SPEAK UP. NOUS SOMMES À VOTRE ÉCOUTE

Qu'est-ce que SemperLine ?

Notre Code de Conduite (https://www.semperitgroup.com/company/compliance-code-of-conduct) fixe les règles de notre comportement mondial en affaires. Chez Semperit, les violations de lois, de règlements, de notre Code de Conduite ou d'autres règlements internes font l'objet d'une tolérance zéro. Nous attendons de tous les employés, fournisseurs, clients et autres parties prenantes, qu'ils alertent sur toute violation suspectée ou violation dont ils ont eu connaissance, et nous les encourageons à le faire.

En tant qu'employé, vous devriez au départ alerter sur tout comportement possiblement illégal, non éthique ou incorrect à votre supérieur hiérarchique, à un autre cadre ou à votre contact local responsable des ressources humaines. Si en tant qu'employé vous estimez ne pas pouvoir signaler et résoudre en interne des problèmes de conformité, ou si vous n'êtes pas un employé (client, fournisseur ou partenaire commercial), nous fournissons pour votre usage l'outil de recueil d'alerte « SemperLine ».

Cette ligne est gratuite et peut être utilisée par toute partie prenante 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et partout dans le monde. Nous vous encourageons à vous identifier afin que nous puissions régler au mieux les paramètres permettant une investigation efficace ; si vous le souhaitez cependant, vous pouvez communiquer vos préoccupations sous couvert de l'anonymat. Si vous décidez de rester anonyme, nous vous offrons la possibilité d'installer une boîte de dialogue protégée pour communiquer avec nous. Cela nous permet de vous contacter si d'autres questions surgissent. Nous vous fournirons un retour d'information.

Toutes les alertes sont reçues et traitées conformément à un processus standardisé. Uniquement vous et l'équipe Compliance pertinente chez Semperit pouvez accéder à votre alerte. Toutes les informations fournies et les investigations sur le cas, y compris l'identité du lanceur d'alerte, seront traitées avec discrétion et de manière strictement confidentielle. Fournissez et soumettez uniquement des informations correctes et qui, au mieux de votre connaissance, sont complètes.

Pourquoi devrais-je soumettre une alerte ?

Chez Semperit, nous exerçons nos activités avec intégrité et conformément aux valeurs de notre entreprise.

Vous avez peut-être un souci ou connaissance d'un comportement néfaste pouvant exposer Semperit à des risques. Votre alerte nous permettra de détecter à un stade précoce des problèmes d'intégrité et de conformité, et nous aidera à réagir à vos préoccupations dès que possible. Votre alerte nous permet de protéger Semperit contre un vaste éventail de dangers et risques. Cela nous permet de rester efficaces et de continuer à réussir dans nos activités d'entreprise à long terme.

Sur quels incidents est-il possible d'alerter ?

Vous pouvez alerter au sujet d'infractions à la législation, aux règlements énoncés dans notre Code de Conduite ou aux directives internes. SemperLine vous permet de faire un choix parmi une sélection de catégories d'alerte pendant le processus d'alerte. Si le contenu de votre alerte n'entre dans aucune des catégories proposées, veuillez choisir la catégorie « Autres violations et comportements incorrects ».

Les préoccupations en lien avec la conformité et les informations relatives à toutes violations devraient être décrites avec le plus de détails possible. Il est utile que votre alerte réponde aux cinq questions suivantes : « Qui ? Quoi ? Quand ? Comment ? Où ? ». Vous pouvez également télécharger des documents, images et vidéos.

Fournissez et soumettez uniquement des informations correctes et qui, au mieux de votre connaissance, sont complètes. Les informations que vous fournissez peuvent conduire à des décisions qui auront des conséquences graves pour les personnes impliquées. La communication intentionnelle d'informations fausses ou trompeuses est interdite par la loi. Quelles que soient les circonstances, ne partagez aucune information, y compris des secrets d'État, si cela est illégal dans votre pays.

Quelle est la procédure à suivre pour soumettre une alerte ?

Pour soumettre une alerte nommément ou anonymement, commencez par cliquer sur le bouton « Soumettre une alerte » situé en haut à gauche de notre page d'introduction. Nous vous encourageons à vous identifier en indiquant votre nom.

Le processus d'alerte se compose de quatre étapes :

1. Il vous sera demandé de revoir les informations concernant la protection de votre anonymat et de répondre à une question de sécurité.
2. Sur la page suivante, il vous sera demandé de sélectionner la catégorie de votre alerte.
3. Sur la page d'alerte, vous pouvez fournir des informations détaillées sur le ou les incidents / la ou les violations, et répondre aux questions simplement en sélectionnant des réponses. Vous pouvez saisir jusqu'à 5 000 caractères dans le champ de texte libre, ce qui correspond à une page A4 entière. Vous pouvez également soumettre un fichier d'une taille maximale de 5 Mo. N'oubliez pas que les documents peuvent contenir des informations sur leur propre auteur. Une fois que vous aurez soumis votre alerte, vous recevrez un numéro de référence pour confirmer que la soumission de votre alerte a réussi.
4. Après cela, il vous sera demandé d'installer votre propre boîte de dialogue protégée. Cette boîte de dialogue nous permet de vous envoyer des retours d'information, de répondre à vos questions et de vous informer sur le stade de traitement de l'alerte.

Dès que vous avez installé votre boîte de dialogue protégée, vous pouvez y accéder directement via le bouton « S'identifier ». D'abord, vous aurez à répondre à une question de sécurité.

Tant que vous ne saisissez pas de données sur vous-même permettant de remonter jusqu'à vous ou susceptibles de révéler votre identité, le système BKMS^® System certifié protégera votre anonymat par le biais de mesures techniques.

Soyez assurée que nous nous intéressons uniquement à l'affaire sur laquelle vous alertez. Les pratiques illégales doivent être révélées et tout dommage (supplémentaire) empêché.

Comment mon anonymat est-il protégé et comment vais-je obtenir un retour d'information ?

Le système SemperLine protège les personnes qui soumettent une alerte mais ne souhaitent pas révéler leur identité. La fonction de protection de l'anonymat offerte par le système est certifiée par un organisme indépendant.

Au moment de créer votre boîte de dialogue protégée, veuillez sélectionner votre pseudonyme/nom d'utilisateur et un mot de passe personnels. Votre alerte est maintenue anonyme par cryptage et par d'autres mesures de sécurité spéciales. Il ne vous sera demandé aucune information personnelle tout au long du processus d'alerte. Ne soumettez aucune information permettant de remonter jusqu'à vous. Pour empêcher que votre identité soit pistée en dehors du système SemperLine, n'utilisez pas, pour soumettre votre alerte, d'ordinateur mis à disposition par votre employeur. Une connexion avec l'intranet Semperit, en particulier, peut mettre votre anonymat en péril.

L'équipe Compliance de Semperit vous contactera par le biais de la boîte de dialogue protégée, elle vous enverra un retour d'information concernant le traitement de votre alerte et vous posera des questions si certains détails de votre alerte manquent encore de clarté. Vous pouvez rester anonyme au cours du dialogue.

Nous vous encourageons à vous identifier afin que nous puissions régler au mieux les paramètres permettant un examen et une investigation efficaces de votre alerte. Si la personne soumettant l'alerte indique son nom, l'examinateur pourra la contacter directement. Si vous ne voulez pas que les détails que vous avez fournis soient partagés en dehors de l'équipe Compliance de Semperit, veuillez l'indiquer dans votre alerte. Vous trouverez ici des informations concernant le traitement des données à caractère personnel que vous partagez avec nous. Veuillez noter que nous nous intéressons seulement à l'information fournie dans l'alerte afin d'empêcher tout dommage, et non pas vous en tant que lanceur d'alerte.

Protection des données

Les données à caractère personnel sont traitées par Semperit exclusivement en conformité avec les règlements applicables sur la confidentialité des données, dans le but d'exploiter un système d'alerte et d'enquêter à partir d'alertes soumises via ce système.

Le système d'alerte SemperLine permet de transmettre, recueillir et traiter, de façon sécurisée et confidentielle, des alertes relatives à des violations des règlements applicables à Semperit. L'accès aux données n'est accordé qu'à un petit nombre de conseillers juridiques et employés de Semperit expressément autorisés, lesquels sont tenus de respecter de strictes obligations de confidentialité. Ni EQS Group GmbH ni aucune autre tierce partie n'a accès aux données.

Dans la directive interne sur le lancement d'alerte, les employés de Semperit trouveront des informations supplémentaires sur la façon d'alerter sur des pratiques illégales et le processus pour le faire. Des informations détaillées sur la protection et le traitement des données sont accessibles ici.

Comment Semperit évalue-t-elle mon alerte ?

Toutes les alertes sont reçues et traitées exclusivement par Semperit conformément à notre processus standardisé. Toutes les informations fournies seront traitées discrètement et de manière strictement confidentielle. Les informations ne seront partagées qu'avec les personnes chargées de procéder à l'examen et d'enquêter sur le cas.

L'équipe Compliance de Semperit traite votre alerte et la passe en revue puis décide si une enquête interne ou externe approfondie est nécessaire. Si votre alerte requiert un examen approfondi, nous sommes en droit de la transmettre à des départements chargés de traiter le cas détaillé dans l'alerte. Au cours du processus, les personnes impliquées dans le cas auront l'occasion de faire part de commentaires sur le cas objet de votre alerte. Si vous avez révélé votre nom dans votre alerte et ne souhaitez pas que cette information soit partagée avec des personnes impliquées dans le cas au cours de notre enquête, veuillez nous l'indiquer dans l'alerte. Les informations figurant dans l'alerte peuvent également être révélées aux autorités nationales, si cela est nécessaire et si la loi l'exige.

Nous nous servirons de votre boîte de dialogue protégée, que vous avez installée dans le système, pour vous informer au sujet de l'issue de votre alerte, mais nous ne communiquerons pas de détails sur les résultats de l'enquête et sur les mesures qui ont été prises, car des dispositions sur la protection des données et, selon le cas, d'autres dispositions juridiques peuvent s'appliquer.

Que dois-je faire si je suis victime de mesures de représailles ?

Nous comprenons que vous vous sentiez mal à l'aise ou craigniez de faire entendre votre voix lorsque quelque chose ne va pas. C'est pour cette raison que nous interdisons toutes représailles. Nous avons mis en place des processus protégeant quiconque exprimant de bonne foi une préoccupation ou coopérant dans une enquête contre toute forme de représailles. Vous pouvez informer directement l'équipe Compliance si vous pensez avoir été victime de représailles (compliance@semperitgroup.com) ou vous pouvez utiliser SemperLine en sélectionnant la catégorie « Autres violations et comportements incorrects ». Fournir intentionnellement des informations fausses ou trompeuses est un acte illégal.