Warum soll ich eine Meldung abgeben?

Eine Meldung von regelwidrigen Verhaltensweisen oder Gesetzesverstößen hilft dabei, Missstände aufzudecken und Maßnahmen zur Vermeidung zu entwickeln. Wenn Sie eine Meldung abgeben, leisten Sie einen wertvollen Beitrag für verantwortungsbewusstes und rechtskonformes Handeln und eine nachhaltig positive Unternehmenskultur.

Welche Meldungen können abgegeben werden?

Meldungen können zu folgenden Themenbereichen abgeben werden:

• Korruption & wirtschaftskriminelle Handlungen
• Spenden & Sponsoring & Drittmittel
• Interessenkonflikte & Befangenheit
• Beschaffung & Auftragsvergabe
• Datenschutz & Informationssicherheit
• Sonstige Regelverstöße

Informationen zu den einzelnen Themenbereichen und was genau darunter zu verstehen ist, erhalten Sie während des Meldeprozesses.

Darüber hinaus können Sie über die Meldekategorie „Anfrage zu Compliance“ Kontakt mit dem Compliance-Team aufnehmen.

Bitte beachten Sie, dass das Whistleblowing-System nicht dazu verwendet werden darf, bewusst falsche bzw. verleumderische Meldungen abzugeben. Es sollen nur ernstgemeinte und sachlich fundierte Informationen mitgeteilt werden, bei denen Sie Grund zur Annahme haben, dass die Informationen über Verstöße zum Zeitpunkt der Meldung der Wahrheit entsprechen.

Betrifft nur MitarbeiterInnen OÖG und KUK: Falls Sie eine Meldung betreffend einen kritischen Zwischenfall aus dem klinischen Bereich bzw. ein ungewolltes oder vermeidbares Ereignis, welches PatientInnen oder Personal gefährden kann, abgeben wollen, nutzen Sie bitte das Critical Incident Reporting-System (CIRS) / Berichts- und Lern-System Ihrer jeweiligen Klinik. Sollten diesbezügliche Meldungen über dieses Whistleblowing-System eingehen, würden diese an die jeweilige CIRS-Meldestelle weitergeleitet. Die weitere Bearbeitung erfolgt dann von der CIRS-Meldestelle und Sie erhalten als Rückmeldung zu Ihrer Meldung eine entsprechende Bearbeitungsnummer der CIRS-Meldestelle.

Wer empfängt eine Meldung und wie werden Meldungen verwertet?

Der Empfängerkreis von Meldungen richtet sich nach dem jeweiligen Thema und der jeweiligen Organisation.

Meldungen zum Thema Datenschutz werden vom CISO-Team der OÖG empfangen.

Meldungen zu allen sonstigen Themen werden entsprechend Ihrer Angabe bei der Frage im Meldeformular „Welche Organisation ist betroffen“ dem jeweiligen Bereich Compliance Management des ausgewählten Unternehmens übermittelt. Sollte sich herausstellen, dass der Inhalt der Meldung eine andere als die ausgewählte Organisation betrifft, so wird die Meldung der entsprechenden Organisation weitergeleitet.

Durch den jeweiligen Empfängerkreis ist mindestens ein 4-Augen-Prinzip sichergestellt und auch gewährleistet, dass keine Meldungen durch alleinige Willkür unbearbeitet bleiben können und auch Meldungen betreffend ein Mitglied des Empfängerkreises selbst objektiv behandelt werden können.

Meldungen werden von den MeldeempfängerInnen bearbeitet und diese entscheiden über den weiteren Umgang und zu setzende Folgemaßnahmen, wobei es das Ziel ist, größtmögliche Vertraulichkeit und Sorgsamkeit walten zu lassen.

Gibt es auch andere Meldewege?

Ja. Neben diesem Whistleblowing-System stehen Ihnen noch folgende Möglichkeiten für Meldungen zur Verfügung:

• OÖG:
• Critical Incident Reporting-System (CIRS) für ungewollte oder vermeidbare Ereignisse, welche PatientInneen oder Personal gefährden können
• KUK:
• Critical Incident Reporting-System (CIRS) für ungewollte oder vermeidbare Ereignisse, welche PatientInnen oder Personal gefährden können
• FH Gesundheitsberufe OÖ:
• Unter compliance@fhgooe.ac.at erreichen Sie die Compliance-Beauftragte der FH Gesundheitsberufe OÖ, die sich gerne Ihrer Fragen, Anliegen und allfälliger Meldungen annimmt.

Natürlich können Sie (potentiell) regelwidrige Verhaltensweisen oder Gesetzesverstöße auch Ihrer/Ihrem Vorgesetzten, den Compliance Beauftragten oder anderen aus Ihrer Sicht geeigneten Ansprechpersonen mitteilen.

Ebenso stehen Ihnen Hinweisgebersysteme bzw. sonstige Meldewege bei zuständigen Behörden und staatliche Organe und öffentlichen Einrichtungen zur Verfügung.

Wie läuft eine Meldung ab? Erhalte ich eine Rückmeldung? Wie richte ich einen Postkasten ein?

Wenn Sie eine namentliche oder eine anonyme Meldung senden möchten, klicken Sie oben auf unserer Einführungsseite den Button „Meldung abgeben“.

Der Meldeprozess umfasst vier Schritte:

1. Zunächst werden Sie gebeten, einen Informationstext zum Schutz Ihrer Anonymität zu lesen sowie eine Sicherheitsabfrage zu beantworten.
2. Auf der folgenden Seite werden Sie nach dem Schwerpunkt Ihrer Meldung gefragt.
3. Auf der Meldeseite formulieren Sie Ihren Hinweis in eigenen Worten und beantworten Fragen zum Fall über einfache Antwortauswahl. Für den freien Text haben Sie 5.000 Zeichen zur Verfügung, was einer vollgeschriebenen A4-Seite entspricht. Sie können zur Unterstützung Ihrer Meldung auch eine Datei bis zu 5 MB mitsenden. Denken Sie daran, dass Dokumente Informationen über die Autorin/den Autor enthalten können. Nach Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie eine Referenznummer als Beleg, dass Sie diese Meldung gesendet haben.
4. Im Anschluss richten Sie sich bitte Ihren eigenen, geschützten Postkasten ein. Ihren geschützten Postkasten können nur Sie selbst einsehen. Über diesen erhalten Sie Rückmeldungen, beantworten Fragen und werden über den Fortgang Ihres Hinweises informiert.

Falls Sie bereits einen geschützten Postkasten haben, gelangen Sie direkt über den Button „Login“ zu diesem Postkasten. Auch hier müssen Sie zunächst die Sicherheitsabfrage bestätigen. Geben Sie anschließend Ihr persönliches Pseudonym/Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein, das Sie beim Einrichten des Postkastens selbst gewählt haben. Wenn Sie keine Angaben zu Ihrer Person machen, bleiben Sie auch während des weiteren Dialogs anonym.

Bei Verlust Ihrer Zugangsdaten geben Sie bitte eine neue Meldung ab und richten einen neuen Postkasten ein. Bitte nennen Sie dabei, wenn möglich, die Referenznummer Ihrer alten Meldung. Da es sich um einen neuen Postkasten handelt, sind die Inhalte Ihrer alten Meldung nicht vorhanden.

Solange Sie selbst keine Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, schützt das BKMS^® System Ihre Anonymität technisch.

Sind meine Meldungen sicher und ist die Anonymität garantiert?

Wenn eine Hinweisgeberin/ein Hinweisgeber die Anonymität wünscht, so kann im Zuge des Formulars diese Option gewählt werden. Sie sind zu keinem Zeitpunkt im Meldeprozess zu persönlichen Angaben verpflichtet. Die Hinweisgeberin/der Hinweisgeber entscheidet also freiwillig und eigenständig, ob sie/er anonym bleiben möchte oder nicht.

Generell wird zugesichert, dass die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgeberin/des Hinweisgebers (soweit bekannt) und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt und nicht befugten MitarbeiterInnen der Zugriff darauf verwehrt wird.

Wenn sich die Hinweisgeberin/der Hinweisgeber für Anonymität entscheidet, so steht der Schutz der Hinweisgeberin/des Hinweisgebers bei dem hier angewendeten Verfahren an oberster Stelle. Das System ist von unabhängiger Stelle zertifiziert, gewährleistet Anonymität und Datensicherheit und erfüllt diesbezüglich die höchsten technischen Standards.

Im Falle des Wunsches auf Anonymität, sollte beachtet werden, dass bei der Meldung keine Daten angegeben werden, die Rückschlüsse auf die Person der Hinweisgeberin/des Hinweisgebers geben. Zudem sollte kein technisches Endgerät wie z.B. PC oder Smartphone, das von Ihrer Dienstgeberin zur Verfügung gestellt wird, verwendet werden und die Whistleblowing-Plattform über das Internet und nicht über das Intranet besucht werden. In diesem Zusammenhang soll auch erwähnt sein, dass es sich bei diesem Whistleblowing-System grundsätzlich um eine externe Plattform handelt.

Sie werden ergänzend darauf hingewiesen, dass im Falle der Einleitung eines behördlichen oder gerichtlichen Ermittlungsverfahrens Ihre Meldungen Eingang in den Ermittlungsakt finden können und es dadurch zu einer Offenlegung der Identität kommen kann.

Betreffend Seriosität und des hier angewendeten Systems kann darauf verwiesen werden, dass es von zahlreichen namhaften und seriösen Unternehmen und Organisationen verwendet wird. Eine Referenzliste finden Sie hier: www.eqs.bkms-system.com/referenzen

An wen richtet sich diese Plattform?

Die Plattform richtet sich an alle MitarbeiterInnen von OÖG, KUK, LPBZ und FH Gesundheitsberufe OÖ und an Personen, die nicht ebendort arbeiten, zum Beispiel VertragspartnerInnen.

Kann es für HinweisgeberInnen Sanktionen geben?

Wenn Sie Meldungen in gutem Glauben über ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten erstatten, haben Sie keinerlei negativen Folgen zu befürchten.