SPRECHEN SIE BEDENKEN AN! WIR HÖREN ZU.

Was ist die SemperLine?

Unser Code of Conduct (https://www.semperitgroup.com/company/compliance-code-of-conduct) regelt die Grundsätze unserer weltweiten Geschäftstätigkeit. Verstöße gegen Gesetze, Vorschriften, unseren Code of Conduct oder andere interne Vorschriften werden bei Semperit nicht toleriert. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden und sonstigen Stakeholder sind aufgefordert, jedwede von ihnen vermuteten oder ihnen bekannten Verstöße zu melden.

Als Mitarbeiter/in sollten Sie jedes potenzielle rechtswidrige, unethische oder unangemessene Verhalten zunächst Ihrem Vorgesetzten, einer anderen Führungskraft oder der (örtlichen) Personalabteilung melden. Sofern Sie als Mitarbeiter/in glauben, dass Sie compliancebezogene Probleme intern nicht ansprechen und lösen können oder sofern Sie nicht bei uns beschäftigt sind (Kunde, Lieferant oder Geschäftspartner), können Sie das Hinweisgebersystem „SemperLine“ nutzen.

Dieses System ist kostenfrei und kann von jedem Stakeholder überall in der Welt rund um die Uhr genutzt werden. Wir ermutigen Sie, Ihren Namen anzugeben, damit wir Ihre Meldung unter den bestmöglichen Voraussetzungen effektiv prüfen und untersuchen können. Auf Wunsch können Sie jedoch Meldungen auch anonym abgeben. Sofern Sie anonym bleiben wollen, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, einen geschützten Postkasten einzurichten, um mit uns zu kommunizieren. Auf diese Weise können wir Sie bei weiteren Fragen kontaktieren. Wir werden Ihnen eine Rückmeldung geben.

Alle Meldungen werden nach einem standardisierten Verfahren entgegengenommen und bearbeitet. Nur Sie und die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Compliance-Abteilung bei Semperit können Ihre Meldung einsehen. Sämtliche übermittelten Informationen und Falluntersuchungen, einschließlich der Identität des Hinweisgebers werden diskret und streng vertraulich behandelt. Bitte geben Sie nur solche Informationen an, die nach Ihrem besten Wissen der Wahrheit entsprechen und vollständig sind.

Warum soll ich eine Meldung abgeben?

Bei Semperit führen wir unser Geschäft mit Integrität sowie in Übereinstimmung mit unseren Unternehmenswerten.

Vielleicht haben Sie Bedenken oder Kenntnis von einem schädigenden Verhalten, das ein Risiko für Semperit darstellt. Ihre Meldung ermöglicht es uns, Integritäts- und Complianceprobleme frühzeitig zu erkennen und hilft uns dabei, uns schnellstmöglich um Ihr Anliegen zu kümmern. Ihre Meldung erlaubt es uns, Semperit vor einer Vielzahl von Gefahren und Risiken zu schützen. Auf diese Weise können wir in unserem Geschäft langfristig effizient und erfolgreich sein.

Welche Vorfälle können gemeldet werden?

Sie können jeden Verstoß gegen Gesetze, Vorschriften, unseren Code of Conduct oder interne Richtlinien melden. In der SemperLine können Sie während des Meldeprozesses aus einer Vielzahl von Schwerpunkten eine Auswahl treffen. Sofern die von Ihnen gemeldeten Umstände nicht unter einen der vorgeschlagenen Schwerpunkte fallen, wählen Sie bitte den Schwerpunkt „Sonstige Verstöße und sonstiges Fehlverhalten“ aus.

Compliancebezogene Bedenken und Informationen zu sämtlichen Verstößen sollten so detailliert wie möglich beschrieben werden. Es ist hilfreich, wenn Ihre Meldung die folgenden fünf Fragen abdeckt: „Wer? Was? Wann? Wie? Wo?“. Darüber hinaus können Sie Dokumente, Bilder oder Videos hochladen.

Bitte geben Sie nur solche Informationen an, die nach Ihrem besten Wissen der Wahrheit entsprechen und vollständig sind. Die Informationen, die Sie mitteilen, können zu Entscheidungen mit schwerwiegenden Konsequenzen für die beteiligten Personen führen. Die wissentliche Angabe falscher oder irreführender Informationen ist gesetzlich verboten. Bitte teilen Sie unter keinen Umständen Informationen mit, wenn dies in Ihrem Land unzulässig ist, unter anderem Staatsgeheimnisse.

Wie läuft eine Meldung ab, wie richte ich einen Postkasten ein?

Um eine Meldung – anonym oder unter Angabe Ihres Namens – abzugeben, klicken Sie zunächst den Button „Meldung abgeben“ oben links auf unserer Einführungsseite an. Wir ermutigen Sie, Ihren Namen anzugeben.

Der Meldeprozess umfasst vier Schritte:

1. Sie werden gebeten, einige Informationen zum Schutz Ihrer Anonymität zu lesen und eine Sicherheitsfrage zu beantworten.
2. Auf der folgenden Seite werden Sie gebeten, den Schwerpunkt Ihrer Meldung auszuwählen.
3. Auf der Seite der Meldung können Sie ausführliche Angaben zu den jeweiligen Vorfällen / Verstößen machen und Fragen hierzu durch Auswahl der entsprechenden Antworten einfach beantworten. Im freien Textfeld können Sie bis zu 5.000 Zeichen eingeben, was einer ganzen DIN A4-Seite entspricht. Sie können auch Dateien mit einer Größe von bis zu 5 MB beifügen. Bitte beachten Sie, dass Dokumente Informationen über ihren Verfasser enthalten können. Sobald Sie Ihre Meldung abgegeben haben, erhalten Sie eine Referenznummer zur Bestätigung der erfolgreichen Abgabe Ihrer Meldung.
4. Im Anschluss werden Sie gebeten, Ihren eigenen geschützten Postkasten einzurichten. Über diesen Postkasten können wir Ihnen Rückmeldungen geben, Ihre Fragen beantworten und Sie über den Stand Ihrer Meldung auf dem Laufenden halten.

Sobald Sie Ihren geschützten Postkasten eingerichtet haben, können Sie diesen direkt über den „Login“-Button aufrufen. Zunächst müssen Sie eine Sicherheitsabfrage beantworten.

Solange Sie keine Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen oder Ihre Identität offenbaren könnten, schützt das zertifizierte BKMS^® System Ihre Anonymität durch technische Maßnahmen.

Wir versichern Ihnen, dass wir ausschließlich an dem von Ihnen gemeldeten Vorfall interessiert sind. Jedes Fehlverhalten muss aufgedeckt und jeder (weitere) Schaden verhindert werden.

Wie wird meine Anonymität geschützt und auf welchem Weg erhalte ich eine Rückmeldung?

Das SemperLine-System schützt Personen, die eine Meldung abgeben und dabei anonym bleiben wollen. Die Anonymitätsfunktion des Systems wurde von einer unabhängigen Stelle zertifiziert.

Bei der Einrichtung Ihres geschützten Postkastens wählen Sie bitte Ihr Pseudonym/Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort selbst. Durch eine Verschlüsselung und andere spezielle Sicherheitsmaßnahmen bleibt Ihre Meldung anonym. Sie werden zu keinem Zeitpunkt während des Meldeprozesses um Angaben zu Ihrer Person gebeten. Geben Sie keine Daten ein, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Um zu verhindern, dass Ihre Identität außerhalb des SemperLine-Systems zurückverfolgt werden kann, nutzen Sie bitte für Ihre Meldung keinen von Ihrem Arbeitgeber bereitgestellten Computer. Insbesondere eine Semperit-Intranetverbindung kann Ihre Anonymität gefährden.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Compliance-Abteilung von Semperit werden Sie über den geschützten Postkasten kontaktieren und Ihnen eine Rückmeldung zur Bearbeitung Ihrer Meldung geben oder weitere Fragen stellen, sofern Einzelheiten Ihrer Meldung noch einer Klärung bedürfen. Sie können während des Dialogs anonym bleiben.

Wir ermutigen Sie, Ihren Namen anzugeben, damit wir Ihre Meldung unter den bestmöglichen Voraussetzungen effektiv prüfen und untersuchen können. Sofern der Hinweisgeber seinen Namen angibt, kann der Bearbeiter direkt Kontakt mit ihm/ihr aufnehmen. Sofern Sie nicht wollen, dass Ihre Daten außerhalb der Compliance-Abteilung von Semperit weitergegeben werden, geben Sie dies bitte in Ihrer Meldung an. Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten, die Sie uns mitteilen, finden Sie hier. Bitte beachten Sie, dass unser Interesse ausschließlich den gemeldeten Informationen gilt, um jeglichen Schaden abzuwenden, nicht Ihnen als Hinweisgeber.

Datenschutz

Personenbezogene Daten werden von Semperit ausschließlich gemäß den anwendbaren Datenschutzvorschriften zum Zwecke des Betriebs eines Hinweisgebersystems sowie zur Untersuchung der über dieses System abgegebenen Meldungen verarbeitet.

Das Hinweisgebersystem SemperLine ermöglicht eine sichere und vertrauliche Übermittlung, Erfassung und Verarbeitung von Meldungen zu Verstößen gegen die bei Semperit geltenden Vorschriften. Der Zugriff auf die Daten ist auf einen kleinen Kreis ausdrücklich befugter Rechtsberater sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Semperit beschränkt, die strengen Geheimhaltungspflichten unterliegen. Weder die EQS Group GmbH noch sonstige Drittparteien haben Zugang zu den Daten.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Semperit finden Zusatzinformationen zur Meldung eines Fehlverhaltens sowie dem diesbezüglichen Verfahren in der internen Hinweisgeberrichtlinie. Detaillierte Informationen zum Datenschutz und zur Verarbeitung finden Sie hier.

Wie wird meine Meldung bei Semperit ausgewertet?

Alle Meldungen werden ausschließlich von Semperit nach unserem standardisierten Verfahren entgegengenommen und bearbeitet. Sämtliche übermittelten Informationen werden diskret und streng vertraulich behandelt. Die Informationen werden ausschließlich an Personen weitergegeben, die mit der weiteren Prüfung und Untersuchung des Falls betraut sind.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Compliance-Abteilung bei Semperit verarbeiten und prüfen Ihre Meldung und entscheiden, ob eine eingehende interne bzw. externe Untersuchung erforderlich ist. Sofern Ihre Meldung einer weiteren Prüfung bedarf, leiten wir diese gegebenenfalls an Abteilungen weiter, die für die Bearbeitung des in der Meldung beschriebenen Falls zuständig sind. Dabei wird den involvierten Personen Gelegenheit gegeben, zu dem von Ihnen gemeldeten Fall Stellung zu beziehen. Sofern Sie Ihren Namen in Ihrer Meldung angegeben haben und nicht möchten, dass wir diese Informationen im Rahmen unserer Untersuchung an in den Fall involvierte Personen weitergeben, geben Sie dies bitte in der Meldung an. Die in der Meldung enthaltenen Informationen können – soweit erforderlich und gesetzlich vorgeschrieben – auch an staatliche Behörden weitergegeben werden.

Über den Postkasten, den Sie innerhalb des Systems eingerichtet haben, werden wir Sie kontaktieren, um Sie über das Ergebnis Ihrer Meldung zu informieren. Entsprechend den geltenden Datenschutzvorschriften und – abhängig vom jeweiligen Fall – weiteren gesetzlichen Bestimmungen werden wir Ihnen jedoch keine Einzelheiten zu den Ergebnissen der Untersuchung und den von uns getroffenen Maßnahmen mitteilen.

Was soll ich tun, wenn ich mit Vergeltungsmaßnahmen konfrontiert bin?

Wir verstehen, dass Sie sich gegebenenfalls unwohl dabei fühlen oder Angst haben, Missstände anzusprechen. Darum verbieten wir Vergeltungsmaßnahmen. Wir haben Prozesse eingerichtet, um alle Personen, die Bedenken in gutem Glauben ansprechen oder bei einer Untersuchung kooperieren, vor jedweder Form von Vergeltungsmaßnahmen zu schützen. Sofern Sie glauben, dass Sie von Vergeltungsmaßnahmen betroffen sind, können Sie sich direkt an die Compliance-Abteilung wenden (compliance@semperitgoup.com) oder die SemperLine nutzen und den Schwerpunkt „Sonstige Verstöße und sonstiges Fehlverhalten“ auswählen. Die wissentliche Angabe falscher oder irreführender Informationen verstößt gegen das Gesetz.