Gizlilik politikası
Kişisel verilerinizin korunmasına ve gizliliğine son derece önem veriyoruz. Bu gizlilik politikası, Lactalis Group ihbar sisteminin (bundan böyle “İhbar Platformu” olarak anılacaktır) yönetimi bağlamında kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin taahhütlerimizi ve haklarınızı anlamanızı sağlar.
1. Tanımlar
Kişisel veriler nedir?
Kişisel veriler sizi tanımlayan bilgilerdir. Bu, adınız ve soyadınız gibi sizi doğrudan tanımlayan veya doğum tarihiniz veya adresiniz gibi sizi dolaylı olarak tanımlayan bilgiler olabilir.
Kişisel verilerin işlenmesi nedir?
Kişisel verilerin işlenmesi, kişisel verilerinizin toplanması, kaydedilmesi, saklanması, değiştirilmesi, ifşa edilmesi veya silinmesi gibi kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilen herhangi bir işlem veya işlemler dizisidir.
Lactalis Group ihbar platformu nedir?
Lactalis Grubu, yasaları, grubun iç kurallarını ve prosedürlerini veya Lactalis Grubu'nun Yolsuzlukla Mücadele Lact@Policy'sini ihlal eden ve yolsuzluk veya nüfuz ticareti olarak değerlendirilebilecek anormalliklerin veya olayların bildirimlerini güvenli, gizli ve gizli bir şekilde almak, işlemek ve yönetmek için bir İhbar Platformu oluşturmuştur. Kategorilerin bir listesi İhbar Platformunda yer almakta olup, İhbar Sisteminin Kullanım Koşulları ve SSS'lere buradan erişilebilir: https://lactalisgroup.sharepoint.com/sites/ConformiteGroupe/SitePages/Ligne d'alerte - Acceuil.aspx
İhbarcıları korumak için Lactalis Grubu, ihbarcıların kişisel verilerinin korunmasını ve gizliliğini garanti eden güvenli bir harici platform olan BKMS® System’ini seçmiştir.
İhbar Platformu hakkında daha fazla bilgi için ana sayfada bulunan Sıkça Sorulan Sorulara veya Kullanıcı Kılavuzuna göz atmanızı öneririz.
2. Veri sorumlusu kimdir?
Lactalis Group, 10 rue Adolphe Beck 53000 Laval (Fransa) adresinde yerleşik olup, İhbar Platformundan ve bu platform aracılığıyla gerçekleştirilen kişisel verilerin işlenmesinden sorumludur (bundan böyle “Lactalis” olarak anılacaktır).
İhbar Platformu BKMS® System’i tarafından barındırılmakta ve Lactalis adına uzman bir şirket olan EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Münih, Almanya tarafından yönetilmektedir.
Kişisel veriler de dahil olmak üzere BKMS® System’ine girilen veriler, EQS Group GmbH tarafından sertifikalı, yüksek güvenlikli bir veri merkezinde yönetilen bir veritabanında saklanır. Bu verilere yalnızca Grup Uyum Komitesi üyelerinin erişimi vardır. Ne EQS Group GmbH ne de başka bir üçüncü tarafın verilere erişimi yoktur.
Tüm veriler şifrelenir ve çeşitli düzeylerde parola koruması kullanılarak kaydedilir, böylece erişim Grup Uyum Departmanının açık izniyle çok sınırlı sayıda kişiyle sınırlandırılır.
3. Kişisel verilerin işlenme amaçları
İhbar Platformunun kullanımı gönüllülük esasına dayanmaktadır. İhbar Platformu aracılığıyla bir bildirim gönderdiğinizde, aşağıdaki kişisel verileri toplarız:
- Kimliğinizi açıklamak isterseniz adınız.
- Lactalis'in veya Lactalis Grubu'ndaki bağlı şirketlerinden birinin çalışanı (daimi veya geçici) olarak statünüz.
- Varsa, bildiriminizde bahsettiğiniz kişilerin isimleri ve diğer kişisel verileri.
Kişisel verileri aşağıdaki amaçlar için toplayabilir ve işleyebiliriz:
- İhbar Sistemi aracılığıyla gönderilen bildirimlerin alınması ve işlenmesi.
- İhbar edicilerin veya bildirimde adı geçen kişi(ler)in İhbar Sisteminin yönetimi veya kişisel verilerinin bu sistem dahilinde işlenmesiyle ilgili sorularına yanıt vermek.
- İhbar edicilerden veya bildirimlerde adı geçen kişi(ler)den kişisel verileriyle ilgili haklarını kullanmalarına ilişkin taleplerin yönetilmesi: itiraz hakkı, silme hakkı, düzeltme hakkı, işlemeyi kısıtlama hakkı, taşınabilirlik hakkı.
4. Bildirimlerin gizlilikle ele alınması
İhbar Platformu'na gelen ihbarlar çok sınırlı sayıda kişi (Grup Uyum Komitesi üyeleri ve Komite'nin yetkilendirmesi üzerine belirlenmiş iç veya dış uzmanlar) tarafından incelenir ve bu kişilerin hepsine özel yetkiler verilmiştir ve yüksek derecede gizliliğe tabidirler. Bildirimler her zaman büyük bir gizlilik içinde ele alınmaktadır. Grup Uyum Komitesi üyeleri bildirimin kabul edilebilirliğini değerlendirir ve gerekirse daha ayrıntılı bir soruşturma yürütür.
Bir bildirimin işlenmesi sırasında, alınan bilgilerin Grup Uyum Komitesi'nin açık yetkisi ile Lactalis Grubu'nun diğer çalışanları ile paylaşılması gerekebilir. Bu çalışanlar Avrupa Birliği veya Avrupa Ekonomik Alanı dışında yerleşik olabilir ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin farklı düzenlemelere tabi olabilir. Bu verilerin iletildiği sırada geçerli olan veri koruma hükümlerine uygunluk her zaman garanti edilir.
5. Bildirimde adı geçen kişilere ilişkin bilgiler
Kişisel verilerin korunmasına ilişkin yürürlükteki yönetmelikler uyarınca, kabul edilebilir bir bildirimle ilgili olan kişi, verilerinin kaydedilmesinden itibaren bir ay içinde Uyum Komitesi tarafından kendileriyle ilgili kişisel verilerin işlendiği konusunda bilgilendirilir. Bu bilgiler, bildirimin yazarının kimliği hakkında bilgi içermez.
Bu bilgiler, soruşturmanın bütünlüğünü veya gerekliliklerini tehlikeye atacaksa, örneğin kanıtların yok edilmesi riski varsa gizli tutulabilir. Daha sonra risk ortadan kalktığında bilgi verilecektir.
6. Kişisel verilerin saklanma süresi ve işlemenin yasal dayanağı
İhbar Platformu aracılığıyla toplanan kişisel veriler, aşağıda belirtilen amaçlar için kesinlikle gerekli olan süre boyunca saklanır:
| İşlemenin amacı | Saklama süresi | Yasal dayanak |
|---|
| İhbar Sistemi aracılığıyla gönderilen bildirimlerin alınması ve işlenmesi | Sorumlu tarafından İhbar Platformu kapsamına girmediği düşünülen bir ihbarla ilgili kişisel veriler derhal imha edilecek veya anonim hale getirilecektir. İhbar Platformu kapsamına giren bir ihbarla ilgili herhangi bir işlem yapılmazsa, bu ihbara ilişkin kişisel veriler Grup Uyum Komitesinin kapanış raporundan itibaren iki ay içinde imha edilir veya anonim hale getirilir. Adı geçen bir kişi veya kötü niyetli bir bildirimin yazarı hakkında bir disiplin veya dava prosedürü başlatılırsa, bildirimle ilgili kişisel veriler prosedürün sonuna veya karara karşı itiraz süresine kadar saklanacaktır. Lactalis Group'un tabi olduğu yasal bir yükümlülüğe uygun olarak (örneğin, muhasebe, sosyal veya mali yükümlülüklere uymak için) bir bildirimle ilgili kişisel verileri geçici arşivlerde saklamamız gerekebilir. | Yasal yükümlülük |
| Taleplerinizin ele alınması | Kişisel veriler, söz konusu talebe yanıt vermek için gerekli olan süre boyunca saklanır. | Meşru menfaat |
| Kişisel verilerinize ilişkin haklarınızı kullanma taleplerinizin ele alınması | Talebinizin işlenmesinden itibaren 3 yıl. | Meşru menfaat |
7. Haklarınız ve başvuru yollarınız
Kişisel verilerin korunmasına ilişkin yürürlükteki düzenlemeler uyarınca, kişisel verilerinize erişme, bunları düzeltme ve silme hakkına sahipsiniz. Ayrıca işlemeyi kısıtlama hakkınız, taşınabilirlik hakkınız ve itiraz etme hakkınız da vardır.
Haklarınızı kullanmak için, kimliğinizi herhangi bir şekilde kanıtlayarak, aşağıdaki e-posta adresinden bizimle iletişime geçebilirsiniz: DPO@fr.lactalis.com veya aşağıdaki adrese posta yoluyla: Veri Koruma Görevlisi - LGPO - Grup Hukuk İşleri Departmanı 10 - 20 rue Adolphe Beck 53000 Laval (Fransa).
Silme hakkı kullanıldığında, saklanan verilerin bir bildirimin işlenmesi için hala ne ölçüde gerekli olduğunu mümkün olan en kısa sürede inceleyeceğiz. Artık gerekli olmayan veriler silinir.
İtiraz hakkının kullanılması halinde, veri sahibinin menfaatleri ile hak ve özgürlüklerine üstün gelen işleme için meşru ve zorlayıcı nedenlerin ne ölçüde mevcut olduğunu veya yasal hakların tesis edilmesi, kullanılması veya savunulmasını mümkün olan en kısa sürede inceleyeceğiz.
İlgili kişi, erişim hakkına dayanarak, ihbarcının kimliğini, üçüncü taraflara ilişkin verileri veya ihbarın soruşturulması sırasında elde edilen bilgileri elde edemez.
Taleplerinize tatmin edici bir şekilde yanıt vermek için elimizden geleni yapacağız. Herhangi bir nedenle yanıtımızın tatmin edici olmadığını düşünüyorsanız, bir denetim makamına şikayette bulunabileceğinizi bildirmek isteriz.
8. İhbar Platformunun Kullanımı
Bilgisayarınız ile BKMS® System platformu arasındaki iletişim, şifreli bir bağlantı (SSL) üzerinden gerçekleşir. İhbar platformu IP adreslerinin izlenmesine olanak tanımamaktadır. Bilgisayarınız ve BKMS® System platformu arasındaki bağlantıyı korumak için bilgisayarınızda yalnızca oturum kimliğini içeren (null çerezi olarak adlandırılan) bir çerez saklanır. Bu çerez yalnızca oturumunuz sonlandırılana kadar geçerlidir ve tarayıcınızı kapattığınızda sona erer.
İhbar Platformunda kişisel olarak seçtiğiniz bir kullanıcı adı/takma ad ve şifre ile korunan bir posta kutusu oluşturabilirsiniz. Bildirimlerinizi isminizi kullanarak ya da isimsiz olarak gönderebilirsiniz. İhbar Platformunda veriler yalnızca BKMS® System platformunda saklanır, bu da özellikle güvenli olmasını sağlar. Bu sıradan bir e-posta iletişim şekli değildir.
9. Ekli dosya gönderilmesi ile ilgili notlar
Bir bildirim veya bir bildirime ek bilgi gönderirken, ek dosyalar da gönderebilirsiniz. Anonim olarak bir bildirim göndermek isterseniz, lütfen aşağıdaki güvenlik tavsiyelerini dikkate alın: dosyalar kimliğinizi ortaya çıkarabilecek kişisel veriler içerebilir. Göndermeden önce bu verileri kaldırın. Bu verileri silemiyorsanız veya bunu nasıl yapacağınızdan emin değilseniz, lütfen ekinizin metnini bildirim mesajınızın metnine kopyalayın veya belgenin basılı bir kopyasını, bildirim sürecinin sonunda size atanan referans numarasını belirterek, dipnotta verilen adrese isimsiz olarak gönderin.
10. Bizimle irtibata geçin
Bu gizlilik politikası ile ilgili herhangi bir sorunuz veya talebiniz varsa, DPO@fr.lactalis.com adresinden e-posta yoluyla Veri Koruma Görevlisi ile iletişime geçebilirsiniz.