NEBOJTE SE PROMLUVIT. VYSLECHNEME VÁS

Co je to Semperline?

Náš Kodex chování (https://www.semperitgroup.com/company/compliance-code-of-conduct) udává tón, jakým se řídí naše podnikání po celém světě. Porušování zákonů, předpisů, našeho Kodexu chování nebo jiných interních pravidel není ve společnosti Semperit tolerováno. Od všech zaměstnanců, dodavatelů, zákazníků a dalších zúčastněných stran očekáváme, že budou hlásit jakékoli (podezření na) porušení, o kterém se dozvěděli, a vyzýváme je k tomu.

Jako zaměstnanec byste měli jakékoli možné nezákonné, neetické nebo nevhodné jednání nejprve nahlásit svému nadřízenému, jinému manažerovi nebo kontaktní osobě (místního) oddělení lidských zdrojů. Pokud máte jako zaměstnanec pocit, že nemůžete vznést a vyřešit obavy o dodržování předpisů interně, nebo pokud nejste zaměstnancem (zákazníkem, dodavatelem nebo obchodním partnerem), poskytujeme vám k použití nástroj pro hlášení „SemperLine“.

Tato linka je bezplatná a může ji využít jakákoli zainteresovaná strana kdekoli na světě 24 hodin denně a 7 dní v týdnu. Doporučujeme vám uvést svou totožnost, abychom mohli nastavit co nejlepší parametry pro efektivní prošetření, ale pokud si přejete, můžete své obavy nahlásit anonymně. Pokud se rozhodnete zůstat v anonymitě, nabízíme vám možnost zřídit si pro komunikaci s námi chráněnou poštovní schránku. Díky tomu vás můžeme kontaktovat v případě, že se objeví další otázky. Poskytneme vám zpětnou vazbu.

Všechna hlášení přijímáme a zpracováváme podle standardizovaného postupu. Přístup k vašemu hlášení máte pouze vy a příslušný tým pro dodržování předpisů Semperit. Se všemi poskytnutými informacemi a informacemi o prošetřování případu, včetně identity oznamovatele, bude nakládáno diskrétně a v přísné důvěrnosti. Poskytujte a odesílejte pouze informace, které jsou správné a úplné dle vašeho nejlepšího vědomí.

Proč bych měl(a) podat hlášení?

Ve společnosti Semperit podnikáme čestně a v souladu s našimi firemními hodnotami.

Možná jste znepokojeni nebo vědomi si škodlivého chování, které ohrožuje firmu Semperit. Vaše hlášení nám umožní včas odhalit problémy s bezúhonností a dodržováním předpisů a pomůže nám řešit vaše obavy co nejdříve. Vaše hlášení nám umožní chránit společnost Semperit před celou řadou nebezpečí a rizik. To nám umožní zachovat si efektivitu a úspěch v naší dlouhodobé obchodní činnosti.

Jaké události mohou být hlášeny?

Můžete nahlásit jakékoli porušení zákonů, předpisů, našeho Kodexu chování nebo interních směrnic. SemperLine vám během procesu hlášení umožňuje vybrat si z řady témat hlášení. Pokud obsah vašeho hlášení nespadá do žádného z navrhovaných témat, zvolte prosím téma „Jiná porušení a pochybení“.

Obavy týkající se dodržování předpisů a informace o jakémkoli porušení by měly být popsány co možná nejpodrobněji. Je užitečné, pokud vaše hlášení bude obsahovat odpovědi na následujících pět otázek: „Kdo? Co? Kdy? Jak? Kde?“. Můžete také nahrávat dokumenty, fotografie nebo videa.

Poskytujte a odesílejte pouze informace, které jsou správné a úplné dle vašeho nejlepšího vědomí. Vámi sdělené informace mohou vést k rozhodnutím, která budou mít vážné důsledky pro osoby, kterých se to týká. Poskytování vědomě nepravdivých nebo zavádějících informací je zákonem zakázáno. V žádném případě nesdílejte žádné informace, pokud je to ve vaší zemi nezákonné, včetně státního tajemství.

Jaký je postup pro podávání hlášení? Jak si mohu zřídit poštovní schránku?

Chcete-li podat hlášení svým jménem nebo anonymně, začněte kliknutím na tlačítko „Podat hlášení“, umístěné v levé horní části naší úvodní stránky. Doporučujeme vám uvést svou totožnost zadáním svého jména.

Proces podávání hlášení sestává ze čtyř kroků:

1. Budete požádáni, abyste si přečetli informace týkající se ochrany vaší anonymity a zodpověděli bezpečnostní dotaz.
2. Na následující stránce budete požádáni, abyste vybrali téma svého hlášení.
3. Na stránce s hlášením můžete zadat podrobné informace o případu / porušení a odpovědět na související otázky prostým výběrem odpovědí. Ve volném textovém poli můžete zadat až 5 000 znaků, což odpovídá jedné celé stránce A4. Můžete také odeslat soubor o velikosti do 5 MB. Upozorňujeme, že dokumenty mohou obsahovat informace o jejich autorovi. Po podání hlášení obdržíte referenční číslo k potvrzení, že jste hlášení úspěšně odeslali.
4. Poté budete požádáni, abyste si zřídili svou vlastní chráněnou poštovní schránku. Tato poštovní schránka nám umožňuje poskytnout vám zpětnou vazbu, odpovědět na vaše dotazy a informovat vás o stavu hlášení.

Po zřízení chráněné poštovní schránky k ní můžete přistupovat přímo pomocí tlačítka „Přihlášení“. Nejdříve bude nutné odpovědět na bezpečnostní dotaz.

Pokud o sobě nezadáte žádné údaje, které by umožnily odvodit, že se jedná o vaši osobu, nebo odhalit vaši totožnost, systém BKMS^® System bude vaši anonymitu chránit technickými opatřeními.

Ujišťujeme vás, že nás zajímá pouze záležitost, kterou ohlašujete. Je třeba odhalovat nesprávné postupy a zabránit případným (dalším) škodám.

Jak je moje anonymita chráněna a jak získám zpětnou vazbu?

Systém SemperLine chrání osoby, které podávají hlášení a které si nepřejí odhalit svou totožnost. Funkce ochrany anonymity v systému byla certifikována nezávislým orgánem.

Při vytváření chráněné poštovní schránky si prosím vyberte vlastní pseudonym/uživatelské jméno a heslo. Vaše hlášení bude uchováno v anonymitě pomocí šifrování a dalších speciálních bezpečnostních opatření. Během procesu podávání hlášení nebudete nikdy požádáni o osobní údaje. Rovněž nezadávejte žádné údaje, podle nichž by bylo možné odvodit, že se jedná o vaši osobu. K podávání hlášení nepoužívejte počítač poskytovaný vaším zaměstnavatelem, abyste se vyhnuli vysledování vaší totožnosti mimo systém Semperline. Vaše anonymita může být obzvláště ohrožena při používání připojení k intranetu Semperit.

Tým pro dodržování předpisů Semperit vás bude kontaktovat přes chráněnou poštovní schránku a poskytne vám zpětnou vazbu ke zpracování vašich informací nebo vám položí dotazy, pokud budou některé údaje ve vašem hlášení nejasné. Během tohoto dialogu můžete zůstat v anonymitě.

Doporučujeme vám, abyste uvedli svou totožnost a my jsme mohli nastavit co nejlepší parametry pro efektivní prověření a prošetření vašeho hlášení. Pokud osoba podávající hlášení uvede své jméno, může ji pak referent kontaktovat přímo. Pokud si nepřejete, aby byly vaše údaje sděleny mimo tým pro dodržování předpisů Semperit, uveďte to prosím ve svém hlášení. Informace o nakládání s osobními údaji, které nám sdělíte, naleznete zde. Upozorňujeme, že nás zajímají pouze informace uvedené v hlášení, abychom předešli případným škodám, nikoliv vy jako oznamovatelé.

Ochrana údajů

Osobní údaje jsou společností Semperit zpracovávány výhradně v souladu s platnými předpisy o ochraně osobních údajů za účelem provozování systému nahlašování a prošetřování hlášení podaných prostřednictvím tohoto systému.

Systém nahlašování SemperLine slouží k bezpečnému a důvěrnému přenosu, shromažďování a zpracování hlášení o porušování předpisů, které platí ve společnosti Semperit. Přístup k údajům má udělen pouze malý počet výslovně autorizovaných právních konzultantů a zaměstnanců společnosti Semperit, kteří podléhají přísným povinnostem zachovávat utajení. Ani společnost EQS Group GmbH, ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup.

Zaměstnanci společnosti Semperit naleznou další informace o nahlašování nekalých praktik a souvisejícím postupu v interních pokynech pro nahlašování. Podrobné informace o ochraně údajů a zpracování naleznete zde.

Jak Semperit vyhodnotí moje hlášení?

Všechna hlášení přijímá a zpracovává výhradně společnost Semperit podle našeho standardizovaného procesu. Se všemi informacemi, které budou poskytnuty, bude nakládáno diskrétně a přísně důvěrně. Informace budou poskytnuty pouze osobám, které jsou odpovědné za další přezkoumání a prošetření případu.

Tým pro dodržování předpisů společnosti Semperit zpracuje a přezkoumá vaše hlášení a rozhodne, zda je nutné provést hloubkové interní nebo externí šetření. Pokud vaše hlášení vyžaduje další prošetření, můžeme jej předat oddělením, která jsou odpovědná za řešení případu podrobně popsaného v hlášení. Během tohoto procesu mají osoby, kterých se vámi nahlášený případ týká, možnost se k němu vyjádřit. Pokud jste v hlášení uvedli své jméno a nepřejete si, abychom tuto informaci během našeho prošetřování sdělili osobám, kterých se případ týká, uveďte to prosím v hlášení. Informace obsažené v hlášení mohou být rovněž poskytnuty státním orgánům, pokud je to nezbytné a vyžaduje to zákon.

K tomu, abychom vás informovali o výsledku vašeho hlášení, využijeme vaši poštovní schránku, kterou jste si v systému zřídili, ale nebudeme vám sdělovat podrobnosti o výsledcích prošetřování a opatřeních, která byla přijata, protože se na ně může vztahovat ochrana osobních údajů a v závislosti na případu i další právní předpisy.

Jak mám postupovat, když jsem vystaven/a odvetným opatřením?

Chápeme, že ozvat se, není-li něco v pořádku, vám může být nepříjemné nebo se toho můžete obávat. Proto zakazujeme odvetná opatření. Zavedli jsme postupy, kterými každého, kdo v dobré víře vznese obavu nebo spolupracuje při prošetřování, chráníme před jakoukoli formou odvety. Pokud se domníváte, že jste se stali obětí odvetných opatření, můžete to oznámit přímo týmu pro dodržování předpisů (compliance@semperitgroup.com) nebo můžete využít systém SemperLine výběrem tématu „Jiná porušení a pochybení“. Je nezákonné vědomě uvést nepravdivé nebo zavádějící informace.