Datenschutzerklärung
Die Plasser & Theurer-Gruppe, bestehend aus allen über ihre jeweiligen ultimativen wirtschaftlichen Eigentümer verbundenen und unter https://www.plassertheurer.com/de/contact/index aufgeführten Unternehmen („Plasser & Theurer-Gruppe“, „wir“), nimmt Datenschutz und Vertraulichkeit sehr ernst und hält die anwendbaren Datenschutzvorschriften (z. B. die EU-DSGVO sowie einzelstaatliche Datenschutzvorschriften) ein. Bitte lesen Sie diese Informationen zum Datenschutz sorgfältig, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient der sicheren und vertraulichen Übermittlung, Erfassung und Bearbeitung von Meldungen zu Verstößen gegen die Compliance-Vorschriften der Plasser & Theurer-Gruppe. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im BKMS® System wird auf die berechtigten Interessen unseres Unternehmens zur Erkennung und Verhinderung von Fehlverhalten und damit zur Abwendung eines Schadens von der Plasser & Theurer-Gruppe, deren Mitarbeitern und Kunden gestützt. Artikel 6 Absatz 1 (f) DSGVO stellt die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung dar.
Verantwortliche Stelle
Die für den Datenschutz innerhalb des Hinweisgebersystems verantwortlichen Stellen sind die
- Plasser & Theurer, Export von Bahnbaumaschinen, Gesellschaft m.b.H. und
- deren Tochtergesellschaften
als Parteien mit gegenseitiger autonomer Verantwortlichkeit (nachstehend auch als „Plasser & Theurer-Gruppe“ bezeichnet). Das Hinweisgebersystem wird von einem spezialisierten Unternehmen, der EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 München, Deutschland im Auftrag der Plasser & Theurer-Gruppe betrieben.
Im Hinweisgebersystem eingegebene personenbezogene Daten und Informationen werden in einer von der EQS Group GmbH in einem Hochsicherheitsrechenzentrum betriebenen Datenbank gespeichert. Nur die Plasser & Theurer-Gruppe hat Zugang zu den Daten. Weder die EQS Group GmbH noch sonstige Dritte können auf die Daten zugreifen. Dies wird in einem zertifizierten Verfahren durch weitreichende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten werden verschlüsselt und mit einem mehrstufigen Kennwortschutz versehen gespeichert, sodass der Zugriff auf einen äußerst kleinen Kreis ausdrücklich befugter Personen bei der Plasser & Theurer-Gruppe begrenzt ist.
Die Plasser & Theurer-Gruppe hat einen Datenschutzbeauftragten ernannt. Bei Fragen zum Datenschutz und zum Schutz Ihrer Privatsphäre wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten unter compliance@plassertheurer.com.
Art der erfassten personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie eine Meldung über das Hinweisgebersystem abgeben, erfassen wir die folgenden personenbezogenen Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität angeben
- Ob Sie bei der Plasser & Theurer-Gruppe angestellt sind
- Die Namen und weitere personenbezogene Daten von Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen
Vertrauliche Bearbeitung von Meldungen
Eingehende Meldungen werden von einem kleinen Kreis ausdrücklich befugter und besonders geschulter Mitarbeiter der Compliance-Abteilung des verantwortlichen Unternehmens innerhalb der Plasser & Theurer-Gruppe entgegengenommen und stets vertraulich bearbeitet. Die Mitarbeiter der Compliance-Abteilung des verantwortlichen Unternehmens innerhalb der Plasser & Theurer-Gruppe bewerten die Angelegenheit und führen weitere, im konkreten Fall erforderliche Untersuchungen durch.
Während der Bearbeitung eines Meldung oder der Durchführung einer speziellen Untersuchung kann es notwendig sein, Meldungen mit zusätzlichen Mitarbeitern der verantwortlichen Organisation innerhalb der Plasser & Theurer-Gruppe oder Mitarbeitern anderer Konzerngesellschaften zu teilen, zum Beispiel, wenn die Berichte auf Vorfälle in Tochtergesellschaften oder Partnerunternehmen verweisen. Letztere können in Ländern weltweit ansässig sein, in denen lokale Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten gelten. Wir stellen immer sicher, dass die geltenden Datenschutzbestimmungen eingehalten werden, wenn Meldungen geteilt werden.
Alle Personen, die Zugriff auf die Daten erhalten, werden zur Geheimhaltung verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Grundsätzlich sind wir gesetzlich verpflichtet, beschuldigte Personen darüber zu informieren, dass wir eine Meldung über sie erhalten haben, soweit dies nicht weitere Untersuchungen im Rahmen der Meldung gefährdet. Hierbei wird Ihre Identität als Hinweisgeber im gesetzlich zulässigen Umfang geschützt.
Rechte der Betroffenen
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die in Ihrer Meldung genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen. Sofern das Widerspruchsrecht geltend gemacht wird, prüfen wir unverzüglich, in welchem Umfang die gespeicherten Daten für die Bearbeitung einer Meldung noch erforderlich sind. Daten, die nicht länger erforderlich sind, werden unverzüglich gelöscht. Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen. Dies ist die örtlich zuständige Datenschutzbehörde.
Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies zur Klärung der Situation und zur Durchführung einer Bewertung der Meldung erforderlich ist, ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Diese Daten werden in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen nach Abschluss der Meldungsbearbeitung gelöscht.
Nutzung des Hinweisgebersystems
Die Kommunikation zwischen Ihrem Computer und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Während Ihrer Nutzung des Hinweisgebersystems wird Ihre IP-Adresse nicht gespeichert. Um die Verbindung zwischen Ihrem Computer und dem BKMS® System aufrechtzuerhalten, wird ein Cookie auf Ihrem Computer gespeichert, welches lediglich die Session-ID enthält (ein sogenanntes Null-Cookie). Dieses Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und verfällt, wenn Sie Ihren Browser schließen.
Es ist möglich, innerhalb des Hinweisgebersystems einen Postkasten einzurichten, der mit einem individuell gewählten Pseudonym/Benutzernamen und einem Kennwort geschützt ist. Dies erlaubt es Ihnen, Meldungen an den zuständigen Mitarbeiter der Plasser & Theurer-Gruppe entweder unter Angabe Ihres Namens oder anonym und sicher abzuschicken. Dieses System speichert ausschließlich Daten innerhalb des Hinweisgebersystems, wodurch es besonders sicher ist. Es handelt sich nicht um eine Form üblicher E-Mail-Kommunikation.
Hinweis zur Übermittlung von Anhängen
Mit der Abgabe einer Meldung bzw. einer Ergänzung können Sie gleichzeitig Anhänge an den zuständigen Mitarbeiter der Plasser & Theurer-Gruppe übermitteln. Sofern Sie eine anonyme Meldung abgeben wollen, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden können. Löschen Sie diese Daten vor dem Absenden. Sofern Sie derartige Daten nicht löschen können oder nicht genau wissen, wie dies vorzunehmen ist, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs in den Meldungstext oder senden Sie das ausgedruckte Dokument anonym an die in der Fußzeile angegebene Anschrift unter Angabe der Referenznummer, die Sie nach Abschluss des Meldeverfahrens erhalten.
Stand: 01.09.2024