Datenschutzhinweis
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (BKMS® Incident Reporting) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen das Compliance-Gebot in der GEMA Gruppe auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® Incident Reportings ist zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich und ist gestützt auf das berechtigte Interesse unserer Unternehmensgruppe an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schäden für GEMA, IT4IPM, deecoob und ZSG, deren Mitarbeiterenden, die Mitgliedschaft und Kundinnen und Kunden. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Abs. 1c EU-DSGVO iVm. § 10 HinSchG, soweit die Meldung Informationen über einen in § 2 HinSchG genannten Verstoß enthält, sowie Art. 6 Abs. 1c EU-DSGVO iVm § 8 LkSG (Beschwerdeverfahren) in Bezug auf die Meldung von Verstößen gegen das LkSG. In allen anderen Fällen ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1f EU-DSGVO.
Verantwortliche Stelle
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems sind
- GEMA - Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte
- und ihre Tochtergesellschaften
- deecoob GmbH (deecoob)
- IT for Intellectual Property Management GmbH (IT4IPM) und
- ZPÜ Service GmbH (ZSG)
als beidseits autonom verantwortliche Stellen (im Folgenden auch: „GEMA-Konzern“).
Interne Meldestelle für den GEMA Konzern:
Interne Meldestelle
Rechtsabteilung /Compliance
Rosenheimer Straße 11
81667 München
compliance@gema.de
+49 (0) 89 48003 273
Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen von GEMA-Konzern betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur ausgewählten Mitarbeitern der Rechtsabteilung / Compliance der GEMA möglich. Die EQS Group GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter und besonderes geschulter Personen in der Rechtsabteilung / Compliance der GEMA beschränkt ist.
Der GEMA-Konzern und die oben genannten Tochtergesellschaften haben einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt. Anfragen zum Datenschutz können an Dr. Sebastian Kraska unter datenschutzbeauftragter@gema.de gesendet werden.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob Sie bei GEMA, deecoob, IT4IPM, ZSG oder einem anderen Unternehmen der GEMA-Gruppe beschäftigt sind, sofern Sie dies offenlegen, und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis von ausdrücklich autorisierten, unabhängig tätigen und speziell geschulten Mitarbeitenden der GEMA Rechtsabteilung / Compliance entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Diese Mitarbeitenden der GEMA Rechtsabteilung / Compliance prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung und Folgemaßnahmen durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, die Informationen aus dem Hinweis an weiteren Personen weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Wir achten stets darauf, dass die Vertraulichkeit und die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Informationen aus Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der betroffenen Person/en
Wir sind grundsätzlich dazu verpflichtet, die betroffenen Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht gefährdet. Ihre Identität als hinweisgebende Person wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. In der Regel werden personenbezogene Daten drei Jahre nach Abschluss der Untersuchung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® Incident Reporting wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/ Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Mitarbeitenden von GEMA Rechtsabteilung / Compliance namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen Mitarbeitenden von GEMA Rechtsabteilung / Compliance Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Stand: Oktober 2023
