Notes sur la protection des données
Nous prenons la protection des données et la confidentialité très au sérieux et respectons les dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi que les réglementations nationales actuelles visant la protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations sur la protection des données avant de soumettre une alerte.
Objet et cadre juridique du système de recueil d'alerte
Le système de recueil d'alerte (BKMS® System) est destiné à recueillir, traiter et gérer, en toute sécurité et confidentialité, les alertes relatives à des infractions aux règles de conformité du TROX GROUP. Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre du BKMS® System repose sur l'intérêt légitime de notre entreprise à repérer et empêcher les abus et par conséquent à éviter tout dommage pour le TROX GROUP, ses salariés et clients. La base juridique de notre traitement des données à caractère personnel est l'article 6 alinéa 1 lettre f du Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Parties responsables
Les parties responsables de la protection des données au sein du système de recueil d'alerte sont
- TROX GmbH, Heinrich-TROX-Platz, 47504 Neukirchen-Vluyn, www.trox.de et
- ses filiales
en tant que partie(s) dotée(s) mutuellement d'une responsabilité autonome (ci-après également dénommées : « TROX »). Le système de recueil d'alerte est géré par une entreprise spécialisée, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, pour le compte de TROX GmbH.
Les données à caractère personnel et les informations saisies dans le système de recueil d'alerte sont conservées dans une base de données gérée par EQS Group GmbH, dans un centre de données hautement sécurisé. Seuls les salariés de TROX peuvent voir les données. EQS Group GmbH et d’autres tiers n’ont pas accès à ces données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont sauvegardées cryptées et protégées en accès par des mots de passe à plusieurs niveaux, de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes expressément autorisées chez TROX GmbH.
TROX GmbH a nommé un responsable de la protection des données. Toutes les questions concernant la protection des données chez TROX peuvent être adressées à privacy-de@troxgroup.com.
Type de données à caractère personnel collectées
L'utilisation du système de recueil d'alerte se fait sur la base du volontariat. Si vous soumettez une alerte par le biais du système de recueil d'alerte, nous recueillons les données à caractère personnel et informations suivantes :
- Votre nom si vous décidez de révéler votre identité
- Si vous êtes salarié du groupe TROX
- Les noms et autres données à caractère personnel des personnes que vous citez dans votre alerte, le cas échéant.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes entrantes reçues par un petit nombre de salariés sélectionnés, dotés d'autorisations expresses et spécialement formés, membres de l'organisation de conformité de TROX GmbH et sont toujours traitées dans la plus stricte confidentialité. Les salariés de l'organisation de conformité de TROX GmbH évaluent les questions et procèdent aux enquêtes plus détaillées requises par le cas spécifique.
Dans le cadre du traitement d'une alerte ou de la conduite d'une enquête spéciale, il pourra s'avérer nécessaire de partager des alertes avec d'autres salariés de TROX GmbH ou des salariés d'autres entreprises du groupe, par exemple si les alertes se rapportent à des incidents survenus dans des filiales. Ces dernières peuvent être basées dans des pays situés en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, appliquant des règlements différents sur la protection des données à caractère personnel. Nous garantissons toujours la conformité aux réglementations de protection des données applicables au moment du partage des alertes.
Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de les maintenir confidentielles.
Informations relatives à la personne mise en cause
Nous sommes légalement tenus d'informer les parties mises en cause de toutes alertes reçues à leur encontre dès que la divulgation de cette information ne risque plus de compromettre l'enquête. Votre identité de lanceur d'alerte ne sera pas divulguée à moins que nous ne soyons légalement contraints de le faire.
Droits des personnes concernées
En vertu de la législation européenne sur la protection des données, vous et les personnes citées nommément dans l'alerte bénéficiez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de restriction de traitement et d'un droit d'objection au traitement de vos données à caractère personnel. Si le droit d'objecter au traitement des données à caractère personnel est exercé, la nécessité des données sauvegardées pour examiner une alerte sera immédiatement évaluée. Les données qui ne servent plus seront immédiatement supprimées. Vous avez également le droit de porter plainte auprès d'une autorité de contrôle.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et procéder à une évaluation finale ou aussi longtemps qu'il y a un intérêt légitime de la part de l'entreprise ou que la conservation est requise par la loi. Après l'achèvement du traitement de l'alerte, ces données seront supprimées en conformité avec les exigences réglementaires.
Utilisation du système de recueil d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système de recueil d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système de recueil d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et BKMS® System, un cookie est enregistré sur votre ordinateur, qui ne contient que l'identifiant de la session (encore appelé cookie de session). Ce cookie est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous refermez votre navigateur.
Il est possible d'installer une boîte de dialogue protégée au sein du système de recueil d'alerte ; cette boîte est protégée à l'aide d'un pseudonyme/nom d'utilisateur et d'un mot de passe choisis individuellement. Ceci vous permet d'envoyer des alertes au salarié responsable chez TROX GmbH, soit nominalement, soit de manière sécurisée et anonyme. Ce système enregistre des données uniquement à l'intérieur du système de recueil d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi d'annexes
Lorsque vous soumettez une alerte ou un complément d'information, vous pouvez en même temps envoyer des annexes au salarié de TROX GmbH responsable. Si vous souhaitez soumettre une alerte anonymement, veuillez tenir compte de la consigne de sécurité suivante : Veuillez noter que les fichiers peuvent contenir des données à caractère personnel cachées risquant de compromettre votre anonymat. Veillez à effacer ces informations avant d'envoyer un fichier. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans le texte de votre message d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note de bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.
Version : 9 novembre 2021
