHLi töötajad võivad asuda väljaspool Euroopa Liitu või Euroopa Majanduspiirkonda riikides, kus kehtivad eraelu puutumatuse kohta teistsugused reeglid. Üritame alati tagada, et vihjete jagamisel peetaks kinni kohaldatavatest andmekaitsenõuetest. Kõik isikud, kes saavad juurdepääsu andmetele, on kohustatud hoidma konfidentsiaalsust.
Vihjeid edastatakse kontserni teiste ettevõtete töötajatele ainult selleks, et tuvastada õigusrikkumisi või rikkumisi, mis on seotud DPDHLi käitumiskoodeksi ning selles nimetatud poliitikate, juhendite ja eeskirjadega. Vihjete edastamine on vajalik Deutsche Post AG ja vihjest mõjutatud kontserni ettevõtete õigustatud huvide kaitsmiseks, et täita juriidilisi nõudeid ja organisatsioonisiseseid poliitikaid. Õiguslikuks aluseks on isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike (1) punkt f).
Kui seda ei nõua just kohaldatav õigusakt, ei avaldata teie isikuandmeid ühelegi organisatsioonivälisele isikule. Kui seda nõuab kohaldatav õigusakt, võib olla vajalik vihje teinud töötaja isiku avaldamine pädevale asutusele, kes on seotud uurimisega või sellele järgneva kohtumenetlusega.
Välistel teenusepakkujatel, kes meile andmetöötluse teenuseid osutavad, on lepinguline kohustus säilitada andmete konfidentsiaalsust kooskõlas isikuandmete kaitse üldmääruse artikliga 28. Need teenusepakkujad järgivad meie eeskirju ning kasutame selle tagamiseks tehnilisi ja korralduslikke meetmeid ning samuti mitmesuguseid kontrolle ja järelevalvet.
Teie andmeid edastatakse Euroopa Majanduspiirkonnast (EMP) väljaspool asuvatesse riikidesse ainult DPDHLi sidusettevõtetele, välistele teenusepakkujatele või ametivõimudele, kui seda lubab kohaldatav andmekaitse õigusakt. Sellistel juhtudel tagame, et on rakendatud sobivad meetmed, millega tagada edastatud andmete kaitse (nt meie siduvad kontsernisisesed reeglid, lepingu tüüptingimused).
DPDHLi andmete privaatsuspoliitika reguleerib norme, mida tuleb järgida teie isikuandmete töötlemisel meie kontserni siseselt.
Millised õigused on teil ja teistel andmesubjektidel?
Vastavalt Euroopa andmekaitse õigusaktidele on teil ja vihjes nimetatud isikutel järgmised õigused.
- Õigus andmetega tutvuda: saate taotleda teavet selle kohta, milliseid teid käsitlevaid isikuandmeid töödeldakse.
- Õigus andmete parandamisele: teil on õigus taotleda end puudutavate ebaõigete andmete parandamist.
- Õigus esitada vastuväiteid: teil on õigus esitada töötlemise osas vastuväiteid.
- Õigus enda nõusolek tagasi võtta: teil on õigus enda nõusolek tagasi võtta.
- Andmete ülekandmise õigus: teil on õigus edastada end puudutavaid andmeid mõnele teisele ettevõttele.
- Õigus andmete kustutamisele / õigus olla unustatud: teatud juhtudel on teil õigus taotleda enda andmete kustutamist.
- Õigus isikuandmete töötlemise piiramisele: teil on õigus taotleda end puudutavate andmete kasutamise piiramist.
- Õigused seoses automatiseeritud töötlusel põhinevate üksikotsuste tegemisega, sealhulgas profiilianalüüsiga: teil on õigus taotleda automatiseeritud töötluse läbivaatamist. Praegusel hetkel ei toimu mingisugust automaatset üksikotsuste tegemist.
- Õigus esitada kaebusi: teil on õigus esitada kaebus pädevale andmekaitse järelevalveasutusele.
Kui esitate vastuväite andmete töötlemisele meie õigustatud huvides, uurime viivitamatult, kas teie vastuväide on õigustatud. Kui jah, siis me enam teie andmeid ei töötle.
Kui soovite kasutada eespool nimetatud õigusi või teil on mis tahes muid küsimusi käesoleva privaatsusavalduse kohta, kasutage eespool nimetatud kontaktandmeid.
Selle privaatsusavalduse muudatused
Jätame endale õiguse seda privaatsusavaldust muuta vastavalt muudatustele meie teenustes, teie andmete töötluses või kohaldatavas õiguses. Seega soovitame meie privaatsusavaldust aeg-ajalt uuesti lugeda.
Olek: 01.10.2021
