Pemberitahuan Privasi Allianz SE untuk SpeakUp
Melindungi privasi Anda adalah prioritas utama kami. Harap baca pemberitahuan ini secara hati-hati.
Pemberitahuan Privasi Allianz ini menguraikan kebijakan Allianz SE (“Allianz”, “kami”, “milik kami” atau “kita”) mengenai informasi pribadi (yaitu, data yang dapat dikaitkan/dihubungkan dengan seseorang, “Data Pribadi”) yang diperoleh oleh Allianz melalui SpeakUp dan penyelidikan kepatuhan selanjutnya.
Dengan saluran pelaporan pelanggaran kami, “SpeakUp”, kami menyediakan sarana untuk melaporkan insiden khusus pelanggaran kepatuhan, mis. (daftar tidak lengkap): penipuan, pencurian, korupsi, pelanggaran kebijakan dan prosedur hadiah & hiburan, pelanggaran antimonopoli, ketidakberesan keuangan atau pelanggaran ketentuan akuntansi atau pajak, pemalsuan dan/ atau manipulasi catatan bisnis dan/ atau keuangan perusahaan, segala bentuk diskriminasi atau pelecehan, potensi konflik kepentingan.
Pemberitahuan Privasi ini menetapkan jenis Data Pribadi apa yang akan dikumpulkan, diproses, dan digunakan, untuk tujuan apa, kepada siapa Data Pribadi ini dapat dibagikan dan hak apa yang Anda, sebagai subjek data, miliki dalam hal ini.
1. Siapakah pengendali data?
Pengendali data adalah individu atau badan hukum yang mengontrol dan bertanggung jawab untuk menyimpan dan menggunakan data pribadi dalam file kertas atau elektronik.
Allianz SE, perusahaan induk Allianz Group yang berbasis di Jerman, berlokasi di Koeniginstrasse 28, 80802 Munich, Jerman, adalah pengendali data sebagaimana ditentukan oleh undang-undang dan peraturan perlindungan data yang relevan. Apabila dugaan pelanggaran melibatkan perusahaan Allianz Group lainnya, maka perusahaan Allianz Group lainnya tersebut juga akan menjadi pengendali data sejauh yang diperlukan untuk menangani dugaan pelanggaran tersebut. Daftar perusahaan Allianz Group dapat ditemukan di sini:
https://www.allianz.com/en/privacy-statement.html#TabVerticalNegative2523488475
Sistem SpeakUp disimpan dalam basis data yang dioperasikan oleh EQS Group GmbH, operator independen yang berlokasi di 80333 München, Karlstraße 47, atas nama Allianz. Semua data dienkripsi, dilindungi kata sandi, serta disimpan di lokasi yang aman agar akses ke konten laporan di SpeakUp hanya dapat digunakan oleh para karyawan yang berwenang di Allianz Group.
2. Data Pribadi apa saja yang akan dikumpulkan?
Kami akan mengumpulkan dan memproses berbagai jenis Data Pribadi tentang Anda untuk memenuhi tujuan pemberitahuan ini, termasuk:
- Nama belakang dan nama depan
- Kontak informasi (mis. alamat email, nomor telepon)
- Hubungan Bisnis
- Afiliasi dengan Allianz
- Informasi tentang keluhan apa pun yang dibuat oleh atau tentang Anda
- Informasi tentang penyelidikan saat ini atau sebelumnya yang mungkin melibatkan atau terkait dengan Anda
- Informasi yang mendukung penyelidikan kegiatan yang tidak pantas atau dugaan tindakan kriminal, atau pelanggaran Kode Etik Allianz
Allianz mengimbau Anda untuk mengungkapkan identitas ketika melaporkan dugaan pelanggaran kepatuhan. Banyak penyelidikan dapat dilakukan lebih cepat dan efisien jika nama pelapor pelanggaran diketahui, karena pihak yang menangani laporan dapat berhubungan dengan pelapor secara langsung. Namun, SpeakUp melindungi anonimitas pelapor informasi yang tidak ingin mengungkapkan identitas mereka. Saat menyiapkan kotak komunikasi aman, Anda dapat memilih nama samaran/nama pengguna dan kata sandi. Selama Anda tidak memasukkan data yang mengarah pada identitas Anda, laporan Anda akan tetap anonim melalui berbagai tindakan teknis dan organisasional seperti enkripsi.
Informasi yang Anda laporkan mungkin berisi Data Pribadi tentang individu lain dan akan dievaluasi oleh Allianz. Informasi tersebut dapat memulai penyelidikan internal atau eksternal dan memiliki konsekuensi negatif lainnya bagi mereka yang terpengaruh. Oleh karena itu, Anda hanya harus memberikan informasi yang Anda yakini benar menurut pengetahuan terbaik Anda dan relevan dengan dugaan pelanggaran kepatuhan. Selama laporan Anda dibuat dengan iktikad baik dan sepengetahuan Anda, Anda tidak akan menghadapi konsekuensi negatif karena angkat bicara.
Namun, memberikan informasi yang secara sadar salah atau menyesatkan akan menimbulkan konsekuensinya bagi Anda. Penyebarluasan informasi yang salah secara sengaja dapat dijerat hukuman pidana di banyak negara. Secara umum, jangan berikan kami informasi jika di negara Anda hal itu dapat menimbulkan tuntutan hukum.
3. Untuk tujuan apa kami memproses dan menggunakan Data Pribadi Anda?
Kami akan memproses Data Pribadi Anda untuk tujuan menyediakan saluran pelaporan pelanggaran global kepada karyawan, pemegang saham, pelanggan, dan masyarakat umum kami, dan untuk menyelidiki dan mengatasi perilaku yang tidak pantas, termasuk dugaan kegiatan kriminal (misalnya penipuan) dan pelanggaran terhadap Kode Etik Allianz.
Allianz mengambil langkah-langkah yang tepat untuk menggunakan informasi yang dilaporkan dengan hati-hati, dengan menerapkan standar kerahasiaan, kehati-hatian, dan pertimbangan yang tertinggi. Bagian Kepatuhan terutama bertanggung jawab untuk memproses laporan yang diterima melalui SpeakUp. Setelah laporan dikirim, bagian Kepatuhan kami akan menerima informasi tersebut dan memeriksa apakah diperlukan penyelidikan mendalam. Penyelidikan bisa dilakukan oleh spesialis penyelidikan internal maupun eksternal tergantung dugaan pelanggarannya. Spesialis eksternal secara kontrak atau hukum terikat oleh kewajiban kerahasiaan untuk melindungi Data Pribadi yang diproses atas nama Allianz. Bagian Audit, Hukum, dan SDM juga sering terlibat dalam proses investigasi kepatuhan. Dalam beberapa kasus tertentu, Dewan Direksi akan segera menerima pemberitahuan dan informasi terbaru mengenai temuan-temuan penting.
Aturan umumnya adalah Speak up hanya dipakai untuk mengumpulkan laporan yang terkait dengan kategori kepatuhan yang tercantum di atas. Namun, jika isi laporan Anda tidak termasuk dalam salah satu kategori kepatuhan tersebut, kami akan meneruskan laporan Anda kepada departemen bertanggung jawab di Allianz, jika kami anggap hal itu perlu dan pantas. Misalnya, laporan tentang masalah pribadi dapat dikirim ke bagian SDM.
4. Atas dasar hukum apa kami mengumpulkan, memproses, dan menggunakan Data Pribadi Anda?
Kami menggunakan dasar hukum berikut untuk pengumpulan, pemrosesan, dan penggunaan data pribadi Anda:
- Persetujuan. Kami akan sangat bergantung dengan persetujuan Anda untuk mengungkapkan identitas Anda jika Anda adalah pelapor pelanggaran. Saat Anda memasukkan informasi ke dalam sistem SpeakUp, sistem akan meminta persetujuan Anda atas pengumpulan, pemrosesan, dan penggunaan Data Pribadi Anda sebagaimana yang telah dijelaskan di atas. Anda berhak menarik persetujuan untuk pengungkapan identitas Anda kepada orang-orang yang terdampak, tetapi harap diperhatikan bahwa penarikan persetujuan hanya dapat dilakukan dalam waktu satu bulan setelah pelaporan. Kami mungkin juga perlu mengungkapkan identitas Anda kepada pihak ketiga lainnya seperti yang dijelaskan di Bagian 5. Jika Anda tidak ingin Allianz mengumpulkan, memproses, atau menggunakan Data Pribadi Anda, Anda dapat mengirimkan laporan secara anonim.
- Kewajiban Hukum. Kami akan memproses Data Pribadi untuk mematuhi kewajiban hukum yang harus kami patuhi (misalnya, untuk memelihara dan menyediakan layanan pelaporan pelanggaran kepada karyawan kami).
- Kepentingan yang Sah. Kami memiliki kepentingan yang sah untuk memastikan bahwa pelanggaran terhadap undang-undang atau peraturan yang berlaku dan pelanggaran Kode Etik Allianz ditangani dengan tepat pada waktu yang tepat untuk melindungi Allianz serta karyawan, pemegang saham, pelanggan, dan masyarakat umum kami dari hasil dan dampak perilaku ilegal atau tidak pantas.
5. Siapa yang akan memiliki akses ke Data Pribadi Anda?
Kami akan memastikan bahwa Data Pribadi Anda diproses dengan cara yang sesuai dengan tujuan yang ditentukan di atas.
Untuk tujuan tertentu, data pribadi Anda dapat diungkapkan kepada pihak berikut yang beroperasi sebagai pengontrol data pihak ketiga:
- Apabila dugaan pelanggaran melibatkan perusahaan Allianz Group lainnya, maka bagian yang bertanggung jawab di perusahaan-perusahaan ini akan diberitahu; dan
- Spesialis eksternal yang berwenang (misalnya, penasihat luar, auditor, ahli forensik, dll.).
Untuk tujuan yang disebutkan, kami juga dapat membagikan data pribadi Anda dengan pihak-pihak berikut yang beroperasi sebagai pemroses data berdasarkan instruksi kami:
- Agen resmi, kontraktor, dan penyedia layanan.
Terakhir, kami dapat membagikan Data Pribadi Anda dalam hal-hal berikut:
- Allianz mungkin juga diwajibkan oleh hukum untuk memberikan informasi tentang pelanggaran kepatuhan kepada badan pemerintah tertentu, termasuk, namun tidak terbatas pada badan penyelidik pemerintah atau pengadilan. Jika kami berkewajiban untuk memberikan informasi, serta juga dalam kasus adanya penyitaan, kami tidak dapat menahan Data Pribadi yang diperoleh Allianz melalui SpeakUp atau investigasi kepatuhan selanjutnya.
- Dalam sejumlah kasus, Allianz tidak berkewajiban untuk membagikan Data Pribadi dengan badan pemerintah, namun memiliki hak hukum untuk melakukannya secara sukarela. Beri tahu kami jika Anda tidak ingin kami secara sukarela membagikan Data Pribadi Anda, termasuk identitas Anda, dengan lembaga pemerintah (kecuali pengungkapan ini diperlukan untuk melindungi kepentingan sah Allianz).
- Sering kali, berdasarkan hukum, orang yang dituduh atau menjadi saksi dalam sebuah laporan yang mengeklaim adanya pelanggaran kepatuhan harus diberi pemberitahuan dan diberikan kesempatan untuk memberikan keterangan. Selama penyelidikan, para pihak tersebut akan berkesempatan untuk menyampaikan pandangan mereka tentang laporan tersebut. Dalam hal pelaporan non-anonim, orang yang terkena dampak mungkin memiliki hak hukum atas informasi, yang mungkin mengharuskan kami untuk mengungkapkan nama Anda tanpa kepentingan utama. Beri tahu kami jika Anda tidak ingin kami memberikan nama Anda sebagai pelapor pelanggaran. Anda memiliki hak untuk menarik persetujuan Anda untuk mengungkapkan identitas Anda kepada orang-orang yang terkena dampak, tetapi harap diperhatikan bahwa penarikan Anda hanya dapat dilakukan dalam waktu satu bulan setelah pelaporan.
6. Di mana data Pribadi Anda akan diproses?
Data pribadi Anda dapat diproses baik di dalam maupun di luar Wilayah Ekonomi Eropa (EEA) oleh pihak-pihak yang disebutkan di atas, yang selalu tunduk pada pembatasan kontrak terkait kerahasiaan dan keamanan sesuai dengan undang-undang dan peraturan perlindungan data yang berlaku. Kami tidak akan mengungkapkan data pribadi Anda kepada pihak yang tidak berwenang untuk memprosesnya.
Setiap kali kami mentransfer data pribadi Anda untuk diproses di luar EEA ke perusahaan Allianz Group lain, kami akan melakukannya berdasarkan aturan perusahaan yang mengikat (BCR) Allianz yang dikenal sebagai Standar Privasi Allianz (APS) yang menetapkan perlindungan yang memadai untuk pribadi data dan mengikat secara hukum pada perusahaan Allianz Group. Versi publik APS dan daftar perusahaan Allianz Group yang mematuhinya dapat diakses di Allianz.com.
Jika APS tidak berlaku, kami akan mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa transfer data pribadi Anda di luar EEA menerima tingkat perlindungan yang memadai seperti di EEA. Anda dapat mengetahui perlindungan apa yang kami andalkan untuk transfer tersebut (misalnya, Klausul Kontrak Standar) dengan menghubungi kami seperti yang dijelaskan di bawah ini.
7. Apa saja hak Anda yang terkait dengan Data Pribadi Anda?
Selama diizinkan oleh undang-undang dan peraturan perlindungan data yang berlaku, Anda berhak untuk:
- Mengakses Data Pribadi Anda yang disimpan tentang Anda dan untuk mempelajari asal data, tujuan dan akhir pemrosesan, perincian pengendali data, pemroses data, dan pihak-pihak yang menerima pengungkapan data tersebut;
- Memperbarui dan memperbaiki Data Pribadi Anda agar akurat;
- Meminta penghapusan Data Pribadi Anda jika tidak lagi diperlukan untuk tujuan yang disebutkan di atas;
- Mendapatkan Data Pribadi Anda dalam format elektronik;
- Membatasi pemrosesan Data Pribadi Anda dalam keadaan tertentu, misalnya; Pada saat Anda telah mempertanyakan keakuratan Data Pribadi Anda, selama periode yang memungkinkan Allianz SE untuk memverifikasi keakuratannya;
- Menolak pemrosesan Data Pribadi Anda atas dasar tertentu yang terkait dengan situasi khusus yang Anda miliki, yang lebih penting daripada alasan sah yang kuat dari pihak kami untuk pemrosesan tersebut;
- Menarik persetujuan Anda kapan pun saat Data Pribadi Anda diproses dengan persetujuan Anda, tanpa memengaruhi keabsahan pemrosesan berdasarkan persetujuan sebelum penarikannya dan pemrosesan dilakukan berdasarkan dasar hukum lainnya (misalnya, kepentingan yang sah); dan
- Mengajukan keluhan kepada kami dan/atau otoritas perlindungan data yang relevan.
Anda dapat menggunakan hak ini dengan menghubungi kami seperti yang dijelaskan di Bagian 9, di bawah ini, dengan memberikan nama, alamat email, dan tujuan permintaan Anda. Perhatikan bahwa ini bukan hak mutlak, tetapi kami akan sepenuhnya mematuhi kewajiban hukum kami.
8. Tindakan keamanan apa yang telah kami terapkan untuk melindungi Data Pribadi Anda?
Allianz telah menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasional yang wajar (misalnya, kontrol akses, enkripsi, keamanan fisik seperti kantor terkunci, dll.) untuk melindungi Data Pribadi Anda yang dikumpulkan oleh Allianz melalui SpeakUp dan penyelidikan kepatuhan selanjutnya terhadap akses tidak sah, penyalahgunaan, kehilangan atau penghancuran.
9. Berapa lama kami menyimpan Data Pribadi Anda?
Kami hanya akan menyimpan Data Pribadi Anda selama diperlukan untuk menginvestigasi dan menyelesaikan pelanggaran kepatuhan yang dilaporkan, termasuk perbaikan dari setiap kekurangan yang ditemukan dan penanganan dari setiap litigasi yang mungkin timbul. Data Pribadi Anda akan disimpan lebih lama jika penyimpanan lebih lanjut diperlukan karena adanya kewajiban hukum, regulasi, atau kontrak, atau jika diizinkan oleh hukum.
10. Bagaimana Anda bisa menghubungi kami?
Jika Anda memiliki pertanyaan tentang bagaimana Allianz SE menggunakan Data Pribadi Anda, Anda dapat menghubungi kami melalui pos atau email sesuai perincian di bawah ini:
Allianz SE
Petugas Perlindungan Data Grup
Koeniginstrasse 28
80802 Munich, Jerman
Email: GoodPrivacy@allianz.com
Jika Anda menanyakan bagaimana perusahaan Allianz Group lainnya menggunakan Data Pribadi Anda, Anda dapat menghubungi detail yang tercantum di Bagian 10 ini dan kami akan meneruskan permintaan Anda ke Petugas Perlindungan Data dari perusahaan Allianz Group yang bersangkutan.
11. Seberapa sering kami memperbarui Pemberitahuan Privasi ini?
Kami meninjau Pemberitahuan Privasi ini secara berkala. Kami akan menginformasikan kepada Anda apabila ada perubahan penting yang mungkin berdampak pada pemrosesan Data Pribadi Anda.
Pemberitahuan privasi ini terakhir diperbarui pada April 2022.