Veri Gizliliği Uyarısı
Veri koruma ve gizliliği çok ciddiye alıyoruz ve AB Ulusal Veri Koruma Yönetmeliği'nin (“AB GDPR”) hükümlerine ve yürürlükteki ulusal veri koruma düzenlemelerine uyuyoruz. Lütfen bir bildirim göndermeden önce bu veri koruma bilgilerini dikkatlice okuyunuz.
İhbar sisteminin amacı ve yasal temeli
İhbar sistemi (BKMS® System), Otto GmbH & Co. KGaA ve Otto Group'la ilişkili şirketlerce ilan edilmiş uygunluk kurallarının ihlaline ilişkin bildirimleri güvenli ve gizli bir şekilde alma, işleme ve yönetme amacına hizmet etmektedir. BKMS® System çerçevesinde kişisel verilerin işlenmesi, kötüye kullanımların tespiti ve önlenmesi, böylece Otto GmbH & Co. KGaA ve Otto Group'a, çalışanlarına ve müşterilerine zarar verilmesini önlemek amacıyla şirketimizin haklı çıkarına dayanmaktadır (Mad. 6(1) yarım cümle 1(f) GDPR Alman İdari Suçlar Kanunu'nun (Ordnungswidrigkeitengesetz, OwiG) §§ 30, 130'u ile bağlantılı olarak. Ayrıca, işlemenin yasal bir yükümlülüğü yerine getirmek için gerekli olması Madde 6 paragraf (1), yarı cümle 1, bent (c) İhbar Politikasının 8. Maddesi ile bağlantılı olarak GDPR veya Madde 6 paragraf (1) yarım cümle 1 harf (c) GDPR ilgili uygulama kanunu ile birlikte, örneğin Alman İhbarcıları Koruma Kanunu (HinSchG) § 10.
Bir ihbarcı olarak, kimliğinizi açıklamadan çevrimiçi bir bildirimde bulunabileceğinizi lütfen unutmayın.
Sorumlu taraflar
İhbar sisteminde veri korumadan sorumlu taraf:
Otto GmbH & Co. KGaA , Werner-Otto-Straße 1-7, 22179 Hamburg.
İhbar sistemi Otto GmbH & Co. KGaA adına Karlstraße 47, 80333 Munich, Almanya merkezli uzman bir şirket olan EQS Group GmbH tarafından idare edilmektedir.
İhbar sistemine girilen kişisel veriler ve bilgiler, EQS Group GmbH tarafından işletilen yüksek güvenlikli bir veri merkezinin veri tabanında saklanır. Sadece Otto GmbH & Co. KGaA ve Otto Group ile ilişkili şirketler verilere erişim sağlayabilir. EQS Group GmbH ve diğer üçüncü taraflar verilere erişim hakkına sahip değildir. Bu, onaylı prosedür dahilinde, kapsamlı teknik ve organizasyonel önlemler aracılığıyla sağlanır.
Erişimin Otto GmbH & Co. KGaA ve Otto Group ile ilişkili şirketler içinde özellikle yetki verilmiş çok küçük bir grupla kısıtlanması için tüm veriler birden çok şifre koruma seviyesi ile şifrelenir ve saklanır.
Otto GmbH & Co. KGaA bir veri koruma görevlisi atamıştır. Otto GmbH & Co. KGaA bünyesinde veri korumayla ilgili sorularınızı datenschutzbeauftragter@ottogroup.com adresi aracılığıyla Otto GmbH & Co. KGaA şirketine iletebilirsiniz.
Toplanan kişisel veri tipi
İhbar sisteminin kullanımı gönüllülük esasına göre gerçekleşir. İhbar sistemi üzerinden bir bildirim gönderirseniz aşağıdaki kişisel verileri ve bilgileri toplarız:
- Kimliğinizi açıklamanız durumunda isminiz
- Iletişim bilgileriniz, eğer bunları açıklarsanız
- Otto GmbH & Co. KGaA veya Otto Group ile ilişkili bir şirket çalışanı olup olmadığınız
- Eğer varsa bildiriminizde sözünü ettiğiniz kişilerin isimleri ve diğer kişisel verileri
Bildirimlerin gizlilikle ele alınması
Gelen bildirimler Otto GmbH & Co. KGaA ve Otto Group ile ilişkili şirketlerin uygunluk organizasyonunun açık bir şekilde yetki verilmiş ve özel olarak eğitilmiş çalışanlarından oluşan küçük bir gruba ulaşır ve her zaman gizlilik içinde ele alınır. Otto GmbH & Co. KGaA uygunluk organizasyonu çalışanları ve ilişkili şirketlerin uygunluk organizasyonları konuyu değerlendirecek ve özel vaka için gerekli başka soruşturmaları gerçekleştirecektir.
Bir bildirimin işlenmesi veya özel bir soruşturma sırasında daha fazla Otto GmbH & Co. KGaA çalışanı veya örn. bildirimler iştiraklerde gerçekleşen olaylarla ilgiliyse diğer grup şirketlerinin çalışanlarıyla bildirimlerin paylaşılması gerekebilir. Söz konusu ikinci durum, kişisel verilerin korunması hakkında farklı düzenlemelere sahip Avrupa Birliği ve Avrupa Ekonomik Alanı dışındaki ülkelerde gerçekleştirilebilir. Bildirimleri paylaşırken geçerli veri koruma yönetmeliklerine uyulmasını her zaman sağlayacağız.
Bu bilgilere erişim hakkı verilen herkes, gizliliği muhafaza etmekle yükümlüdür.
Suçlanan kişi hakkında bilgiler
Bu bilginin ifşası soruşturmayı tehlikeye atmadığı sürece suçlanan tarafları, aleyhlerindeki bildirimler hakkında bilgilendirmekle yasal olarak yükümlüyüz. Yasal olarak bağlayıcı olmadıkça ihbar edici olarak kimliğiniz açıklanmayacaktır.
Veri sahibinin hakları
Avrupa veri koruma mevzuatına göre siz ve bildirimde ismi geçen kişiler erişim, düzeltme, silme, işleme kısıtlaması ve kişisel verilerin işlenmesine itirazda bulunma hakkına sahiptir. Kişisel verilerin işlenmesine itiraz hakkı verilmesi durumunda bir bildirimin incelenmesi için saklanan verilerin gerekliliği derhal değerlendirilir. Artık gerekli olmayan bilgiler derhal silinir.
Bize ilişkin sahip olduğunuz yukarıda listelenen haklarınızı datenschutzbeauftragter@ottogroup.com e-posta adresi aracılığıyla Otto Group (GmbH & Co KG) şirketinden talep edebilirsiniz.
Ayrıca denetleyici merciye itiraz etme hakkına da sahipsiniz.
Kişisel veriler, durumun açıklığa kavuşturulması ve nihai bir değerlendirme yapılabilmesi için veya şirketin meşru bir menfaati olduğu ya da yasal olarak gerekli olduğu sürece saklanır. Rapor işleme tamamlandıktan sonra, veriler ilgili geçerli yasal gerekliliklere uygun olarak silinecektir.
İhbar portalının kullanımı
Bilgisayarınız ve ihbar sistemi arasındaki iletişim şifreli bir bağlantı (SSL) üzerinden gerçekleşir. İhbar sistemini kullanımınız sırasında IP adresiniz saklanmayacaktır. Bilgisayarınız ve BKMS® System arasındaki bağlantıyı korumak için bilgisayarınızda yalnızca oturum kimliğini içeren (oturum çerezi olarak adlandırılan) bir çerez saklanır. Bu çerez yalnızca oturumunuz sonlandırılana kadar geçerlidir ve tarayıcınızı kapattığınızda sona erer.
İhbar sistemi içinde kişiye özgü seçilen bir takma ad/kullanıcı adı ve şifre ile güvenli tutulan bir posta kutusu oluşturulabilir. Bu posta kutusu bildirimleri, isminizi açıklayarak veya anonim olarak, güvenli bir şekilde Otto GmbH & Co. KGaA ve/veya Otto Group ile ilişkili şirketlerden birindeki sorumlu çalışana göndermenize olanak sağlar. Bu sistem verileri yalnızca ihbar sistemi içinde saklar; bu da onu bilhassa güvenli hale getirmektedir. Bu sıradan bir e-posta iletişim biçimi değildir.
Ek göndermeyle ilgili notlar
Bir bildirim veya bir ek bilgi gönderirken, sorumlu Otto GmbH & Co. KGaA ve/veya ilişkili bir şirket çalışanına aynı anda ek dosyalar gönderebilirsiniz. Anonim bir bildirim göndermek isterseniz lütfen aşağıdaki güvenlik uyarısına dikkat edin: Dosyalarda anonimliğinizi tehlikeye atabilecek gizli kişisel veriler bulunabilir. Göndermeden önce bu verileri kaldırın. Bu verileri kaldıramıyorsanız veya bunu nasıl yapacağınızdan emin değilseniz, ekiniz içindeki metni bildirim metninize kopyalayın veya yazdırılmış belgeyi isimsiz bir şekilde bildirim sürecinin sonunda alacağınız referans numarasını belirterek sayfa alt bilgisinde listelenen adrese gönderin.
Sürüm: Mart 2024
Adil, saygılı ve sorumlu etkileşimler, gündelik işbirliği faaliyetlerimizin temelini oluşturur. Bu da, yürürlükteki yasa ve yönetmeliklere riayet etmeyi, etik değerlere saygı göstermeyi ve sürdürülebilir kalkınmayı desteklemeyi gerektirir. Yasal ya da ahlaki pusulanın bir noktada saptığı izlenimine sahip olursanız, bunu bize bildirmenizden mutluluk duyarız. İhbar sistemimiz, herkesin Uygunluk ekibimizle güven içinde ve dilendiğinde anonim olarak iletişime geçmesini sağlar.”