Vyhlásenie o ochrane osobných údajov
Ochranu osobných údajov a utajenie berieme veľmi vážne a dodržiavame ustanovenia všeobecného nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov (GDPR), ako aj platné národné nariadenia o ochrane osobných údajov. V ďalšom texte vám vysvetlíme, ktoré informácie, a v prípade relevantnosti, osobné údaje spracúvame po podaní vášho hlásenia. Pred podaním hlásenia si toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov dôkladne prečítajte.
Kto je zodpovedný?
Vyhlásenie o ochrane osobných údajov platí pre spracovanie údajov týmito subjektmi:
Deutsche Post AG
Global Compliance Office
Charles-de-Gaulle-Straße 20
53250 Bonn
Nemecko
gco@dpdhl.com
V prípade otázok týkajúcich sa spracovania vašich osobných údajov kontaktujte odborníka na ochranu osobných údajov:
Deutsche Post AG
Global Data Protection
53250 Bonn
Nemecko
datenschutz@dpdhl.com
Ktoré osobné údaje sa spracúvajú?
Spoločnosť Deutsche Post AG prevádzkuje systém podávania hlásení pre spoločnosť DPHL (Deutsche Post AG a jej spoločnosti v skupine). Použitie systému podávania hlásení je založené na úplnej dobrovoľnosti. Ak ste podali hlásenie pomocou systému podávania hlásení, zhromažďujeme nasledujúce osobné údaje a informácie:
- vaše meno, ak sa rozhodnete odhaliť svoju totožnosť,
- či ste zamestnaný v DPDHL a
- mená osôb a údaje iného personálu, ktoré uvádzate vo vašom hlásení.
V prípade, že ste vykonali telefonické podávanie informácií, nahráme váš hlas. Na začiatku každého telefonického hovoru vás požiadame, aby ste poskytli svoj súhlas s nahratím vášho hovoreného slova do zvukového súboru. Pri tejto forme podaných hlásení sa pomocou prepisu tiež zhromažďujú vyššie uvedené osobné údaje.
Prečo zbierame osobné údaje a čo je právnym základom tohto postupu?
Systém podávania hlásení (BKMS® System) slúži na účely bezpečného a dôverného prijímania, spracovávania a riadenia hlásení o porušovaní pravidiel spoločnosti DPDHL. Je určený najmä na prijímanie hlásení o porušeniach zákonov alebo etického kódexu spoločnosti DPDHL a v ňom uvedených ďalších zásad, smerníc a nariadení, ako napríklad vyhlásenie o zásadách týkajúcich sa ľudských práv spoločnosti alebo zásady podnikateľskej etiky a boja proti korupcii spoločnosti DPDHL. Vaše údaje spracúvame len na konkrétne účely a vtedy, ak na to máme právny dôvod. Ak chcete nahlásiť porušenie ochrany údajov alebo podať iné oznámenia týkajúce sa ochrany údajov, postupujte podľa interného procesu spoločnosti DPDHL pre nahlasovanie porušenia ochrany údajov alebo kontaktujte svojho referenta pre ochranu osobných údajov alebo pracovníka pre ochranu osobných údajov. Kontaktné informácie nájdete tu.
Návšteva našej webovej stránky
Systém BKMS® System je navrhnutý tak, aby zaručil anonymitu svojich používateľov v súlade so smernicou pre podávanie hlásení EÚ. Údaje, ktoré sú potrebné na vytvorenie komunikácie medzi vaším počítačom a systémom nahlasovania prípadov, ako napríklad IP adresa, sa neuložia do systému BKMS® System a použijú sa len na úrovni infraštruktúry počas trvania relácie. Vo vašom počítači sa uložia súbory cookie, ktoré obsahujú len ID tejto relácie (takzvané session cookie - dočasné súbory cookie relácií). Tento súbor cookie je platný len do ukončenia vašej relácie a po zatvorení prehliadača jeho platnosť vyprší. Súbor cookie obsahuje názov id relácie JSESSIONID s náhodne vygenerovanou hodnotou, ktorá je potrebná na vytvorenie relácie (bez ďalších informácií, ktoré by mohli viesť k identifikácii podávateľa hlásenia). Vytvorenie relácií je široko využívané a je najlepším postupom v architektúre klient-server. Ak sa odhlásite alebo sa dosiahne limit vypršania času, stratí súbor cookie svoju platnosť a relácia sa zruší (zatvorí). Toto sa uskutoční pomocou nastavenia hodnoty relácie v samotnom súbore cookie na „nulu“ (nedefinovaný stav). V tomto momente nemôže byť relácia viac otvorená. Na uvedené účely máme oprávnený záujem na spracúvaní vašich údajov, ktorý je založený na čl. 6 ods. 1 písm. f nariadenia GDPR.
Podanie anonymného alebo osobného hlásenia
Bez ohľadu na použitý komunikačný kanál môžete svoje hlásenie podať anonymne alebo osobne. Ak si zámerne zvolíte túto možnosť alebo zámerne zverejníte svoju identitu, radi by sme vás informovali, že budeme zachovávať mlčanlivosť o vašej identite počas všetkých interných aj mimosúdnych krokov postupu. Vezmite na vedomie, že základnou zásadou je, že zo zákona máme povinnosť informovať obvinené osoby, že sme prijali hlásenie, ktoré sa ich týka, pokiaľ tým nebude ohrozené ďalšie prešetrovanie hlásenia. Pokiaľ to je právne možné, vaša totožnosť podávateľa hlásenia nebude prezradená. Ak sa vedome a zámerne rozhodnete zverejniť svoju identitu v kontexte hlásenia, spracujeme vaše údaje na základe vášho súhlasu podľa čl.6 ods. 1 nariadenia GDPR. Svoj súhlas môžete odvolať, ale maximálne jeden mesiac po oznámení.
Podanie hlásenia prostredníctvom webového systému BKMS® System, chránenej poštovej schránky alebo iných komunikačných kanálov
Spracovanie osobných údajov v systéme podávania hlásení BKMS® System, pomocou chránenej poštovej schránky alebo iných komunikačných kanálov je založené na oprávnených záujmoch našej spoločnosti odhaľovať a predchádzať zneužitiu úradnej moci a zabrániť tak poškodeniu spoločnosti DPDHL, jej zamestnancov a zákazníkov. Ako právny základ pre toto spracovanie osobných údajov prostredníctvom dostupných komunikačných kanálov slúži článok 6 ods. 1 písm. f nariadenia GDPR.
V systéme podávania hlásení BKMS® System je možné zriadiť chránenú poštovú schránku, ktorá je zabezpečená individuálne zvoleným pseudonymom/menom používateľa a heslom. Aby ste dosiahli maximálnu úroveň anonymity, musíte si zvoliť pseudonym, ktorý neumožňuje zistenie vašej identity. Vďaka tomu môžete posielať dodatky k svojmu hláseniu a komunikovať so zodpovedným zamestnancom v spoločnosti DPDHL v súvislosti s nahlásenou záležitosťou. Takisto si môžete vybrať, že vás bude možné identifikovať podľa mena. Systém chránenej poštovej schránky je mimoriadne bezpečný vďaka tomu, že údaje uchováva len v rámci systému podávania hlásení, vďaka ktorému sú mimoriadne zabezpečené. Nie je možné ho porovnávať s bežnou e-mailovou komunikáciou. Osobné údaje sa zo chránenej poštovej schránky vymažú podľa všeobecného konceptu mazania popísaného v časti „Ako dlho uchovávame osobné údaje?“. Po uzatvorení predmetu hlásenia sa chránená poštová schránka celá vymaže po 180 dňoch nepoužívania.
Pri podávaní hlásenia alebo doplnku, môžete súčasne doplniť informácie o prílohy. Ak si prajete podať anonymné hlásenie, vezmite na vedomie toto bezpečnostné upozornenie: Súbory môžu obsahovať skryté osobné údaje, ktoré môžu odhaliť vašu anonymitu. Tieto údaje pred odoslaním odstráňte. Ak tieto údaje nedokážete odstrániť alebo nie ste si istý ako to urobiť, text svojej prílohy prekopírujte do textu svojho hlásenia alebo vytlačený dokument odošlite anonymne na adresu uvedenú v päte stránky a uveďte referenčné číslo prijaté po skončení prvotného procesu podávania hlásenia. Takisto je možné podávať hlásenia pomocou iných kanálov (napr. list, e-mail atď.). Takéto hlásenia sa manuálne prenesú do systému BKMS® System na ďalšie spracovanie.
Telefonické podávanie informácií
Systém BKMS® System ochráni vašu anonymitu aj keď vykonáte telefonické podávanie informácií. Spoločnosť DPDHL ani EQS Group nebudú mať prístup k vášmu telefónnemu číslu a nebudú môcť vás identifikovať podľa hlasu. Váš popis prípadu sa nahrá do systému BKMS® System. Radi by sme upozornili na to, že telefonické podávanie informácií funguje len vtedy, ak ste súhlasili s nahrávaním vášho hovoreného slova. Zašifrovaný zvukový súbor potom prepíše zodpovedný zamestnanec spoločnosti DPDHL. Právnym základom pre nahrávanie a prepis vášho hlásenia je váš súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a nariadenia GDPR. Telefonické podávanie informácií je dobrovoľné. Pokiaľ si neželáte byť nahrávaný, budeme radi, ak svoje hlásenie podáte prostredníctvom iných ponúkaných komunikačných kanálov. Zvukový súbor sa vymaže ihneď po dokončení spracovania vášho hlásenia.
Ak ste zriadili na konci podania hlásenia pomocou telefónu chránenú poštovú schránku, môžete dostať spätnú správu vo forme hlasovej nahrávky od zodpovedného zamestnanca spoločnosti DPDHL a v prípade potreby môžete k svojmu hláseniu doplniť údaje. Prípadne sa do svojej chránenej poštovej schránky môžete dostať cez webovú aplikáciu, pozrieť si spätnú správu a pridať doplnky v písomnej podobe. V záujme ochrany dôveryhodnosti vášho hlásenia alebo doplnku si ich nemôžete vypočuť telefonicky, ani vo webovej chránenej poštovej schránke.
Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Osobné údaje sú uchované po dobu potrebnú na objasnenie situácie a na vykonanie hodnotenia hlásenia, alebo ak existuje iný (?) legitímny záujem spoločnosti, alebo ak to vyžaduje zákon. Po spracovaní je hlásenie uzavreté, tieto údaje sa vymažú v súlade so zákonnými požiadavkami. Ak sa nahlásené podozrenie považuje za nepodložené a nevedie k vyšetrovaniu, okamžite vymažeme osobné informácie, ktoré sme z hlásenia získali. Ak sa spustí vyšetrovanie, vymažú sa osobné informácie do dvoch mesiacov po jeho ukončení, pokiaľ nie je potrebná dlhšia doba ich uchovania na dokončenie ostatných postupov, najmä disciplinárnych alebo právnych krokov alebo to miestne zákony nepovoľujú iným spôsobom.
Ako zabezpečujeme osobné údaje?
Komunikácia medzi vašim počítačom a systémom podávania hlásení prebieha cez šifrované spojenie (SSL). Vaša adresa IP sa pri používaní systému podávania hlásení neuloží.
Budú osobné údaje posunuté ďalej?
Prichádzajúce hlásenia prijíma malý počet výslovne oprávnených a špeciálne vyškolených zamestnancov oddelenia pre dodržiavanie zákonov (Compliance) alebo zamestnancov personálneho oddelenia spoločnosti DPDHL a ich spracovanie má vždy dôverný charakter. Zamestnanci oddelenia pre dodržiavanie zákonov alebo zamestnanci personálneho oddelenia spoločnosti DPDHL záležitosť vyhodnotia a podľa konkrétneho prípadu vykonajú prípadné ďalšie prešetrovanie. Pri spracovaní hlásenia alebo počas špeciálneho prešetrovania sa s hláseniami možno budú musieť oboznámiť aj ďalší zamestnanci, napríklad ak sa hlásenie týka prípadov v dcérskych spoločnostiach alebo vyžaduje ďalšie odborné vedomosti. Zamestnanci spoločnosti DPDHL môžu sídliť v krajinách mimo Európskej únie alebo v európskom hospodárskom priestore s inými predpismi o ochrane osobných údajov. Pri oboznamovaní iných osôb s hlásením vždy dbáme na dodržiavanie príslušných platných predpisov o ochrane osobných údajov. Všetky osoby s prístupom k údajom majú povinnosť zachovať ich dôverný charakter.
Prenos hlásení k dotknutým zamestnancom ostatných spoločností skupiny prebehne len na účely odhalenia nezákonného konania alebo porušení etického kódexu spoločnosti DPDHL a v ňom uvedených ďalších zásad, smerníc a nariadení. Prenos hlásení je potrebný na ochranu oprávnených záujmov spoločnosti Deutsche Post AG a spoločností skupiny, ktorých sa toto hlásenie týka, aby bolo možné splniť právne a interné zásady spoločnosti. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. f nariadenia GDPR.
Pokiaľ to nevyžadujú platné právne predpisy, nebudú vaše osobné údaje zdieľané žiadnym tretím stranám. Ak to platný zákon vyžaduje, môžeme byť nevyhnutné poskytnúť príslušným orgánom zapojeným do vyšetrovania alebo následných súdnych konaní informácie o identite nahlasujúceho zamestnanca.
Externí poskytovatelia služieb, ktorí spracúvajú údaje v našom mene sú zmluvne zaviazaní k tomu, aby zachovávali mlčanlivosť podľa čl. 28 nariadenia GDPR. Poskytovatelia služieb dodržiavajú naše pokyny, ktoré sú garantované vďaka technickým a organizačných opatreniam, ako aj pomocou inšpekcií a kontrol.
Vaše údaje sa prenesú mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP) do iných spoločností skupiny DPDHL, externým poskytovateľom služieb alebo verejným orgánom vtedy, ak to umožňuje platný zákon o ochrane osobných údajov. V takýchto prípadoch zaistíme, aby sa uplatnili vhodné ochranné opatrenia, ktoré zabezpečia prenos vašich údajov (napr. naše záväzné korporátne pravidlá, štandardné zmluvné doložky).
Zásady ochrany osobných údajov spoločnosti DPDHL regulujú naše normy v rámci celej skupiny týkajúce sa spracúvania vašich údajov.
Aké práva máte vy a ostatné dotknuté osoby?
V súlade s európskym zákonom o ochrane osobných údajov máte vy a osoba uvedená v hlásení tieto práva:
- Právo na prístup k informáciám: Môžete požiadať o informácie o spracovaní vašich osobných údajov.
- Právo na nápravu: Máte právo požiadať o opravu nepresných údajov.
- Právo namietať: Máte právo namietať proti spracovaniu údajov.
- Právo odvolať váš súhlas: Máte právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas.
- Právo na prenosnosť údajov: Máte právo previesť svoje údaje na inú spoločnosť.
- Právo na vymazanie/zabudnutie: Za určitých okolností máte právo požiadať o vymazanie svojich údajov.
- Právo na obmedzenie spracovania: Máte právo požiadať o obmedzenie spôsobu použitia svojich údajov.
- Právo týkajúce sa automatického rozhodovania vrátane profilovania: Máte právo požiadať o preskúmanie automatického spracovania. V tomto momente neprebieha žiadne automatické rozhodovanie.
- Právo podať sťažnosť: Máte právo podať sťažnosť kompetentnému dozornému orgánu dohľadu nad ochranou osobných údajov.
Ak si uplatníte právo namietať proti spracovaniu údajov na základe nášho oprávneného záujmu, okamžite preskúmame, či je vaša námietka opodstatnená. Ak to tak je, nebudeme údaje viac spracúvať.
Svoju požiadavku na základe vyššie uvedených práv alebo všetky ostatné otázky týkajúce sa tohto vyhlásenia o ochrane osobných údajov môžete smerovať na kontaktné miesta uvedené vyššie.
Zmeny tohto vyhlásenia o ochrane osobných údajov
Vyhradzujeme si právo z času na čas zmeniť toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov podľa zmien v našich službách, spracovaní vašich údajov alebo v platnom zákone. Preto vám odporúčame, aby ste si naše vyhlásenie o ochrane osobných údajov pravidelne čítali.
Stav: 01.10.2021
