Politica de confidențialitate a datelor
Suntem foarte riguroși cu protecția datelor și confidențialitatea și respectăm prevederile Regulamentului general UE privind protecția datelor (RGPD al UE), precum și regulamentele naționale în vigoare privind confidențialitatea datelor. Vă rugăm să citiți cu atenție aceste informații cu privire la confidențialitatea datelor înainte de a expedia un mesaj.
Entitatea responsabilă și responsabilul cu protecția datelor
Partea responsabilă cu confidențialitatea datelor în cadrul sistemului de sesizări este:
Derichebourg Environnement
119 Avenue du Général Michel Bizot
75012 Paris
Franța
Organizația noastră a desemnat un responsabil cu protecția datelor. Întrebările privind protecția datelor și confidențialitatea pot fi trimise la adresa privacy@derichebourg.com.
Sistemul de sesizări este operat în numele nostru de o companie specializată în acest domeniu, EQS Group, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Germania.
Date cu caracter personal
Datele cu caracter personal și informațiile introduse în sistemul de sesizări sunt stocate într-un centru de date de înaltă securitate operat de EQS Group. Numai organizația noastră are acces la date. Nici EQS Group și nici alți terți nu au acces la date. Acest aspect este asigurat în procesul de certificare prin măsuri tehnice și organizatorice cuprinzătoare.
Toate datele sunt stocate în format criptat, cu protecție prin parolă pe mai multe niveluri și sunt supuse unui concept de autorizare, astfel încât accesul este limitat la un grup foarte restrâns de destinatari care sunt autorizați în mod expres.
Scopul sistemului de sesizări și temeiul juridic
Sistemul de sesizări (BKMS® System) este utilizat pentru a primi, procesa și gestiona mesaje cu privire la încălcări ale normelor de conformitate și juridice într-un mod sigur și confidențial. Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în măsura în care acest lucru este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor legale. Printre acestea se numără, în special, notificările referitoare la fapte relevante în temeiul legislației penale, legislației în materie de concurență și legislației muncii [articolul 6 alineatul (1) litera (c) din RGPD].
În cele din urmă, datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate dacă acest lucru este necesar pentru a proteja interesele legitime ale organizației sau ale unei terțe părți [articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD]. Avem un interes legitim în prelucrarea datelor cu caracter personal în scopul prevenirii și depistării încălcărilor în cadrul organizației, pentru verificarea legalității proceselor interne și pentru menținerea integrității organizației.
Tipuri de date cu caracter personal colectate
Utilizarea sistemului de sesizări are caracter voluntar. Dacă expediați un mesaj prin intermediul sistemului de sesizări, colectăm următoarele date și informații cu caracter personal:
- numele dumneavoastră, dacă alegeți să vă dezvăluiți identitatea,
- dacă sunteți angajat(ă) la organizația noastră și
- numele și alte date cu caracter personal ale persoanelor pe care le numiți în mesajul dumneavoastră.
Tratarea confidențială a mesajelor
Mesajele primite sunt recepționate de un grup restrâns de angajați autorizați în mod expres și instruiți în mod special din cadrul departamentului de conformitate și sunt gestionate întotdeauna cu confidențialitate. Angajații departamentului de conformitate evaluează problema și efectuează orice alte investigații necesare în funcție de specificul cazului.
În timpul procesării unui mesaj sau ca principiu de bază pentru desfășurarea unei investigații speciale, este posibil să fie necesară partajarea mesajelor cu alți angajați ai organizației noastre sau cu angajați ai altor companii din grup, de exemplu, în cazul în care mesajele se referă la incidente din filiale. Acestea se pot afla în țări din afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European, cu regulamente diferite în privința confidențialității datelor cu caracter personal. Vom asigura întotdeauna respectarea regulamentelor aplicabile privind confidențialitatea datelor atunci când partajăm mesaje.
Toate persoanele cărora li se acordă acces la date sunt obligate să păstreze confidențialitatea.
Informarea persoanei acuzate
În principiu, cu excepția situației în care aceasta pune în pericol investigațiile ulterioare cu privire la mesaj, suntem obligați prin lege să informăm persoanele acuzate că am primit un mesaj despre acestea. În limitele posibilităților legale, identitatea dumneavoastră ca informator nu va fi dezvăluită.
Drepturile persoanelor vizate
Conform legislației europene privind protecția datelor cu caracter personal, dumneavoastră și persoanele menționate în mesaj aveți dreptul la informare, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării și dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal. Dacă se invocă dreptul la opoziție, vom verifica imediat în ce măsură datele stocate sunt încă necesare pentru procesarea mesajului transmis. Datele care nu mai sunt necesare vor fi șterse imediat. În plus, aveți dreptul de a depune plângere la autoritatea de supraveghere.
Durata de păstrare a datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru clarificarea situației și efectuarea unei evaluări a mesajului sau atât timp cât există un interes legitim din partea organizației sau un interes de păstrare solicitat prin lege. După încheierea procesării mesajului, aceste date sunt șterse în conformitate cu cerințele statutare.
Folosirea sistemului de sesizări
Comunicarea dintre computerul dumneavoastră și sistemul de sesizări se realizează prin intermediul unei conexiuni criptate (SSL). Adresa dumneavoastră IP nu va fi salvată în timpul utilizării sistemului de sesizări. Pentru a menține conexiunea dintre computerul dumneavoastră și BKMS® System, un modul cookie este salvat pe computerul dumneavoastră, care nu conține decât ID-ul sesiunii (un așa-numit modul cookie de sesiune). Acest modul cookie este valabil numai până la terminarea sesiunii dumneavoastră și expiră atunci când închideți browserul.
Puteți crea o căsuță poștală în cadrul sistemului de sesizări, securizată prin intermediul unui pseudonim/ nume de utilizator și a unei parole personalizate. Aceasta vă permite să trimiteți mesaje către angajatul responsabil, fie folosindu-vă numele, fie într-un mod anonim, sigur. Acest sistem salvează datele numai în cadrul sistemului de sesizări, ceea ce îl face să fie deosebit de sigur. Aceasta nu este o formă obișnuită de comunicare prin e-mail.
Transmiterea telefonică a mesajelor
Anonimatul dumneavoastră va fi protejat de către BKMS® System inclusiv în cazul transmiterii telefonice a mesajelor. Nici organizația noastră, nici EQS Group nu vor avea acces la numărul dumneavoastră de telefon. Descrierea incidentului efectuată de dumneavoastră va fi înregistrată în BKMS® System. Apoi, fișierul vocal criptat este transcris de angajatul responsabil. Dacă ați creat o căsuță poștală protejată după terminarea transmiterii telefonice a mesajului, puteți primi un răspuns de la angajatul responsabil sub forma unei înregistrări vocale și veți putea adăuga informații la mesajul dumneavoastră dacă este nevoie. Alternativ, puteți accesa căsuța dumneavoastră poștală protejată prin aplicația online, puteți revizui răspunsul și puteți face completări scrise. Pentru a proteja confidențialitatea mesajului sau a completării, nu le puteți asculta nici pe telefon, nici în căsuța poștală protejată online.
Notă privind trimiterea atașamentelor
Când expediați un mesaj sau o completare, puteți trimite simultan și atașamente angajatului responsabil. Dacă doriți să expediați un mesaj anonim, rețineți următoarele informații de siguranță: fișierele pot conține date personale ascunse care vă pot periclita anonimatul. Înainte de trimitere, eliminați aceste date. Dacă nu puteți elimina aceste date sau dacă nu știți cum să faceți acest lucru, copiați textul atașamentului dumneavoastră în textul mesajului sau trimiteți anonim documentul tipărit la adresa menționată în subsol, citând numărul de referință primit la finalul procesului de expediere a mesajului.
Versiune: 29/02/2024
