Sistema de denuncia de irregularidades. Aviso de protección de datos, España
Nos tomamos muy en serio la confidencialidad y la protección de los datos y nos ceñimos al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, así como las normas nacionales vigentes en materia de protección de datos. Lea detenidamente estas indicaciones relativas a la protección de datos antes de enviar información.
Organismo responsable del tratamiento de los datos:
Los organismos responsables del tratamiento de los datos, conjuntamente identificados como los
corresponsables del tratamiento son:
- ALDI Supermercados, S.L
- ALDI Central de Compras, S.L.U.
- ALDI Dos Hermanas Supermercados, S.L.U.
- ALDI Masquefa Supermercados, S.L.U.
- ALDI Pinto Supermercados, S.L.U.
- ALDI San Isidro Supermercados, S.L.U.
- ALDI Miranda de Ebro Supermercados, S.L.U.
- ALDI Sagunto Supermercados, S.L.U.
- ALDI Supermercados, S.L, Sucursal en Canarias.
En adelante, identificados como el Grupo Aldi en España[1].
Puede obtener más información sobre el tratamiento de los datos por correo electrónico, en la dirección protecciondatos@aldi.es.
Finalidad del sistema de denuncia de irregularidades, fundamento jurídico y proveedores
El sistema de denuncia de irregularidades (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y administrar de manera segura y confidencial mensajes sobre violaciones de las normas de cumplimiento. El tratamiento de los datos personales en el marco del BKMS® System se basa en el interés legítimo de nuestra empresa en detectar y prevenir las malas prácticas, con el fin de proteger a la empresa, sus empleados y clientes frente a posibles daños.
El sistema de denuncia de irregularidades lo gestiona en nombre de ALDI Supermercados, S.L. una empresa especializada, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania.
El fundamento jurídico para el tratamiento de datos personales es el artículo 6, apartado 1, letra f) del RGPD.
[1] A este respecto, se entenderá que el Grupo Aldi en España está constituido por todas las sociedades que integran el perímetro de consolidación fiscal del Grupo de conformidad con sus cuentas anuales consolidadas que se presentan en España.
Tratamiento de los datos personales
Los datos personales y la información que se introduzcan en el sistema interno de informaciones se almacenan en una base de datos administrada por EQS Group GmbH, en un centro de datos de alta seguridad. Solo el personal autorizado del Grupo Aldi España conforme el artículo 32 de la Ley 2/2023, tiene acceso a dichos datos. EQS Group GmbH y terceros no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas de carácter exhaustivo.
Todos los datos se almacenan cifrados y con protección multinivel mediante contraseña, de manera que solo disponga de acceso un grupo muy reducido de empleados del Grupo Aldi España, que cuentan con las competencias necesarias y con autorización expresa. Estos empleados están habilitados conforme a lo estipulado en el artículo 32 de la Ley 2/2023.
Tipo de datos personales recogidos
El uso del sistema de denuncia de irregularidades es voluntario. Si envía información a través de este sistema de comunicación, recogeremos los siguientes datos e información de carácter personal, siempre y cuando usted nos los facilite:
- su nombre,
- su lugar de trabajo (si es usted empleado de la empresa) y,
- dado el caso, el nombre y otra información personal de las personas que mencione en su mensaje.
- Identificación del Informante (nombre completo, DNI/NIE/Pasaporte y correo electrónico o domicilio de recepción de notificaciones), en el caso de no tratarse de una comunicación anónima.
- Perfil del Informante (empleado, directivo, proveedor, colaborador, etc.) y tipo de relación con el Grupo Aldi en España, en el caso de no tratarse de una Información anónima.
- Nombre de la persona/s sobre la cual/es recae la Información y/o delimitación del área o departamento (si se conoce).
- Descripción de los hechos, detallando en que consiste la conducta potencialmente irregular, los sujetos supuestamente implicados en la realización de la misma, fecha en la que se produjeron los hechos descritos y los medios a través de los cuales se realizaron.
- Cualquier tipo de documentación que sustente lo expuesto en la Información, aportando documentos o evidencias. Por ejemplo, a título indicativo, pero no limitativo, se pueden incluir, pruebas documentales, pruebas audiovisuales, pruebas testimoniales, etc. que ayuden a facilitar la labor de investigación. Éstos deberán ir adjuntos con la Información.
Tratamiento confidencial de la información
Los mensajes son recibidos por el responsable del sistema de informaciones y quien lo gestione directamente y son tratados en todo momento de manera confidencial. En caso de que las comunicaciones recibidas puedan dar lugar a un procedimiento que requiera la adopción de medidas disciplinarias por parte de la entidad del Grupo Aldi en España, los datos podrán ser compartidos con las áreas o departamentos pertinentes para la adopción de dichas medidas.
Toda persona que tenga acceso a los datos estará sujeta a una obligación de confidencialidad.
Información de la persona inculpada
En determinados casos, estamos obligados por ley a informar a las personas inculpadas de que hemos recibido un mensaje sobre ellas, en cuanto dicha información ya no suponga un peligro para el tratamiento del mensaje. Al hacerlo, su identidad como informante —si es que usted la ha facilitado— no será revelada.
Sus derechos
De conformidad con la ley europea de protección de datos, usted y las personas mencionadas en el mensaje cuentan con los derechos de acceso, rectificación, eliminación y limitación del tratamiento, así como con el derecho de oposición al tratamiento de sus datos personales. Si se ejerce el derecho de oposición, revisaremos inmediatamente hasta qué punto los datos almacenados siguen siendo necesarios para la tramitación del mensaje.
Los datos del informante no serán facilitados a ningún tercero que ejerza el derecho de acceso, sin perjuicio de los derechos que asisten a cualquier parte. En caso de contar con dichos datos, se mantendrán confidenciales.
Los datos que ya no se necesiten se borrarán inmediatamente. Además, tiene usted derecho a presentar un recurso ante la Agencia Española de Protección de Datos.
Puede ejercer sus derechos de forma gratuita dirigiéndose a ALDI por correo electrónico a través de protecciondatos@aldi.es indicando el asunto GDPR.
Período de conservación de los datos personales
Los datos personales recopilados a través del canal interno se conservarán conforme a la legislación vigente.
El plazo de conservación de los datos en el sistema interno de informaciones solamente se aplica al tiempo necesario para decidir si es preciso iniciar una investigación sobre los hechos comunicados. Transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, los datos serán eliminados del sistema interno de informaciones (BKMS® Incident Reporting) . No obstante, si fuese necesario prolongar el tratamiento de los datos personales para continuar la investigación o para emprender acciones legales pertinentes, se conservarán en un entorno distinto al sistema interno de informaciones.
Uso del portal de denuncia
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncia de irregularidades se realiza a través de una conexión cifrada (SSL). La dirección IP de su ordenador no se almacenará durante el uso del portal de denuncia. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, se almacenará una cookie en su ordenador que únicamente contiene la identificación de la sesión (denominada cookie de sesión). Esta cookie solo será válida hasta que finalice la sesión, y se borrará cuando usted cierre el navegador.
El sistema de denuncia de irregularidades le ofrece la posibilidad de configurar un buzón protegido con un seudónimo / nombre de usuario y una contraseña elegidos por usted. Así podrá enviar de forma segura mensajes nominales o anónimos. Al utilizar este sistema, los datos únicamente se almacenan en el sistema de denuncia de irregularidades, por lo que gozan de una elevada seguridad; no se trata de una comunicación normal por correo electrónico.
Notas sobre el envío de anexos
Al enviar un mensaje o información adicional, tiene la posibilidad de enviar anexos. Si desea enviar el mensaje de forma anónima, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: Los archivos pueden contener datos personales ocultos que pongan en peligro su anonimato. Borre esos datos antes de enviar los archivos. Si no puede borrar esos datos o no está seguro de cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto de su comunicación o envíe el documento impreso de forma anónima, indicando solo el número de referencia que recibirá al finalizar el proceso de envío, a la dirección indicada en el pie de página.
Avisos de protección de datos, página web
Tenga en cuenta también el aviso de protección de datos en nuestra página web:
https://www.aldi.es/servicios/politica-de-privacidad-y-proteccion-de-datos/