Ziņojums par konfidencialitāti
Mēs ļoti nopietni attiecamies pret datu aizsardzību un konfidencialitāti un ievērojam ES Vispārīgo datu aizsardzības regulu (ES-VDAR), kā arī spēkā esošos valsts normatīvos aktus par datu privātumu. Tālāk mēs skaidrojam, kādu informāciju un attiecīgā gadījumā personas datus mēs apstrādājam, kad iesniedzat ziņojumu. Lūdzu, rūpīgi izlasiet šo paziņojumu par konfidencialitāti pirms ziņojuma iesniegšanas.
Kādas personas ir atbildīgas?
Šis paziņojums par konfidencialitāti attiecas uz datu apstrādi, ko veic:
Deutsche Post AG
Globālās atbilstības birojs
Charles-de-Gaulle-Straße 20
53250 Bonna
Vācija
gco@dpdhl.com
Ja Jums ir jautājumi par Jūsu personas datu apstrādi, lūdzu, sazinieties ar datu aizsardzības inspektoru:
Deutsche Post AG
Global Datu Aizsardzība
53250 Bonna
Vācija
datenschutz@dpdhl.com
Kādi personas dati tiek apstrādāti?
Deutsche Post AG uztur DPDHL (Deutsche Post AG un tās grupas uzņēmumu) Incident Reporting System. Incident Reporting System tiek izmantota uz brīvprātības pamata. Ja Jūs iesniedzat ziņojumu, izmantojot Incident Reporting System, mēs apkopojam šādus personas datus un informāciju:
- savu vārdu, ja izvēlējāties atklāt savu identitāti,
- to, vai Jūs esat DPDHL darbinieks, un
- Jūsu ziņojumā norādīto personu vārdus un cita veida personas datus.
Ja iesniedzat ziņojumu pa tālruni, Jūsu balss tiks ierakstīta. Katra tālruņa zvana sākumā Jums arī tiks lūgts dot piekrišanu, lai Jūsu izrunātais vārds tiktu ierakstīts kā skaņas fails. Arī šim iesniegto ziņojumu veidam iepriekš minētie personas datu veidi tiek vākti tos pārrakstot.
Kāpēc mēs vācam personas datus un kāds ir juridiskais pamats?
Incident Reporting System (BKMS® System) ir veids, kā droši un konfidenciāli saņemt, apstrādāt un pārvaldīt ziņojumus par DPDHL saistošu noteikumu pārkāpumiem. Tas ir īpaši paredzēts, lai saņemtu ziņojumus par likumu vai DPDHL Rīcības kodeksa pārkāpumiem, un tajos ir minētas citas politikas, vadlīnijas un noteikumi, piemēram, DPDHL paziņojums par cilvēktiesībām vai DPDHL Pretkorupcijas un biznesa ētikas politika. Mēs apstrādājam Jūsu datus tikai īpašiem mērķiem un gadījumos, kad mums tam ir juridisks pamats. Ja jūs vēlaties ziņot par datu pārkāpumiem vai sniegt citus paziņojumus par datu aizsardzību, lūdzu, sekojiet DPDHL iekšējam ziņošanas par datu pārkāpumu procesam, vai arī sazinieties ar savu datu aizsardzības amatpersonu vai datu aizsardzības inspektoru. Kontaktinformāciju varat atrast šeit.
Mūsu tīmekļa vietnes apmeklēšana
BKMS® System ir izstrādāta, lai garantētu tās lietotāju anonimitāti saskaņā ar ES direktīvu par ziņošanu. Dati, kas nepieciešami, lai izveidotu saziņu starp Jūsu datoru un Incident Reporting, piemēram, IP adreses, netiks saglabāti BKMS® System un tiks izmantoti tikai infrastruktūras līmenī sesijas laikā. Tāpat Jūsu datorā tiek saglabāta sīkdatne, kas satur tikai sesijas ID (tā sauktā nulles sīkdatne). Šī sīkdatne ir derīga tikai līdz jūsu sesijas beigām, un tās izmantošanas laiks beidzas, tiklīdz aizverat savu pārlūku. Sīkfails satur tikai sesijas ID nosaukumu JSESSIONID ar nejauši ģenerētu vērtību, kas nepieciešama sesijas izveidei (nav papildu informācijas, kas varētu izraisīt ziņotāja identificēšanu). Sesiju izveide tiek plaši izmantota un paraugprakse klienta-servera arhitektūrā. Ja izrakstāties vai tiek sasniegts pārtraukuma ierobežojums, sīkfails kļūst nederīgs un sesija tiek anulēta (slēgta). Tas tiek darīts, iestatot sesijas vērtību pašā sīkdatnē uz „nulli” (nenoteikts stāvoklis). Šajā brīdī sesiju vairs nevar atvērt. Minētajos nolūkos mums ir tiesiskas intereses apstrādāt Jūsu datus, kas ir balstīts uz VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunktu.
Anonīmu vai personisku ziņojumu iesniegšana
Neatkarīgi no tā, kādu saziņas kanālu izmantojat, savu ziņojumu varat iesniegt anonīmi vai personiski. Ja Jūs apzināti izvēlaties to darīt vai apzināti atklājat savu identitāti, mēs vēlamies Jūs informēt, ka mēs saglabāsim Jūsu identitāti konfidenciālu visu procedūras iekšējo vai ārpustiesas darbību laikā. Vēlamies Jūs informēt, ka mums ir saistošs tiesību aktos ietvertais pamatprincips, ka ziņojumā apsūdzētās personas ir jāinformē par to, ka par tām ir saņemts ziņojums, ja vien tas neapdraudēs ziņojuma tālāku izmeklēšanu. Ciktāl tas ir juridiski iespējams, Jūsu kā ziņotāja identitāte šādos gadījumos netiks izpausta. Ja Jūs apzināti un ar nolūku nolemjat atklāt savu identitāti saistībā ar ziņojumu, datu apstrāde ir balstīta uz Jūsu piekrišanu saskaņā ar VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunktu. Jūs varat atsaukt savu piekrišanu, bet tikai vienu mēnesi pēc paziņojuma saņemšanas.
Ziņojumu iesniegšana, izmantojot tīmekļa BKMS® System, drošo pastkastīti vai citus saziņas kanālus
Personas datu apstrāde BKMS® System, drošā pastkastītē vai citos saziņas kanālos ir balstīta uz mūsu uzņēmuma tiesiskajām interesēm atklāt un novērst pārkāpumus, tādējādi pasargājot no kaitējuma DPDHL, tās darbiniekus un klientus. VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts kalpo kā juridiskais pamats šai datu apstrādei, izmantojot pieejamos saziņas kanālus.
BKMS® System var izveidot drošu pastkastīti, kas ir aizsargāta ar individuāli izvēlētu pseidonīmu/lietotāja vārdu un paroli. Lai sasniegtu visaugstāko anonimitātes līmeni, Jums jāizvēlas pseidonīms, kas neļauj izdarīt secinājumus par Jūsu identitāti. Tas ļauj Jums nosūtīt papildinājumus savam ziņojumam un sazināties par ziņoto lietu ar DPDHL atbildīgo darbinieku. Varat arī izvēlēties palikt atpazīstams pēc vārda. Drošās pastkastītes sistēma datus saglabā tikai Incident Reporting System, kas nozīmē, ka tie ir sevišķi aizsargāti. Tas nav parasto e-pasta saziņas veids. Personas dati tiks dzēsti no drošās pastkastītes saskaņā ar vispārīgo dzēšanas koncepciju, kas aprakstīta sadaļā „Cik ilgi mes glabājam personas datus?”. Pēc ziņotās lietas slēgšanas drošā pastkastīte tiks pilnībā izdzēsta pēc 180 dienām, kad tā netiks izmantota.
Iesniedzot ziņojumu vai papildinājumu, Jūs vienlaikus varat papildināt informāciju ar pielikumiem. Ja vēlaties iesniegt anonīmu ziņojumu, lūdzu, ņemiet vērā šādu padomu drošības jomā: Faili var saturēt apslēptus personas datus, kas var apdraudēt Jūsu anonimitāti. Nodzēsiet šos datus pirms sūtīšanas. Ja šos datus nodzēst nav iespējams vai arī nezināt, kā to izdarīt, iekopējiet pielikuma tekstu ziņojumā vai arī anonīmi nosūtiet izdrukātu dokumentu uz kājenē doto adresi, sākotnējā ziņošanas procesa beigās norādot saņemto atsauces numuru. Tāpat ir iespējams iesniegt ziņojumus, izmantojot citus kanālus (piemēram, vēstuli, e -pastu utt.). Šādi ziņojumi tiks ar roku ierakstīti BKMS® System tālākai apstrādei.
Ziņojuma iesniegšana pa tālruni
BKMS® System aizsargās Jūsu anonimitāti arī tad, ja ziņojumu iesniegsiet pa tālruni. Ne DPDHL, ne EQS Group nevarēs piekļūt Jūsu tālruņa numuram un neidentificēs Jūs pēc Jūsu balss. Jūsu gadījuma apraksts tiks ierakstīts BKMS® System. Mēs vēršam Jūsu uzmanību uz to, ka ziņojuma iesniegšana pa tālruni darbojas tikai tad, ja esat piekritis sava izrunātā vārda ierakstīšanai. Pēc tam šifrēto skaņas failu pārraksta atbildīgais DPDHL darbinieks. Juridiskais pamats Jūsu ziņojuma iesniegšanas ierakstīšanai un pārrakstīšanai ir balstīts uz Jūsu piekrišanu saskaņā ar VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunktu. Ziņojuma iesniegšana pa tālruni notiek brīvprātīgi. Ja nevēlaties, lai Jūs ierakstītu, Jūs esat aicināts iesniegt savu ziņojumu, izmantojot citus piedāvātos saziņas kanālus. Skaņas fails tiks izdzēsts uzreiz pēc Jūsu ziņojuma apstrādes pabeigšanas.
Ja ziņojuma iesniegšanas pa tālruni beigās esat izveidojis drošo pastkastīti, Jūs varat saņemt DPDHL atbildīgā darbinieka atbildi uz ziņojumu balss ieraksta veidā, un, ja nepieciešams, varat savam ziņojumam pievienot informāciju. Tāpat Jūs varat piekļūt savai drošai pastkastītei, izmantojot tīmekļa lietojumprogrammu, pārskatīt atbildes uz ziņojumiem un veikt rakstiskus papildinājumus. Lai aizsargātu sava ziņojuma vai papildinājuma konfidencialitāti, Jūs to nevarat klausīties ne savā tālrunī, ne tīmekļa drošajā pastkastītē.
Cik ilgi mēs glabājam personas datus?
Personas dati tiks glabāti tik ilgi, cik nepieciešams, lai noskaidrotu situāciju un izvērtētu ziņojumu, vai kamēr pastāv citas (?) uzņēmuma tiesiskās intereses, vai arī kamēr tie ir jāglabā saskaņā ar tiesību aktiem. Pēc ziņojuma apstrādes beigām šie dati saskaņā ar tiesību aktos noteiktajām prasībām tiek dzēsti. Ja ziņotās bažas tiek uzskatītas par nepamatotām un neizraisa izmeklēšanu, mēs nekavējoties izdzēsīsim no ziņojuma saņemtos personas datus. Ja tiek sākta izmeklēšana, personas dati tiks dzēsti divu mēnešu laikā pēc izmeklēšanas beigām, ja vien nav vajadzīgs ilgāks glabāšanas laiks, lai pabeigtu citas procedūras, jo īpaši disciplinārlietu vai tiesvedību, vai citādi ko atļauj vietējie tiesību akti.
Kā mēs aizsargājam personas datus?
Saziņa starp jūsu datoru un Incident Reporting System notiek, izmantojot šifrēto pieslēgumu (SSL). Kad izmantojat ziņošanas sistēmu, jūsu IP adrese netiks saglabāta.
Vai personas dati tiks nodoti tālāk?
Ienākošos ziņojumus saņem neliels skaits īpaši pilnvarotu un apmācītu DPDHL Atbilstības vai Personāldaļas darbinieku, un šie ziņojumi vienmēr tiek apstrādāti konfidenciāli. Iepriekš minētie DPDHL Atbilstības vai Personāldaļas darbinieki izvērtēs šo jautājumu un veiks turpmāku izmeklēšanu, kas nepieciešama konkrētajā gadījumā. Apstrādājot ziņojumu vai veicot īpašu pārbaudi, ziņojumus var būt nepieciešams koplietot ar citiem DPDHL darbiniekiem, piemēram, ja ziņojumi saistīti ar gadījumiem saistītajos uzņēmumos vai tiem nepieciešama papildu ekspertīze. DPDHL darbinieki var atrasties valstīs, kas neietilpst Eiropas Savienībā vai Eiropas Ekonomikas zonā un kurās ir spēkā atšķirīgi noteikumi par personas datu privātumu. Koplietojot ziņojumus, mēs vienmēr nodrošinām datu aizsardzības noteikumu ievērošanu. Visām personām, kuras saņem piekļuvi datiem, ir pienākums ievērot konfidencialitāti.
Ziņojumu nodošana minētajiem citu grupas uzņēmumu darbiniekiem tiek veikta tikai ar nolūku atklāt nelikumīgu rīcību vai DPDHL Rīcības kodeksa pārkāpumus un tajā minētās turpmākās politikas, vadlīnijas un noteikumus. Ziņojumu pārsūtīšana ir nepieciešama, lai aizsargātu Deutsche Post AG un grupas uzņēmumu, kurus skar ziņojums, tiesiskās intereses, lai tie ievērotu juridisko un uzņēmuma iekšējo politiku. VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts kalpo kā juridiskais pamats.
Ja vien to nepieprasa piemērojamie tiesību akti, Jūsu personas dati netiks izpausti ārējām pusēm. Ja to pieprasa piemērojamie tiesību akti, informācija par ziņojošā darbinieka identitāti var būt jāatklāj attiecīgajām iestādēm, kas iesaistītas izmeklēšanā vai turpmākā tiesvedībā.
Ārējiem pakalpojumu sniedzējiem, kas apstrādā datus mūsu vārdā, ir līgumsaistības ievērot stingru konfidencialitāti saskaņā ar VDAR 28. pantu. Pakalpojumu sniedzēji ievēro mūsu norādījumus, kurus garantē tehniski un organizatoriski pasākumi, kā arī pārbaudes un kontroles.
Jūsu dati tiek pārsūtīti ārpus Eiropas Ekonomikas zonas (EEZ) citiem DPDHL uzņēmumiem, ārējiem pakalpojumu sniedzējiem vai valsts iestādēm tikai tad, ja to atļauj piemērojamie datu aizsardzības tiesību akti. Šādos gadījumos mēs nodrošināsim, ka ir ieviesti atbilstoši drošības pasākumi, lai nodrošinātu Jūsu datu pārsūtīšanu (piemēram, mūsu saistošie korporatīvie noteikumi, standarta līguma noteikumi).
DPDHL datu konfidencialitātes politika reglamentē mūsu grupas mēroga standartus Jūsu datu apstrādei.
Kādas tiesības ir Jums un citiem datu subjektiem?
Saskaņā ar Eiropas datu aizsardzības likumu Jums un ziņojumā minētajām personām ir šādas tiesības:
- Tiesības piekļūt informācijai: Jūs varat pieprasīt informāciju par saviem apstrādātajiem personas datiem.
- Labošanas tiesības: Jums ir tiesības pieprasīt labot visus neprecīzos datus par sevi.
- Tiesības iebilst: Jums ir tiesības iebilst pret apstrādi.
- Tiesības atsaukt savu piekrišanu: Jums ir tiesības atsaukt savu piekrišanu.
- Tiesības uz datu pārnesamību: Jums ir tiesības nodot savus datus citam uzņēmumam.
- Tiesības uz dzēšanu/tikt aizmirstam: Jums ir tiesības noteiktos apstākļos pieprasīt savu datu dzēšanu.
- Tiesības ierobežot apstrādi: Jums ir tiesības pieprasīt Jūsu datu izmantošanas ierobežojumu.
- Tiesības, kas saistītas ar automatizētu lēmumu pieņemšanu, ieskaitot profilēšanu: Jums ir tiesības pieprasīt automātiskās apstrādes pārskatīšanu. Šobrīd automatizēta lēmumu pieņemšana nenotiek.
- Tiesības iesniegt sūdzību: Jums ir tiesības iesniegt sūdzību kompetentajā datu aizsardzības uzraudzības iestādē.
Ja tiek pieprasītas iebildumu tiesības uz datu apstrādi, pamatojoties uz mūsu tiesiskajām interesēm, mēs nekavējoties pārbaudīsim, vai Jūsu iebildums ir efektīvs. Ja tas tā ir, mēs vairs neapstrādāsim datus.
Jūs varat novirzīt savu pieprasījumu uz iepriekš minēto kontaktinformāciju, pamatojoties uz iepriekš minētajām tiesībām vai citiem jautājumiem par šo konfidencialitātes paziņojumu.
Izmaiņas šajā paziņojumā par konfidencialitāti
Mēs paturam tiesības laiku pa laikam mainīt šo privātuma paziņojumu atbilstoši izmaiņām mūsu pakalpojumos, Jūsu datu apstrādē vai piemērojamajos tiesību aktos. Tāpēc mēs iesakām periodiski apmeklēt mūsu paziņojumu par konfidencialitāti.
Statuss: 01.10.2021
