Πληροφορίες σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων
Λαμβάνουμε σοβαρά υπόψη την προστασία των προσωπικών δεδομένων και την εμπιστευτικότητα και τηρούμε τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού για την προστασία των δεδομένων (ΓΚΠΔ ΕΕ) καθώς και τις τρέχουσες εθνικές διατάξεις για την προστασία προσωπικών δεδομένων. Διαβάστε προσεκτικά τις παρούσες πληροφορίες σχετικά με τον νόμο για την προστασία προσωπικών δεδομένων προτού υποβάλετε αναφορά.
Σκοπός και νομική βάση του συστήματος καταγγελιών
Το σύστημα καταγγελιών (BKMS® System) χρησιμοποιείται για την ασφαλή και εμπιστευτική αποδοχή, επεξεργασία και διαχείριση αναφορών σχετικά με παραβιάσεις των απαιτήσεων συμμόρφωσης της Otto GmbH & Co. KGaA και των επιχειρήσεων που συνδέονται με τον όμιλο Otto Group. Η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο του BKMS® System βασίζεται στο δικαιολογημένο συμφέρον της εταιρείας μας να εντοπίζει και να προλαμβάνει καταχρηστικές συμπεριφορές και ως εκ τούτου να προλαμβάνει πιθανές ζημίες στην Otto GmbH & Co. KGaA και στις επιχειρήσεις που συνδέονται με τον όμιλο Otto Group, καθώς και στους εργαζομένους και τους πελάτες της (Άρθρο 6 παρ. 1 ημι-εδάφιο 1(f) του ΓΚΠΔ σε συνδυασμό με το εδάφιο 30, 130 του γερμανικού Κώδικα διοικητικών παραβάσεων (Ordnungswidrigkeitengesetz, OwiG)). Επιπλέον, η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση μιας νομικής υποχρέωσης (Άρθρο 6 παρ. 1 ημι-εδάφιο 1(c) του ΓΚΠΔ σε συνδυασμό με το Άρθρο 8 της Πολιτικής καταγγελλόντων ή το Άρθρο 6 παρ. 1 ημι-εδάφιο 1(c) του ΓΚΠΔ σε συνδυασμό με την αντίστοιχη εκτελεστική πράξη όπως το εδάφιο 10 του γερμανικού Νόμου περί προστασίας των καταγγελλόντων (HinSchG)).
Παρακαλούμε σημειώστε πως, ως καταγγέλλων, μπορείτε να κάνετε μια αναφορά διαδικτυακά χωρίς να αποκαλύψετε την ταυτότητά σας.
Υπεύθυνος ελέγχου
Υπεύθυνη για την προστασία προσωπικών δεδομένων στο σύστημα καταγγελιών είναι
η Otto GmbH & Co. KGaA , Werner-Otto-Str. 1–7, 22179 Hamburg.
Η διαχείριση του συστήματος καταγγελιών γίνεται από την εξειδικευμένη επιχείρηση EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich στη Γερμανία για λογαριασμό της Otto GmbH & Co. KGaA .
Τα προσωπικά δεδομένα και οι πληροφορίες που καταχωρούνται στο σύστημα καταγγελιών αποθηκεύονται σε μια βάση δεδομένων ενός κέντρου δεδομένων υψηλής ασφαλείας που λειτουργεί από την EQS Group GmbH. Μόνο οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι της Otto GmbH & Co. KGaA και των επιχειρήσεων που συνδέονται με τον όμιλο Otto Group έχουν πρόσβαση σε αυτά τα δεδομένα. Η EQS Group GmbH και λοιποί τρίτοι δεν έχουν καμία πρόσβαση στα δεδομένα. Αυτό διασφαλίζεται στο πλαίσιο μιας πιστοποιημένης διαδικασίας, μέσω εκτεταμένων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων.
Όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα με πολλαπλά επίπεδα προστασίας κωδικών λέξεων, έτσι ώστε η πρόσβαση να περιορίζεται σε έναν πολύ μικρό αριθμό ρητά εξουσιοδοτημένων ατόμων στην Otto GmbH & Co. KGaA και τις επιχειρήσεις που συνδέονται με τον όμιλο Otto Group.
Η Otto GmbH & Co. KGaA έχει ορίσει έναν υπεύθυνο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Ερωτήματα σχετικά με την προστασία δεδομένων μπορούν να αποστέλλονται στην Otto GmbH & Co. KGaA , μέσω της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Τύπος προσωπικών δεδομένων που συλλέγονται
Η χρήση του συστήματος καταγγελιών είναι εθελοντική. Συλλέγουμε τα ακόλουθα προσωπικά δεδομένα και τις πληροφορίες όταν δώσετε μια αναφορά χρησιμοποιώντας το σύστημα καταγγελιών:
- το όνομά σας, εάν επιλέξετε να αποκαλύψετε την ταυτότητά σας,
- τις λεπτομέρειες επικοινωνίας, εάν τις αποκαλύψετε,
- αν εργάζεστε στην Otto GmbH & Co. KGaA και τις επιχειρήσεις που συνδέονται με τον όμιλο Otto Group, και
- κατά περίπτωση, τα ονόματα προσώπων και άλλα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σχετίζονται με τα πρόσωπα που κατονομάζετε στην αναφορά σας.
Εμπιστευτικός χειρισμός αναφορών
Οι εισερχόμενες αναφορές λαμβάνονται από έναν μικρό αριθμό ρητά εξουσιοδοτημένων υπαλλήλων του Τμήματος Συμμόρφωσης της Otto GmbH & Co. KGaA και των επιχειρήσεων που συνδέονται με τον όμιλο Otto Group και ο χειρισμός τους γίνεται πάντα με εμπιστευτικότητα. Οι υπάλληλοι του Τμήματος Συμμόρφωσης της Otto GmbH & Co. KGaA ή/και των Τμημάτων Συμμόρφωσης των επιχειρήσεων που συνδέονται με τον όμιλο Otto Group αξιολογούν το θέμα και διεξάγουν όποια περαιτέρω έρευνα απαιτείται στη συγκεκριμένη περίπτωση.
Κατά την επεξεργασία μιας αναφοράς ή τη διεξαγωγή μιας ειδικής έρευνας ενδέχεται να χρειαστεί να γίνει κοινή χρήση αναφορών με επιπλέον υπαλλήλους της Otto GmbH & Co. KGaA ή με υπαλλήλους άλλων επιχειρήσεων του ομίλου, π.χ. εάν οι αναφορές αφορούν περιστατικά σε θυγατρικές εταιρείες. Αυτές οι επιχειρήσεις του ομίλου μπορεί να έχουν έδρα σε χώρες εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου με διαφορετικές διατάξεις σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Διασφαλίζουμε πάντα ότι τηρούνται οι ισχύουσες διατάξεις για την προστασία των προσωπικών δεδομένων κατά την κοινή χρήση αναφορών.
Όλα τα άτομα που αποκτούν πρόσβαση στα δεδομένα έχουν την υποχρέωση να τηρούν την εμπιστευτικότητα.
Πληροφορίες σχετικά με το κατηγορούμενο μέρος
Είμαστε υποχρεωμένοι από τον νόμο να ενημερώσουμε τα άτομα που κατηγορούνται σχετικά με αναφορές που ελήφθησαν σε βάρος τους όταν κριθεί ότι η αποκάλυψη αυτής της πληροφορίας δεν θέτει πλέον σε κίνδυνο την έρευνα. Η ιδιότητά σας ως καταγγέλλων δεν θα αποκαλυφθεί, εκτός εάν υποχρεωθούμε να το πράξουμε από τον νόμο.
Δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων
Σε συμφωνία με την Ευρωπαϊκή νομοθεσία προστασίας προσωπικών δεδομένων, εσείς και τα άτομα που κατονομάζονται στην αναφορά, έχετε το δικαίωμα σε πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμό της επεξεργασίας και φορητότητα των δεδομένων καθώς και το δικαίωμα ένστασης στην επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων. Εάν ασκηθεί το δικαίωμα στην εναντίωση της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων, θα αξιολογηθεί αμέσως η αναγκαιότητα των αποθηκευμένων δεδομένων για την εξέταση μιας αναφοράς. Δεδομένα που δεν απαιτούνται πλέον, διαγράφονται αμέσως.
Διεκδικήσεις δικαιωμάτων σε σχέση με εμάς μπορούν να αποστέλλονται στην Otto GmbH & Co. KGaA , μέσω της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Επίσης έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή.
Τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται για το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την αποσαφήνιση της κατάστασης και τη διεξαγωγή μιας τελικής αξιολόγησης ή όσο υπάρχει έννομο συμφέρον της επιχείρησης ή εφόσον επιβάλλεται από τη νομοθεσία. Αφού ολοκληρωθεί η επεξεργασία της αναφοράς, τα δεδομένα αυτά διαγράφονται σε συμφωνία με τις αντίστοιχες ισχύουσες κανονιστικές απαιτήσεις.
Χρήση του συστήματος καταγγελιών
Η επικοινωνία μεταξύ του υπολογιστή σας και του συστήματος καταγγελιών λαμβάνει χώρα μέσω κρυπτογραφημένης σύνδεσης (SSL). Η διεύθυνση σας ΙΡ δεν αποθηκεύεται κατά τη διάρκεια χρήσης του συστήματος καταγγελιών. Για τη διατήρηση της σύνδεσης μεταξύ του υπολογιστή σας και του BKMS® System, αποθηκεύεται ένα cookie στον υπολογιστή σας, το οποίο περιέχει μόνο το αναγνωριστικό περιόδου λειτουργίας (ένα λεγόμενο cookie περιόδου λειτουργίας). Αυτό το cookie ισχύει μόνο έως το τέλος της περιόδου σύνδεσης και λήγει όταν κλείσετε το πρόγραμμα περιήγησής σας.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ασφαλές γραμματοκιβώτιο εντός του συστήματος καταγγελιών, το οποίο ασφαλίζεται με ένα ξεχωριστά επιλεγμένο ψευδώνυμο / όνομα χρήστη και κωδική λέξη. Έτσι μπορείτε να υποβάλλετε αναφορές στον εκάστοτε αρμόδιο υπάλληλο της Otto GmbH & Co. KGaA ή/και των επιχειρήσεων που συνδέονται με τον όμιλο Otto Group είτε επώνυμα είτε με ανώνυμο, ασφαλή τρόπο. Το σύστημα αποθηκεύει τα δεδομένα μόνο εντός του συστήματος καταγγελιών, κάτι που παρέχει ιδιαίτερη ασφάλεια. Δεν πρόκειται για μια μορφή τακτικής επικοινωνίας μέσω e-mail.
Σημείωση για την αποστολή παραρτημάτων
Όταν υποβάλλετε μια αναφορά ή μια συμπληρωματική αναφορά, μπορείτε ταυτόχρονα να την αποστείλετε στον αρμόδιο υπάλληλο της Otto GmbH & Co. KGaA ή/και των επιχειρήσεων που συνδέονται με τον όμιλο Otto Group. Εάν επιθυμείτε να υποβάλετε ανώνυμη αναφορά, λάβετε υπόψη την ακόλουθη υπόδειξη ασφαλείας: Τα αρχεία μπορεί να περιέχουν κρυφά προσωπικά δεδομένα, τα οποία μπορεί να θέσουν σε κίνδυνο την ανωνυμία σας. Αφαιρέστε όλες αυτές τις πληροφορίες πριν από την αποστολή ενός αρχείου. Εάν δεν μπορείτε να αφαιρέσετε τέτοιου είδους δεδομένα ή δεν είστε σίγουροι για το πώς να το κάνετε, αντιγράψτε το κείμενο του παραρτήματός σας στο κείμενο αναφοράς ή αποστείλετε ανώνυμα το εκτυπωμένο έγγραφο στη διεύθυνση που παρατίθεται στο υποσέλιδο, δηλώνοντας τον κωδικό υπόθεσης που λάβατε στο τέλος της διαδικασίας αναφοράς.
Έκδοση: 25 Οκτωβρίου 2023
«Οι δίκαιες αλληλεπιδράσεις με σεβασμό και υπευθυνότητα είναι το θεμέλιο της καθημερινής μας συνεργασίας. Αυτό περιλαμβάνει τη συμμόρφωση με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς, το σεβασμό των ηθικών αξιών και την προώθηση της βιώσιμης ανάπτυξης. Αν σας δημιουργηθεί ανά πάσα στιγμή η εντύπωση ότι εγείρονται νομικά ή ηθικά ζητήματα, θα χαρούμε να λάβουμε την αναφορά σας. Το σύστημα καταγγελιών μας επιτρέπει στον καθένα να επικοινωνήσει με την ομάδα συμμόρφωσης σε πνεύμα εμπιστοσύνης και, εφόσον το επιθυμείτε, ανώνυμα.»