Datenschutzhinweis
Die DZ BANK AG (kurz: DZ BANK) nimmt das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit sehr ernst und folgt den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Diese Datenschutzhinweise geben Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die DZ BANK im Rahmen des Hinweisgebersystems und Ihre Rechte als Betroffener aus dem Datenschutzrecht. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
DZ BANK AG
Deutsche Zentral-Genossenschaftsbank, Frankfurt am Main
Platz der Republik
60325 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 7447-01
Telefax: +49 69 7447-1685
E-Mail: mail@dzbank.de
Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter obenstehender Anschrift
sowie mittels
Telefon: +49 69 7447-94101
Telefax: +49 69 427267-0539
E-Mail: datenschutz@dzbank.de
Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen von der DZ BANK betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur ausdrücklich autorisierten Personen der DZ BANK möglich. Die EQS Group GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert und unterliegen einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen in der DZ BANK beschränkt ist.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Ziel des Hinweisgebersystems ist das präventive Vorgehen gegen Wirtschaftskriminalität, der Schutz des Vermögens und der Reputation der DZ BANK sowie die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Verstöße über potentiell illegale oder schädigende Handlungen auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® Systems ist gestützt auf das berechtigte Interesse der DZ BANK an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für die DZ BANK, ihrer Mitarbeiter und Kunden.
Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) und lit. f) DSGVO.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen, sowie weitere von Ihnen im Rahmen der Meldung übermittelten personenbezogenen Daten
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter Mitarbeiter und Führungskräfte der DZ BANK entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter und Führungskräfte der DZ BANK prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der DZ BANK weiterzugeben, sofern dies für die Ermittlungen erforderlich ist.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Die beschuldigte Person wird darüber informiert, dass die DZ BANK einen Hinweis über sie erhalten hat, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Betroffenenrechte
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessen werden“) nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO sowie das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.
Profiling
Ein Profiling durch die DZ BANK findet nicht statt.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Die Dokumentation der Hinweise wird für zwei Jahre aufbewahrt, soweit der Hinweis im Rahmen des Hinweisgebersystems oder in den betroffenen Fachbereichen der DZ BANK bearbeitet wurde. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 01.01. des Folgejahres nach Abschluss des Verfahrens. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist zur Wahrung des berechtigten Interesses der DZ BANK erforderlich.
Die Dokumentation der Hinweise wird sofort gelöscht, sofern nach erfolgter Vorprüfung das Verfahren eingestellt wird.
Nur im Ausnahmefall kann es zu längeren Löschfristen kommen, sofern eine längerfristige Speicherung aufgrund rechtlicher Schritte notwendig ist und die Daten zur Beweissicherung erforderlich sind oder wenn vorrangige gesetzliche Vorschriften zu einer über die Zweijahresfrist hinausgehenden Speicherung verpflichten.
Nutzung des Hinweisgebersystems
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgebersystems nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig. Die Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung dieser Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse).
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/ Benutzername und Kennwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie der DZ BANK namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, der DZ BANK Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Stand: Dezember 2020
