Politica de confidențialitate
Suntem foarte riguroși cu protecția datelor și confidențialitatea și aderăm la prevederile Regulamentului general privind protecția datelor EU (RGPD-EU), precum și la regulamentele naționale aplicabile de protecție a datelor. În continuare vom explica ce informații și dacă este cazul, ce date cu caracter personal vom procesa la expedierea unui mesaj. Vă rugăm să citiți cu atenție această notificare privind politica de confidențialitate înainte de a expedia un mesaj.
Cine este responsabil?
Această Politică de confidențialitate este aplicabilă procesării datelor efectuate de:
Deutsche Post AG
Biroul global de conformitate
Charles-de-Gaulle-Straße 20
53250 Bonn
Germania
gco@dpdhl.com
Dacă aveți întrebări cu privire la procesarea datelor dvs. cu caracter personal, vă recomandăm să contactați Ofițerul responsabil cu protecția datelor:
Deutsche Post AG
Principii globale privind protecția datelor
53250 Bonn
Germania
datenschutz@dpdhl.com
Ce date cu caracter personal se procesează?
Deutsche Post AG menține sistemul de sesizare a incidentelor pentru DPDHL (Deutsche Post AG și întreprinderile sale din grup). Utilizarea sistemului de sesizare a incidentelor are caracter voluntar. Dacă expediați un mesaj prin intermediul sistemului de sesizare a incidentelor, colectăm următoarele date și informații cu caracter personal:
- numele dumneavoastră, dacă alegeți să vă dezvăluiți identitatea,
- dacă sunteți angajat la DPDHL și
- numele și alte date cu caracter personal ale persoanelor pe care le numiți în mesajul dumneavoastră.
Vocea dvs. va fi înregistrată în cazul transmiterii telefonice a sesizării. La începutul fiecărui apel telefonic vi se va solicita acordul pentru înregistrarea spuselor dvs. sub forma unui fișier audio. De asemenea, pentru acest tip de sesizări, tipurile de date cu caracter personal enumerate mai sus se colectează prin transcriere.
De ce colectăm datele cu caracter personal și care este baza legală?
Sistemul de sesizare a incidentelor (BKMS® System) este destinat primirii, procesării și gestionării în siguranță și confidențialitate a mesajelor privind încălcările regulilor de conformitate ale DPDHL. Acesta este destinat în special primirii mesajelor cu privire la încălcarea legii sau a Codului de conduită din cadrul DPDHL și a politicilor, directivelor și regulamentelor menționate de acesta, precum Politica privind drepturile omului din cadrul DPDHL sau Politica anticorupție și Politica de etică în afaceri din cadrul DPDHL. Vom procesa datele dvs. numai în scopuri specifice și în situațiile în care există o bază legală în acest sens. Dacă doriți să sesizați încălcări ale protecției datelor sau să transmiteți alte notificări referitoare la protecția datelor trebuie să urmați procesul intern DPDHL pentru a sesiza încălcarea protecției datelor sau să contactați funcționarul sau Ofițerul responsabil cu protecția datelor. Puteți găsi datele de contact aici.
Accesând pagina noastră de internet
BKMS® System este conceput pentru a garanta anonimatul utilizatorilor săi în conformitate cu Directiva EU pentru informatori. Datele necesare la stabilirea comunicării dintre computerul nostru și sistemul de sesizare a incidentelor, precum adresa IP, nu vor fi stocate în BKMS® System și vor fi utilizate doar la nivelul infrastructurii, pe durata unei sesiuni. În plus, un cookie este salvat pe computerul dumneavoastră, care nu conține decât ID-ul sesiunii (un așa-numit „sesiune de module cookie”). Acest cookie este valabil numai până la terminarea sesiunii dvs. și expiră atunci când închideți navigatorul de internet. Acest cookie conține doar id-ul sesiunii JSESSIONID, cu o valoare generată aleatoriu, necesară la crearea sesiunii (nicio altă informație care ar putea duce la identificarea informatorului). Crearea sesiunilor este utilizată la scară largă și face parte din cele mai bune practici ale arhitecturii client-server. Dacă vă deconectați sau ați atins limita de timp, cookie devine invalid, sesiunea va deveni invalidă (închisă). Acest lucru se realizează prin setarea valorii sesiunii la „zero” în cookie (o stare nedefinită). În acest moment sesiunea nu mai poate fi oprită. Pentru scopurile menționate avem un interes legitim de a vă proteja datele, bazat pe art. 6 (1) RGPD.
Expedierea unui mesaj anonim sau personalizat
Indiferent de canalul de comunicare utilizat, puteți expedia mesajul fie anonim, fie personalizat. Dacă alegeți în mod expres să vă dezvăluiți identitatea, vă informăm că vă vom păstra identitatea confidențială pe toată durata etapelor interne sau extrajudiciare ale procesului. Vă informăm că în principiu, cu excepția situației în care aceasta pune în pericol investigațiile ulterioare cu privire la mesaj, suntem obligați prin lege să informăm persoanele vizate că am primit un mesaj despre acestea. În limitele posibilităților legale, identitatea dvs. ca informator nu va fi dezvăluită. Dacă decideți în mod conștient și intenționat să vă dezvăluiți identitatea în contextul mesajului, procesarea datelor se bazează pe acordul dvs. în conformitate cu art. 6 (1) a) RGPD. Puteți revoca acordul, dar numai în termen de până la o lună după notificare.
Expedierea mesajului online prin sistemul BKMS® System, căsuță poștală protejată sau alte canale de comunicare
Procesarea datelor personale în cadrul sistemului BKMS® System, în căsuța poștală protejată sau prin alte canale de comunicare se bazează pe interesul justificat al companiei noastre în descoperirea și prevenirea conduitei necorespunzătoare și, prin urmare, evitarea daunelor aduse întreprinderii DPDHL, angajaților și clienților acesteia. Articolul 6 (1) f) RGPD servește ca bază legală pentru procesarea datelor prin canalele de comunicare disponibile.
Puteți crea o căsuță poștală protejată în cadrul sistemului BKMS® System, securizată prin intermediul unui pseudonim / nume de utilizator și a unei parole personalizate. Pentru cel mai înalt nivel de anonimat trebuie să alegeți un pseudonim pe baza căruia nu pot fi trase concluzii cu privire la identitatea dvs. Aceasta vă permite să trimiteți completări ale mesajului și să comunicați despre subiectul mesajului cu angajatul responsabil DPDHL. Sau puteți alege să puteți fi identificat după nume. Sistemul căsuței poștale protejate stochează datele numai în cadrul sistemului de sesizare a incidentelor, ceea ce îl face să fie deosebit de sigur. Aceasta nu este o formă de comunicare obișnuită prin e-mail. Datele cu caracter personal vor fi șterse din căsuța poștală protejată în conformitate cu conceptul general de ștergere descris în secțiunea „Cât timp păstrăm datele cu caracter personal?”. După închiderea subiectului unui mesaj, căsuța poștală protejată va fi ștearsă complet dacă nu este utilizată timp de 180 de zile.
Când expediați un mesaj sau o completare, puteți trimite simultan informații alături de atașament. Dacă doriți să expediați un mesaj anonim, rețineți următoarele informații de siguranță: fișierele pot conține date personale ascunse, care vă pot periclita anonimatul. Înainte de trimitere, eliminați aceste date. Dacă nu puteți elimina aceste date sau dacă nu știți cum să faceți acest lucru, copiați textul atașamentului dumneavoastră în textul mesajului sau trimiteți anonim documentul tipărit la adresa menționată în subsol, citând numărul de referință primit la finalul procesării inițiale a mesajului. Puteți expedia mesaje și prin alte canale (de ex. scrisoare, e-mail, etc.). Mesajele de acest tip vor fi transferate manual în BKMS® System, pentru a fi procesate.
Expedierea telefonică a mesajelor
Anonimatul dumneavoastră va fi protejat de către BKMS® System inclusiv în cazul transmiterii telefonice a mesajului. DPDHL sau EQS Group nu vor avea acces la numărul dvs. de telefon și nu vă vor putea identifica după voce. Descrierea dvs. a incidentului va fi înregistrată în BKMS® System. Vă atragem atenția că expedierea telefonică a mesajului funcționează numai dacă sunteți de acord cu înregistrarea spuselor dvs. Apoi fișierul vocal codat este transcris de angajatul responsabil DPDHL. Baza legală pentru înregistrarea și transcrierea expedierii mesajului se bazează pe acordul dvs. în conformitate cu art. 6 (1) RGPD. Expedierea telefonică a mesajului are caracter voluntar. Vă invităm să expediați mesajul prin celelalte canale de comunicare puse la dispoziție, dacă nu doriți să fiți înregistrat. Fișierul vocal va fi șters imediat după încheierea procesării mesajului dvs.
Dacă ați creat o căsuță poștală protejată după terminarea expedierii telefonice a mesajului, puteți primi un răspuns de la angajatul DPDHL responsabil, sub forma unei înregistrări vocale și veți putea adăuga informații la mesajul dvs., dacă este nevoie. Alternativ puteți accesa căsuța dvs. poștală protejată prin aplicația online, puteți revizui răspunsul și puteți face completări scrise. Pentru a proteja confidențialitatea mesajului sau a completării, nu le puteți asculta nici pe telefon, nici în căsuța poștală protejată online.
Cât timp păstrăm datele cu caracter personal?
Datele cu caracter personal sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru clarificarea situației și efectuarea unei evaluări a mesajului sau atâta timp cât există un alt (?) interes legitim din partea întreprinderii sau un interes de reținere solicitat prin lege. După încheierea procesării mesajului, aceste date sunt șterse în conformitate cu cerințele statutare. Dacă bănuiala sesizată este considerată nefondată și nu duce la nicio investigație, vom șterge imediat informațiile cu caracter personal primite prin mesajul respectiv. Dacă este inițiată o investigație, informațiile cu caracter personal vor fi șterse în termen de două luni de la încheierea investigației, dacă nu este necesară o perioadă de retenție mai lungă în vederea punerii în aplicare a altor proceduri, în special a acțiunilor disciplinare sau legale, sau proceduri prevăzute de legislația locală.
Cum protejăm datele cu caracter personal?
Comunicarea dintre computerul dvs. și sistemul de sesizare a incidentelor se realizează prin intermediul unei conexiuni codate (SSL). Adresa dvs. de IP nu va fi salvată în timpul utilizării sistemului de sesizări.
Vor fi transferate datele cu caracter personal?
Mesajele primite sunt recepționate de un grup restrâns de angajați autorizați expres și instruiți în mod special ai departamentului de conformitate din cadrul funcțiilor de resurse umane ai DPDHL și sunt gestionate întotdeauna cu confidențialitate. Angajații menționați mai sus, ai departamentului de conformitate din cadrul funcțiilor de resurse umane ai DPDHL, evaluează problema și efectuează orice alte investigații necesare în funcție de specificul cazului. În timpul procesării unui mesaj sau al derulării unei investigații speciale, este posibil să fie necesară partajarea mesajelor cu alți angajați ai DPDHL, de exemplu, dacă mesajul se referă la incidente care au avut loc în filiale sau dacă necesită alte competențe. Angajații DPDHL pot avea sediul în țări din afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European cu regulamente diferite cu privire la protecția datelor cu caracter personal. Vom asigura întotdeauna respectarea regulamentelor aplicabile privind protecția datelor atunci când partajăm mesaje. Toate persoanele cărora li se acordă acces la date sunt obligate să păstreze confidențialitatea.
Transferul mesajelor către angajații menționați din cadrul altor întreprinderi ale grupului are scopul de a descoperi comportament ilicit sau încălcări ale Codului de conduită DPDHL și ale politicilor, directivelor și regulamentelor menționate în cadrul acestuia. Transferul mesajelor este necesar pentru protejarea interesului legitim al Deutsche Post AG și al companiilor din grup afectate de mesaj în respectarea politicilor legale și interne ale întreprinderii. Baza legală este reprezentată de art. 6 (1) f) RGPD.
Exceptând cazul în care este prevăzut de lege, datele dvs. cu caracter personal nu vor fi dezvăluite unor părți terțe. Dacă este prevăzut de lege, informația referitoare la identitatea angajatului care a expediat sesizarea trebuie dezvăluită autorităților relevante implicate într-o investigație sau proceduri judiciare.
Furnizorii externi de servicii care procesează date în numele nostru sunt obligați contractual să mențină o confidențialitate strictă conform art. 28 RGPD. Furnizorii de servicii respectă instrucțiunile noastre garantate de măsuri tehnice și organizaționale, precum și prin teste și controale.
Datele dvs. sunt transferate în afara Spațiului Economic European (SEE), altor întreprinderi DPDHL, furnizorilor externi de servicii sau autorităților publice, dacă legile aplicabile de protecția datelor permit acest lucru. În astfel de cazuri ne vom asigura de existența măsurilor de protecție la transferul datelor vs. (de ex. regulile obligatorii ale corporației noastre, clauze contractuale standard).
Politica de confidențialitate a datelor din cadrul DPDHL reglementează standardele la nivel de grup pentru procesarea datelor dvs.
Ce drepturi aveți dvs. și alte persoane vizate?
Conform legislației europene privind protecția datelor, dvs. și persoanele menționate în mesaj aveți următoarele drepturi:
- Dreptul de acces la informație: Puteți solicita informații cu privire la datele cu caracter personal procesate.
- Dreptul de rectificare: Aveți dreptul de a solicita corectarea datelor incorecte.
- Dreptul de a obiecta: Aveți dreptul de a obiecta împotriva procesării.
- Dreptul de a retrage acordul: Aveți dreptul de a retrage acordul.
- Dreptul la portabilitatea datelor: Aveți dreptul de a vă porta datele la o altă întreprindere.
- Dreptul la ștergere / de a fi uitat: În anumite circumstanțe aveți dreptul de a solicita ștergerea datelor.
- Dreptul la restricționarea procesării: Aveți dreptul de a solicita limitarea modului în care sunt utilizate datele dvs.
- Dreptul referitor la practica decizională automatizată, inclusiv realizarea profilurilor: Aveți dreptul de a solicita revizuirea procesării automatizate. În acest moment nu au loc practici decizionale automatizate.
- Dreptul de a depune plângere: Aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă de supraveghere a protecției datelor.
Dacă dreptul de obiectare este exercitat pentru procesarea datelor bazate pe interesul nostru legitim, vom verifica imediat în ce măsură obiectarea este validă. În acest caz nu vom mai procesa datele.
Puteți adresa cererea dvs. în baza drepturilor de mai sus sau orice alte întrebări referitoare la Politica de confidențialitate la datele de contact de mai sus.
Modificări ale Politicii de confidențialitate
Ne rezervăm dreptul de a modifica periodic Politica de confidențialitate în funcție de modificările serviciilor noastre, ale procesărilor datelor dvs. sau ale legislației în vigoare. Vă recomandăm astfel să consultați periodic Politica noastră de confidențialitate.
Stadiul: 01.10.2021
